Оформление работы с электронной цифровой подписью требует официальной фиксации. Одним из обязательных документов является приказ о назначении сотрудников компании владельцами ЭЦП, который составляется в виде местного акта. Нет установленной законодательством формы, поэтому важно обратить внимание на процесс оформления.
| Скачать образец приказа о праве подписи в электронных документооборотах в 2023 году (бланк) |
| Скачать образец доверенности на использование ЭЦП руководителя по 44-ФЗ (заполнен; представленная медицинская организация) |
| Скачать образец приказа о предоставлении права использования электронной подписи по 44-ФЗ в 2023 году (заполнен; для двух ответственных лиц) |
| Скачать образец приказа о передаче права на электронную подпись (заполнен; с указанием персональной ответственности) |
Зачем передавать права подписи
Руководитель является основным лицом, имеющим право на подпись в организации. Однако, не всегда директор находится на рабочем месте и может подписывать необходимую документацию. Поэтому в случае необходимости, руководство делегирует свои полномочия и передает разрешение на подпись ответственным сотрудникам.
Многие организации уже давно используют электронную цифровую подпись. Кроме того, существуют документы, требующие немедленной подписи. К таким документам относится и закупочная документация, которую подписывают только с использованием электронной цифровой подписи.
Право электронного подписания документов госзаказа предоставляется непосредственным исполнителям, таким как главный бухгалтер, контрактный управляющий и специалист по закупкам.
Организации-заказчики используют электронную подпись в таких информационных системах:
- в ППО Системы Учета Финансовых Документов;
- в Единой Информационной Системе;
- в ГИИСПУОФ и в программе «Электронный бюджет»;
- на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях;
- в ИАС ФК (аналитической системе Казначейства) и других.
ВАЖНО!
С 01.01.2022 лица, имеющие право действовать от имени юридической организации и индивидуальные предприниматели, получают квалифицированные сертификаты в УЦ ФНС РФ.
Заказчики формируют и подписывают в ЕИС не только закупочную документацию (извещение, проект контракта, техническое задание), но и все исполнительные регистры. Функциональные возможности Единой информационной системы позволяют создавать и визировать электронные документы о поставке и приемке товаров, работ и услуг. Заранее пропишите такое условие в госконтракте.
- Что делать, если вас призвали владельцем электронной подписи: мобилизация и госзакупки;
- Пошаговая инструкция: как сделать электронную подпись;
- Пошаговая инструкция: как установить КриптоПро.
Как это оформить
Чтобы оформить возможность подписи от имени руководителя, обычно требуется доверенность. Этот способ является наиболее подходящим для одноразовых операций. Законодательство не предоставляет информацию о том, как составить приказ на ответственного за активацию сертификатов (криптографической) защиты информации.
Оформлением этого документа занимается организация, учитывая особенности местного документооборота. Доверенность имеет ограниченный срок действия.
Для получения права подписи и сертификата ключа ЭЦП необходимо составить специальное распоряжение. Прежде всего, следует оформить приказ о предоставлении технической возможности электронной подписи от имени руководителя организации. Также требуется приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя организации.
Кроме того, необходимо подготовить распорядительный документ о предоставлении прав подписи для Казначейства. Чтобы получить электронную подпись, нужно обратиться только в аккредитованные удостоверяющие центры. Если вы являетесь государственным или муниципальным заказчиком, то для получения ЭЦП вам следует обратиться в территориальные отделы Федерального казначейства (ТОФК).
Для проведения закупок в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ вам потребуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (согласно 63-ФЗ от 06.04.2011). Квалифицированная ЭЦП гарантирует невозможность изменения зашифрованных данных. Все электронные документы необходимо подписывать исключительно усиленной квалифицированной ЭП.
ВАЖНО!
Федеральная налоговая служба РФ разработала рекомендации по использованию электронной цифровой подписи (ЭЦП) с учетом изменений, вступающих в силу с 1 января 2023 года. Данная информация содержится в письме, высланном ФНС России от 1 марта 2022 года под номером ЕА-4-26/2465@.
В случае необходимости отзыва электронной подписи (в связи с окончанием срока действия, изменением реквизитов или сменой пользователя), необходимо подать заявление через онлайн-сервис, предоставляемый Федеральным казначейством. Отдельный приказ об отзыве ЭЦП не требуется. В заявлении, подаваемом в ТОФК, необходимо указать причину отказа от использования подписи.
После проверки заявления, казначейство автоматически отзывает ЭЦП.
