Изготовление книги приказов

Журнал регистрации приказов, относящихся к основной деятельности организации, является значимым документом для фиксации важной информации. В него заносятся все приказы, касающиеся работы всей организации в целом. В отличие от журнала приказов, связанных с персоналом, в регистрационный документ вносится информация без указания конкретных лиц.

• Изготовление и пример
• Онлайн просмотр
• Бесплатное скачивание
• Безопасно

Обязанности

Каждая организация, где выпускаются приказы по основной деятельности (и без них нельзя обойтись), обязана вести специальный журнал, где регистрируются такие приказы. Об этом говорится в начале Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является только косвенным указанием. Прямого приказа или распоряжения на эту тему не существует. Однако при проверках контролирующими органами рекомендуется иметь такие журналы. Кроме того, наличие такого журнала:

• Позволяет доказать наличие того или иного приказа. Это очень полезно при возникновении судебных разбирательств. Факт наличия записи свидетельствует о существовании документа.
• Облегчает ориентирование в приказах, связанных с основными операциями, а также быстродейственное обнаружение и ссылку на нужный.
• Значительно упрощает обработку документов в организации в общем, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

Приказы по основной деятельности включают в себя такие документы, как:

• Распоряжения о назначении руководителя на его должность.
• Бумаги, связанные с формированием филиала или подразделения организации.
• Документы, касающиеся создания штатного расписания.
• Трудовые распорядки.
• Документы, связанные с соблюдением коммерческой тайны и так далее.

В данной организации отсутствует всяческая дискриминация. Просто руководители, по своей природе, зачастую обладают более широкими полномочиями. Юридический аспект заключается в том, что их назначение или увольнение в конечном итоге оказывает влияние на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале поручений относительно основной деятельности регистрируются указания о назначении управленческого персонала компании.

Кроме того, в журнал могут быть занесены иные указания, которые касаются:

• Хозяйственной деятельности организации.
• Установления порядка отчетности как для налоговых, так и других видов.
• Планирования, общего стратегического планирования действий организации в определенной сфере и т.д.

В первой таблице указываются следующие данные: Номер страницы, Заголовок страницы, Дата, Автор страницы.

Во второй таблице указываются следующие данные: Заголовок раздела, Подразделы, Содержание раздела.

Это позволяет систематизировать информацию и облегчает навигацию по журналу.

1. Первый список содержит информацию о тех, кто отвечает за ведение журнала.
2. Второй список создан для детального перечня приказов, связанных с основной деятельностью.

Оба списка должны быть заполнены и содержать следующую информацию:

• Порядковые номера документов, которые регистрируются.
• Дата издания. Важно соблюдать хронологический порядок.
• Номера приказов, связанных с основной деятельностью.
• Название. Оно может повторяться, но номера и даты должны быть разными.
• Краткое содержание зарегистрированного документа. Достаточно одного-двух предложений.
• ФИО и табельные номера (если есть) людей, которых затрагивает приказ (те, на кого распространяется зарегистрированный документ).

Каждая организация имеет право создавать свой собственный бланк и образец журнала, поскольку унифицированной формы не существует. В некоторых организациях отсутствует страница для заполнения информации о лицах, ответственных за это. В других организациях к основной таблице добавлены столбцы для подписей лиц, ответственных за доставку.

Это делается для обеспечения удобства.

Следует помнить, что информацию о приказах необходимо располагать в хронологическом порядке и складывать их листы в дело. Только так можно быстро найти нужный документ. Также для достижения этой цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

Журнал можно вести в электронном виде. Однако здесь есть нюансы:

• При наличии бумажной и электронной версии журнала с расхождениями предпочтение отдается печатной версии. Такие правила действуют при проверках.
• Электронная версия не всегда доступна из-за обновлений, компьютерных вирусов и зависаний. Все эти недостатки техники проявляются в неподходящие моменты. Поэтому бумажную версию следует иметь в качестве страховки. Могут возникнуть ситуации, когда при обновлении программы теряется введенная ранее информация.

В случае, если после завершения года и закрытия журнала остаются неиспользованные строки в напечатанном бланке, необходимо провести черту через них. В конце журнала от руки следует указать количество заполненных страниц.

В определенных ситуациях такие журналы передаются в государственный архив для использования в качестве справочного материала.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Реестр приказов о составе персонала представляет собой специальную записную книгу, в которой фиксируются все кадровые распоряжения, связанные с определением или изменением трудовых и должностных обязанностей сотрудников.

Для чего ведут журнал регистрации

Регистрацию кадровых распоряжений проводят отдельно от остальной документации организаций в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ст. 22.1). Для этой цели используется специальный регистр приказов по кадрам, который имеет следующие особенности:

• часть распоряжений подлежит длительному хранению в течение 50 или 75 лет;
• содержание распоряжений служит основой для внесения информации в учетные документы о сотрудниках.

