Ценное письмо

Важной частью предпринимательской деятельности является представление нужной отчётности налоговым органам. Для того чтобы избежать долгих ожиданий в очередях и вовремя сдать необходимые декларации и другие документы, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого необходимо отправить налоговые документы в виде письма с подробной описью вложенных материалов.

Ниже мы расскажем более подробно о правилах составления описи.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В этом разделе прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения непосредственно из файла. Также вы можете подготовить опись вложения вручную, для этого распечатайте пустой бланк и заполните его обычной шариковой ручкой. На рисунке ниже показан пример такого заполнения.

Бланк и пример
Онлайн просмотр
Бесплатное скачивание
Безопасность

Что такое опись?

Опись представляет собой перечень содержимого, размещенного внутри конверта. Отметим, что составление описи осуществляется на специальной форме 107, утвержденной Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. № 114-п «Об утверждении процедуры» вместе с приложением «Порядок приема и доставки внутренних зарегистрированных почтовых отправлений».

Обычно опись вкладывается в

бандероли,
посылки,
ценные письма.

Наш интерес сосредоточен на последнем пункте.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Когда сотрудник операционного зала филиала почты России принимает письмо, он обязательно ставит штамп с текущей датой на бланке описи. Важно помнить, что дата принятия ценного письма с описью будет совпадать с датой сдачи отчетности. Следовательно, даже если по каким-то обстоятельствам вы не успеваете сдать отчет вовремя и у вас остается только последний день, вы всегда можете отправить документы письмом с описью вложения, тем самым избегая штрафов и пеней за несвоевременную сдачу налоговой отчетности.

Пожалуйста, обратите внимание! Для заполнения описи вложения необходимо приготовить два экземпляра бланка! Один из них поместите в конверт вместе с письмом, а второй экземпляр с штампом даты вручите отправителю.

В бланке 107 заполните следующие строки:

Табличка с перечисленными документами:
- порядковый номер,
- наименование,
- количество штук,
- объявленная ценность (в рублях);
Итоговая сумма предметов (в штуках) и сумма объявленной ценности;
Отправитель (ФИО или название юридического лица);
Подпись отправителя.

Таким образом, для заполнения описи вложения следуйте следующим шагам:

Если остались незаполненные ячейки, можно использовать прочерк. А если не хватило места для заполнения, можно продолжить на втором листе бланка и указать «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Общее количество и сумма должны быть указаны для всех документов, вложенных в конверт.

Не забудьте заполнить такую цепочку бланков в двух экземплярах.

Важно! Нельзя вносить исправления на бланке описи вложения в ценное письмо!

Что такое объявленная ценность?

Поскольку описание требуется в качестве подтверждения отправки отчетности и должно быть вложено в ценное письмо в соответствии с правилами, необходимо оценить нашу посылку. Каждый вложенный элемент оценивается отдельно, а сумма оценки присваивается всему письму. Ценность может быть не присвоена, а заменена дефисом.

На конверте следует написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если письмо случайно потеряется, почта должна вернуть отправителю или получателю сумму заявленной стоимости.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмет дополнительно +4% от суммы заявленной стоимости.

Как отправить письмо с описью вложения?

Для связи с оператором операционного зала почты России необходимо выполнить следующие шаги:

Предоставить неприкосновенный конверт,
Вложить в него необходимые документы,
Приложить две заполненные бланки описи,
Присутствует определенная сумма денег в кошельке на оплату пересылки.

Оператор проверит информацию, указанную в бланке, с вложенными в конверт документами, а также правильность заполнения описи и конверта. После этого на каждом листе описи будет поставлен штамп с датой получения, а оператор распишется на каждом и вернет отправителю одну копию, вместе с квитанцией об оплате.

Кстати! Важно отметить, что для отправки, например, декларации в налоговую учреждение требуется всего одна копия, а ваш экземпляр остается у вас с бланком описи, где указана дата отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Все отделения почты России всегда предоставляют возможность свободного доступа к бланкам описи. Вы можете взять с собой бланки домой в достаточном количестве, чтобы быть готовыми к возможным ошибкам при заполнении формы.
Кроме того, бланк ф.107 доступен для загрузки на веб-сайте почты России и на нашей странице.