Кто оформляет
Процесс наделения правом использования электронной подписи (ЭП) осуществляется и заказчиками, и поставщиками. От имени руководителя учреждения, ответственным сотрудником составляется распорядительный акт. Для уточнения информации о сотрудниках, которым предоставляются права и обязанности по работе с ЭП, к приказу прилагается уведомление в письменном виде о подписи.
Работники, указанные в уведомлении, ознакамливаются с приказом и ставят отметку о прочтении. Заказчики передают приказ в ТОФК (территориальный орган федерального казначейства). Поставщики предоставляют акт специалистам удостоверяющего центра, где оформляется сертификат.
Отделы Федерального казначейства также включают в себя такие удостоверяющие центры.
Что пишут в приказе
Для того чтобы предотвратить возникновение проблем в ТОФК или УЦ при предоставлении документов для получения электронной подписи, необходимо детально описать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на электронную подпись. Унифицированной формы указа не существует — все примеры и образцы приведены лишь в рекомендательном порядке. Однако, существует требование о том, чтобы в акте была указана обязательная информация.
Для того чтобы предотвратить возникновение проблем в ТОФК или УЦ при предоставлении документов для получения электронной подписи, следует внести следующую информацию:
- полное и краткое (если есть) наименование организации, согласно уставным документам;
- основные реквизиты акта (номер и дата);
- количество лиц, которым будут предоставлены полномочия по электронному подписанию документов, их полные ФИО, должности и зоны функциональной ответственности.
Если необходимо установить порядок передачи полномочий при смене основного сотрудника, следует указать не менее двух ответственных работников.
Распорядительный акт, регламентирующий передачу полномочий по подписанию электронных документов, имеет название «Установление права на подписание». В самом указе обязательно следует включить фразу «Предоставить право на использование ЭЦП сотрудникам».
Вот примерный образец приказа о назначении ответственного за использование электронной цифровой подписи и передаче полномочий определенным лицам:
(наименование или Ф.И.О. предпринимателя, адрес, ОГРН (ОГРНИП), ИНН)
о передаче полномочий по использованию электронной подписи
«___»________ ____ г.
В связи с необходимостью осуществления производственных процессов приказываю:
1. Назначить следующих сотрудников, которым предоставляется право использования электронной подписи:
1.1. ___________________ — _________________________ — _______________.
(должность, Ф.И.О.) (виды финансовых документов) (формат подписи)
2. Установить, что при составлении финансовых документов необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись.
3. При использовании электронной подписи все уполномоченные сотрудники обязаны руководствоваться Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи.
4. Персональная ответственность за сохранность сертификатов ключей электронной подписи возлагается на должность, Ф.И.О.; за соблюдение правил использования электронной подписи на — должность, Ф.И.О..
5. Работники, указанные в пункте 1 данного приказа, несут личную ответственность за сохранность ключей электронной подписи.
6. Должность, Ф.И.О. проводит ознакомление с настоящим приказом лиц, указанных в пункте 1.
7. Контроль за исполнением данного приказа возложен на Ф.И.О., должность наименование должности руководителя организации, наименование организации
Ф.И.О., подпись
С приказом ознакомлены:
А так выглядит приказ о наделении правом использования ЭЦП:
Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно
Каждая организация обязана иметь этот документ в соответствии с законодательством о бухгалтерии. В настоящей статье вы найдете пример приказа о праве подписи документов, узнаете о особенностях его оформления и о необходимости составления доверенности в определенных случаях.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
При передаче полномочий подписи необходимо учесть, что руководитель организации несет ответственность за правомерность и достоверность совершенных действий от имени организации.
- Одним из способов является утверждение соответствующего приказа;
- Другим вариантом является предоставление доверенности на подписание первичной документации.
Суть различия между этими двумя подходами заключается в том, что действие распоряжения применяется только к сотрудникам организации, тогда как доверенность может быть предоставлена любым лицам, указанным в документе. Составление этих документов регламентируется различными законодательными источниками — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский кодекс.
Кроме того, в обоих ситуациях главе компании следует убедиться в наличии образца подписи уполномоченного лица, который должен быть размещен в отдельной ячейке бланка.
Образец приказа о предоставлении права подписи
Руководитель имеет возможность предоставить главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя в составлении налоговых, финансовых и юридических документов, право на подписание. Приказ о предоставлении права подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, так как действующее законодательство не предусматривает обязательного бланка. Однако, в соответствии с установившейся практикой документооборота, на бланке должно быть указано:
- название компании и ее реквизиты;
- реквизиты бланка (номер и дата);
- основание передачи права подписания (ссылка на статьи 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- ФИО и должность сотрудников, которым передается право на подписание;
- список документов, которые человек будет иметь возможность подписывать от имени руководителя;
- образец подписей уполномоченного лица и директора.