Что в нем регистрируют

На практике организации поддерживают несколько реестров, которые содержат информацию о персонале. Распоряжения разделены на группы в соответствии с сроком их хранения:

• Распоряжения, связанные с приемом на работу, перемещениями, переводами, совмещениями, увольнением, аттестацией, всеми видами оплаты, отпусками (в том числе декретными и в связи с вредными условиями), повышением квалификации, длительными командировками и другими вопросами, хранятся в течение 50 лет;
• Распоряжения, касающиеся ежегодных и учебных отпусков, дисциплинарных взысканий, краткосрочных командировок и других вопросов, хранятся в течение 5 лет.

В случае большого объема документов такие распоряжения подразделяются на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

• Распоряжения, касающиеся движения личного состава, обозначаются индексом ЛС;
• Распоряжения, связанные с отпусками, обозначаются индексом О;
• Распоряжения, связанные с учетом больничных, обозначаются индексом Б;
• Распоряжения, связанные с командировками, обозначаются индексом КМ.

Правила ведения журнала

1. Номер приказа.
2. Дата.
3. Номер.
4. Вид.
5. Фамилия Имя Отчество работника.
6. Основание для издания.
7. Должность и Фамилия Имя Отчество сотрудника службы персонала, обработавшего документ.
8. Подпись ответственного лица.
9. Примечания.

Книга, в которой осуществляется учет, обычно имеет твердую обложку. На обложке находится название документа, выполненное типографским способом с указанием его индекса. На титульном листе:

• Название организации (без указания реквизитов);
• Повторение названия документа с обложки;
• Даты ведения — начало и окончание.

На первой странице журнала указаны лица, ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Эта обязанность возлагается на работника, который занимается кадровой документацией (руководитель или специалист кадрового отдела, юрисконсульт или секретарь).

Кратко описывается порядок ведения электронного журнала учета приказов о персонале. Он состоит из следующих этапов:

• используется непрерывная нумерация — на каждой странице указывается порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице ставится отметка, подтверждающая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальником кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последней странице — указывается дата окончания записей и передачи в архив, а также основание (дата и номер документа).

Правила заполнения распоряжений

• Допускайте минимальное количество ошибок и исправлений;
• Избегайте использования сокращений, если их значение может быть неоднозначно;
• Полностью указывайте имя и отчество сотрудника, чтобы избежать сомнений при чтении записи;
• Проставляйте номера записей последовательно по всей книге;
• Отражайте номера распоряжений в соответствии с установленным шаблоном организации (обычно это индекс и цифровой номер);
• Рекомендуемый формат даты — «дд.мм.гггг»;
• В графе «вид» указывайте управленческое действие, такое как прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и другое;

Необходимо указать основание, то есть документ, который послужил причиной для издания распоряжения. В качестве такого основания может выступать трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и другие документы.

На рисунке представлен пример реестра приказов по личному составу, который заполнен в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей в процессе регистрации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства:

• Ошибки не должны удаляться или исправляться с помощью корректирующих средств.
• Неверную запись следует зачеркивать одной линией и рядом вписывать верную запись, либо фиксировать факт исправления в графе «примечание».

Если ведение журнала регистрации осуществляется в электронном виде, то защита компьютерного файла с регистрационной таблицей от несанкционированного доступа и неправомерных изменений является обязательной. В остальном, требования к журналу приказов в электронном формате аналогичны требованиям, предусмотренным для бумажного варианта.

Как и сколько хранить журнал

С момента начала деятельности происходит регистрация кадровых документов. Не предусмотрено преждевременное завершение регистрационной формы, новый регистр открывается, когда предыдущий заполняется. После закрытия книга передается в архив.

Период хранения, годы	Тип указаний
50/75	Указания о наборе, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
50/75	Указания о отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда
5	Указания о ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью
5	Указания о направлении в командировку
5	Указания о служебных проверках
3	Указания о дисциплинарных взысканиях

ВАЖНО!

Заказы, которые были выполнены и завершены до 01.01.2003 года, хранятся уже 75 лет. А заказы, выполненные после этой даты, всего 50.

Электронный журнал регистрации должен быть распечатан с соблюдением всех необходимых требований. Очень важны такие моменты, как:

• читаемость и сохранение всех данных;
• качественная и четкая печать на хорошей бумаге.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Вам помогут следующие документы и бланки:

• Для чего нужен учетный журнал приказов по личному составу?
• Какие документы учитываются в журнале: особенности приказов по личному составу
• Устройство журнала регистрации приказов по личному составу: структура документа
• Где можно найти образец учетного журнала приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?
• Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Кадровые службы применяют рассматриваемый вид регистра для учета документов, которые являются приказами (распоряжениями) по личному составу. Такие документы являются локальными нормативами, которые определяют функции рядовых сотрудников (не являющихся руководителями) в служебной и трудовой сфере.