Советуем прочитать: Миграционная карточка гражданина Украины

Вопреки улучшающемуся качеству работы Почты России и уменьшению числа потерь, отправка ценных писем все еще остается востребованным способом доставки корреспонденции без повреждений и утрат.

Отличие ценного письма от обычного

Уникальность ценного письма лежит в его заявленной ценности, которую отправитель указывает при отправке. Государственный почтовый сервис России предоставляет клиентам возможность застраховать доставку корреспонденции, предлагая различные дополнительные варианты.

Дополнительные опции при отправке ценного письма

Уведомление о доставке письма адресату может быть осуществлено посредством отправки SMS-сообщения.

Чтобы ускорить доставку почты, многие предпочитают использовать авиаперевозки. В случае утери письма отправитель будет вправе получить компенсацию, равную заявленной стоимости письма. Помимо оплаты почтовых услуг, отправитель также должен будет оплатить стоимость объявленной ценности.

Однако, вам будет предоставлен трек-номер, с помощью которого вы сможете отследить путь письма до момента его доставки адресату.

Опись вложения — бланк

Для отправки важного письма вам необходимо заполнить бланк ф.107 — опись вложений, который составляется в двух экземплярах.

Образец заполненной описи вложения

Этот способ отправки почты считается наиболее надежным для сохранения ее содержимого. Когда вы отправляете посылку или письмо, создается список, в котором указываются предметы или документы, готовые для отправки, и их стоимость.

Сотрудник почтового отделения проверяет список с содержимым посылки, одну копию отдает отправителю, а другую отправляет вместе с посылкой. Если получатель не обнаруживает некоторые ее компоненты, составляется акт, который отправляется на рассмотрение руководства. В течение двух месяцев принимается решение о возмещении ущерба, если он был причинен.

Как отправить ценное письмо

Посылка с указанной стоимостью отправляется в несколько этапов.

Покупают конверт нужного размера и отмечают на нем адрес получателя.
Сообщают работнику отделения стоимость письма в рублях, которую отправитель получит в случае потери или повреждения посылки.
При необходимости оформляют услугу уведомления о доставке: по России на бланке 119, за границу — на бланке CN 07.
При необходимости составляют опись или передают оператору сумму наложенного платежа.

ВНИМАНИЕ! Письмо с описью содержимого отдается сотруднику отделения в открытом виде для проверки.

В конце процесса оформления отправки можно заказать смс-уведомление о доставке получателю.

Уведомление о вручении

Как правильно подать досудебную претензию

Если вы хотите достичь добровольного выполнения требований или подать предъявление в суд, вам необходимо знать, как подать претензию. Написание внесудебного предъявления обязательно. В данной статье мы расскажем о различных способах отправки документа и о том, как правильно отправить претензию почтой (включая электронную почту).

Вам понадобятся следующие документы и бланки:

Различные способы подачи претензии
Отправка претензии почтой
- Обычным письмом
- Заказным письмом
Какие есть способы подачи претензии

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

В некоторых случаях обязательно соблюдение претензионного порядка урегулирования спора. Если его не соблюсти, суд откажется рассматривать иск.

Когда досудебный порядок урегулирования споров обязателен, можно узнать в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете оформить бесплатный пробный онлайн-доступ.

Есть несколько способов подачи претензии — все они имеют одинаковые правовые последствия: если получатель откажется выполнить изложенные в ней требования, суд признает, что досудебный порядок урегулирования спора соблюден, и примет иск к рассмотрению.

Подать претензию можно:
- по почте;
- лично второй стороне конфликта;
- через интернет.
Мы предоставим более подробную информацию о каждом из изложенных способов предоставления документа.

Как отправить претензию почтой

В КонсультантПлюс вы сможете узнать, как правильно соблюдать порядок претензионного урегулирования спора. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете бесплатно оформить пробный онлайн-доступ.