Использование журнала регистрации приказов по личному составу обосновано следующими факторами:

• Регистрация приказов требуется в случае, если необходимо хранить их в течение 75 лет;
• Приказы, которые служат основанием для внесения информации в основные учетные документы работников (например, трудовые книжки), должны быть зарегистрированы.

У некоторых работодателей существует требование, согласно которому определенное местное правило начинает действовать только после его регистрации. В соответствии с пунктом 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Делопроизводство и архивное дело»), регистрация подразумевает присвоение документу регистрационного номера и включение информации о нем в регистрационно-учетную форму. Журнал учета приказов является одним из возможных регистров, в которых могут быть зафиксированы соответствующие записи.

Таким образом, включение информации о приказе по персоналу в журнал, который обсуждается, также можно рассматривать как одно из необходимых мероприятий, наравне с подписанием приказа, которые проводятся с целью легализации соответствующего документа.

Подробнее о роли приказов по личному составу среди других организационно-распорядительных документов можно узнать из статьи «Назначение и значение приказов, относящихся к основной деятельности».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы, касающиеся персонала, обычно содержат инструкции для определенных сотрудников или групп (например, отдела или службы). Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
В законодательстве не установлено обязательное наличие определенного списка документов у каждой организации. Различные нормативные акты содержат указания о необходимости создания отдельных местных нормативных актов, ведения определенных журналов, выдачи приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации.
Информацию о том, какие документы обязательны и какие могут потребоваться при проверке Главной инспекцией труда, можно узнать в К+.

Как уже было отмечено, под приказами по личному составу принято понимать только те местные документы, действие которых применяется к обычным сотрудникам (не входящим в руководство согласно уставу). Другими словами, например, указ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен фиксироваться в данном журнале.

К документам, которые могут быть учтены в журнале, обычно относятся приказы:

• о приеме сотрудника на работу;
• об увольнении сотрудника;
• о переводе сотрудника на другую должность;
• о совмещении сотрудника;
• о совместительстве сотрудника;
• о заработной плате;
• о командировке;
• о отпуске, декрете;
• о награждении;
• о изменении Ф. И. О. работника.
• Предлагаются формы Т-1 и Т-1а для составления приказа о приёме сотрудника;
• Рекомендуются формы Т-8 и Т-8а для оформления приказа об увольнении;
• Предоставляются формы Т-9 и Т-9а для оформления приказа о командировке.

Данные формы были утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года под номером 1.

Перед регистрацией определенного приказа, который относится к персоналу, необходимо убедиться в его законности и важных признаках, чтобы приказ получил юридическую силу (если это требуется правилами документооборота). Этим должен заниматься сотрудник отдела кадров. Такими признаками являются:

• ссылка на документ, который является основанием для выдачи приказа (например, трудовой договор — если это приказ о приеме на работу), ссылки на нормативно-правовые акты — если приказ соответствует положениям соответствующего документа или нормативно-правового акта;
• указание наименования, даты, номера и места составления документа;
• включение заголовка приказа;
• присутствие текста приказа;
• подпись руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или другим компетентным сотрудником.

Получите более подробные сведения о сотруднике, ознакомившись с материалом в статье «Образец анкеты при приеме на работу».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Утверждение форм журнала, о котором говорится, не проводится официально и не рекомендовано соответствующими органами, поэтому каждый работодатель создает свою собственную форму документа. В большинстве случаев она включает следующие основные элементы:

• титульный лист;
• раздел, где указывается список сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основной раздел, где регистрируются приказы о составе персонала.

Титульный лист содержит следующие данные:

• название организации;
• название документа — «Журнал регистрации приказов о составе персонала»;
• дата начала заполнения;
• дата окончания заполнения.
• Фамилий, имен и отчеств сотрудников, занимающихся составлением журнала;
• информации о документах, по которым эти сотрудники назначены ответственными;
• подписей лиц, подтверждающих, что они вели журнал в определенные временные периоды;
• данных о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала требуется указание:

• перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
• даты, номера утверждения приказов;
• конкретных видов приказов;
• Фамилий, имен и отчеств сотрудников или групп таких сотрудников, на которых распространяется действие приказа;
• документов, по которым издаются приказы.

Подробнее о ведении учета инструкций по охране труда читайте в статье «Форма и образец журнала учета инструкций по охране труда».

Ваши вопросы

Как правильно сформулировать итоговое сообщение в реестре регистрации приказов? Как филиалу оформить документ, подписанный исключительно генеральным директором головной организации: на бланке филиала или на бланке головной организации? Процесс оформления различных типов документов

Как филиалу оформить приказ, подписать который может только генеральный директор головной организации?