Чтобы добиться успеха в обращении к другой стороне спора, вам необходимо знать, как отправить досудебную претензию по почте. Если вы сделаете это неправильно, то можете потратить время на ожидание ответа, который так и не придет.

Отправить претензию по почте достаточно одним экземпляром документа, который будет вложен в конверт. Вы можете отправить документ:
- простым письмом;
- заказным письмом.
Закон не запрещает отправить претензию обычной почтой — придется оплатить только конверт и марки. Однако такой способ передачи документов не даёт отправителю никаких доказательств того, что претензия действительно была отправлена адресату. После отправки обычного письма у вас остается только квитанция об оплате почтовых услуг — нельзя доказать, что именно и кому вы отправляли.

Именно поэтому претензию лучше отправлять не обычным, а заказным письмом — это немного дороже, но при этом более эффективно.

Заказным письмом

Отправка заказного письма с уведомлением о вручении и описью вложения является наилучшим вариантом для отправки претензии по почте. Такой подход обеспечивает получение доказательства того, что адресат фактически получил письмо, а опись вложения подтверждает, что внутри данного письма находится именно претензия, а не какой-либо другой документ.

Для отправки заказного письма следует выполнить следующие шаги:
- Заполнить бланк описи вложения по форме Ф107 (такой бланк выдается сотрудником почтового отделения);
- Передать бланк описи и приложенные документы сотруднику почты для проверки — он убедится в соответствии информации, содержащейся в описи, с содержимым письма, и заверит бланк своей подписью.
Один экземпляр бланка описи следует положить в конверт с отправляемыми документами, а второй оставить у отправителя.

Чтобы отправить письмо на юридический адрес компании, вам необходимо ознакомиться с информацией, доступной на официальном сайте компании, в ваших документах (например, в договоре) или на сайте налоговой службы, где вам потребуется указать ИНН компании.

Если вы уже отправили претензию по старому адресу, не зная о том, что контрагент изменил юридический адрес и не уведомил вас об этом, то вам можно найти ответ на этот вопрос в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете получить пробный демо-доступ и бесплатно ознакомиться с материалом.

Вы можете лично подать претензию, избегая расходов на заказное письмо и ожидание его доставки. Единственный недостаток заключается в том, что вам придется самостоятельно обратиться в организацию.

Чтобы лично вручить претензию, выполните следующие шаги:
- Подготовьте два экземпляра документа;
- Передайте один экземпляр представителю компании, куда вы подаете претензию;
- На втором экземпляре получите отметку о вручении — подпись и дату передачи.
Второй экземпляр претензии с отметкой о получении в суде будет свидетельствовать о том, что претензионный порядок разрешения спора был соблюден.

Подача претензии через интернет

Сначала следует узнать, возможно ли отправить претензию по электронной почте. Ответ — да, это возможно.

ВАЖНО! При отправке документов убедитесь, что адрес, на который вы их отправляете, действительно принадлежит нужной компании. Это можно подтвердить с помощью визиток, рекламных баннеров, сайта в Интернете и других общедоступных материалов, которые распространяются от имени компании.

Для отправки нужно:
- подготовить текст претензии в электронном формате;
- перенести его в поле сообщения или прикрепить текстовый документ к письму;
- отправить письмо адресату;
- Для сохранения (а лучше — для печати) копии письма из папки «Отправленное» следует:
- Обязательно убедитесь, что на распечатке видна дата отправки — от нее будет вестись учет времени рассмотрения претензии.
Если у вас имеется возможность, отправьте претензию через сайт компании, используя форму обратной связи. Не забудьте указать свои контактные данные и сделать скриншот экрана с отправленным письмом — на некоторых сайтах история обращений, отправленных таким образом, не сохраняется.

Итак, существует три возможности для отправки претензии — через почту, лично или через интернет. Независимо от выбранного способа, важно помнить о необходимости иметь документ, подтверждающий факт подачи претензии. Это может быть опись письма и уведомление о доставке получателю, копия заявления или распечатка отправленного письма из электронной почты.

Уникальный отправитель

Уникальный отправитель – это вид почтового отправления, которое регистрируется и имеет категорию «Уникальный отправитель». По сути, это то же самое Заказное письмо с описью вложения и указанной стоимостью. Отправитель определяет стоимость вложений, которая называется «объявленная ценность».

В случае повреждения, утери или порчи письма, стоимость компенсируется. Доставку и вручение можно отследить с помощью специального кода для отслеживания. В соответствии с почтовыми правилами, уникальное письмо вручается адресату лично, под расписку, или его представителю по доверенности.

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

Основным отличием уникального письма от заказного является наличие описи вложения, которая представляет собой специальный бланк ф.107. Опись – это документ, подтверждающий отправку документов и материальных ценностей.

Опись вложения в ценное письмо

Описание приложения включает две идентичные части, одна из которых помещается в конверт, а другая вручается отправителю лично. Отправитель должен заполнить описание, указав адрес отправителя и получателя, а затем перечислить документы и ценные предметы, которые он планирует отправить.

Важно знать! Сотрудник почтовой службы принимает ценное письмо в открытом виде! Оператор должен тщательно проверить предметы, перечисленные в описании. После завершения проверки оператор ставит свою подпись с расшифровкой и штамп с датой приема письма.

Вызвать курьера

Чтобы вызвать курьера, достаточно оставить заявку по электронной почте:

или позвонить по телефону:

Скачайте образцы описи вложения ценного письма и уведомление о вручении письма (формы 103 и 107)

Вы можете узнать дату отправки и дату вручения на нашем веб-сайте в разделе отслеживания. Каждому зарегистрированному почтовому отправлению присваивается уникальный номер — почтовый идентификатор, который можно увидеть в квитанции.

Условия отправления ценного письма
- Адресат или его законный представитель могут получить ценное письмо после предъявления паспорта. Также доверительное лицо может получить его, предъявив доверенность и паспорт. После проверки документов, вложенных в ценное письмо и соответствия описи вложения, получатель ставит свою подпись с датой получения.
- В пределах России ценное письмо может быть отправлено только с весом до 100 гр.
- Международное ценное письмо может иметь вес до 2 кг.
- Если вес письма превышает 100 гр., оно будет отнесено к категории «бандероль».
- Если почтовое отправление весит более 2 кг., оно будет отнесено к категории «посылка».
Почтовая служба Экспресс-Курьер выполняет отправку всех видов почтовых отправлений, а также согласовывает заполнение описи с отправителем.

Процедура отправления ценного письма
1. Если вам необходимо получить подтверждение о доставке письма, вам нужно отправить письмо с уведомлением. Уведомление о доставке будет возвращено вам по указанному обратному адресу. В уведомлении будет указана подпись получателя и дата доставки.
2. Вы можете отправить ценное письмо, не посещая почту, обратившись к нам. Мы поможем вам оформить почтовые бланки, заполнить конверт, составить уведомление о доставке, составить опись ф.107 и отправить список на почту ф.103.
Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Официальные документы, предназначенные для использования в суде, отправляются по почте с уведомлением о вручении и описью вложения.

Почта России предлагает различные виды писем: письма первого класса, заказные письма, письма с объявленной ценностью и другие.

Для отправки судебных документов необходимо использовать письма с объявленной ценностью, уведомлением о вручении и описью вложения.

Чтобы отправить документы, нужно сначала:
1. Приобрести конверт
Обратите внимание, что на почте может не быть конвертов. Их можно купить заранее в канцелярских магазинах.

Попросить в окне почтового отделения:
— 2 описи почтового вложения

— уведомление о вручении

У нас есть образец заполнения пустых полей, который можно использовать при написании апелляционной жалобы в Арбитражный суд от Иванова И. И.

Как заполнить конверт

Если вам повезло и у вас есть возможность приобрести конверты в почтовом отделении, обратите внимание на то, что нужно приобрести конверт без марки.

Верхний левый угол
Информация отправителя. В полях необходимо указать ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При необходимости можно вписать номер мобильного телефона.
Нижний правый угол
Информация получателя. В полях необходимо указать ФИО получателя и почтовый адрес.
Верхний правый угол
Ценность письма. Цифрами и словами указывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.