Поставленный вопрос:

Филиалы организации ведут делопроизводство самостоятельно, у каждого филиала – свои утвержденные образцы бланков документов, своя номенклатура дел. В одном из филиалов необходимо создать распорядительный документ, который может быть подписан только генеральным директором головной организации. Может ли филиал использовать бланк головной организации для оформления распорядительного документа (с указанием фамилии руководителя филиала в отметке об исполнителе) и затем отправить его на подпись генеральному директору головной организации? Следует ли в головной организации учесть этот распорядительный документ в рамках делопроизводства (и подшить его в соответствии с номенклатурой дел организации)?

Полученный ответ:

Мнение 1. В соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса Российской Федерации, филиалы и представительства являются юридическими лицами, выделенными из основного организационного состава. Руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и выполняют свои функции на основании доверенности.

В данной ситуации нет ничего необычного. Возможно, полномочия, переданные директору филиала по доверенности генерального директора, недостаточны для принятия управленческого решения в конкретной ситуации. В таком случае только генеральный директор может принять такое решение, издав распорядительный документ (например, приказ), но инициатором решения должен быть директор филиала.

Для этого необходимо, чтобы директор филиала и генеральный директор достигли договоренности об соответствующих действиях устно или путем направления письменного обоснования необходимости издания распорядительного документа со стороны директора филиала. Данное обоснование должно получить положительную резолюцию, а затем директор филиала должен подготовить проект распорядительного документа.

Естественно, что распорядительный документ, который был издан генеральным директором, после этого будет зарегистрирован в головной организации и помещен в ту же папку. Копию этого распорядительного документа получит филиал. Филиал должен включить эту копию в свою папку дел в соответствии с его номенклатурой дел.

Янковая

Второе мнение: В данной ситуации важно, чтобы приказ подписал генеральный директор, а его составил сотрудник администрации генерального директора, например, помощник. Руководитель филиала может подготовить текст приказа и направить его в администрацию генерального директора, но в реквизите «Отметка об исполнителе» должно быть указано имя помощника генерального директора, так как директор филиала не имеет права создавать документы на бланке головной организации. При этом он может осуществить выполнение задания, указанного в приказе.

Е.Н. Кожанова, эксперт в области управления дошкольными образовательными учреждениями и управления кадровой документацией
В.Ф. Янковая, преподаватель Российского государственного гуманитарного университета, кандидат исторических наук

Данный материал был опубликован в журнале под названием «Секретарь-референт» в третьем номере за 2021 год.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов, относящихся к основной деятельности организации, является значимым документом для фиксации важной информации. В него заносятся все приказы, касающиеся работы всей организации в целом. В отличие от журнала приказов, связанных с персоналом, в регистрационный документ вносится информация без указания конкретных лиц.

• Изготовление и пример
• Онлайн просмотр
• Бесплатное скачивание
• Безопасно

Правила ведения журналов регистрации приказов

Необходимо указывать полное название документа и дату его оформления заглавными буквами на титульном листе журнала. Затем следует указать название компании. Если компания крупная, то количество журналов соответствует количеству служб или отделов.

Журналы обязательно нумеруются, прошиваются и подписываются главой компании, а также скрепляются печатью. Для дополнительной защиты от подделок журнал можно опломбировать с использованием номерной пломбы. При этом номер пломбы обязательно вписывается в журнал, иначе он не считается опломбированным.

Распоряжение не может быть выпущено без порядковых номеров, которые указываются в первых колонках. Вторая колонка используется для записи персональных данных (должность лица, ответственного за оформление документов).

В графе номер три, обычно, указываются номера, которые получили приказы при их издании. Если бумаги связаны с личным составом, то обозначение будет «ЛС», если они касаются основной деятельности, то обозначение будет «ОД», а если речь идет о документах об отпусках, то будет «О».

В графе номер четыре, как правило, указываются даты составления приказов. В графе номер пять указываются данные сотрудника, на которого был составлен приказ, а также его должность. В графе номер шесть содержится краткое содержание, а в графе номер семь должна быть подпись ответственного лица.

Важно отметить, что порядок столбцов может отличаться, это зависит от того, какая форма журнала используется в компании.

Обязательные графы журнала регистрации приказов

• Номер по порядку;
• Дата выдачи приказа;
• Номер приказа;
• Вид приказа;
• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• Табельный номер;
• Основание.

Вспомогательные колонки могут включать следующие данные:

• Подпись лица, выдавшего приказ;
• Исполнитель приказа;
• Место назначения приказа;
• Квитанция о получении;
• Отметка о включении в дело;
• Должность, ФИО лица, зарегистрировавшего приказ;
• Примечание.

Иногда встречаются ситуации, когда отсутствуют строки с надписью «Примечание». Поэтому, если возникают необходимость внесения корректировок, делается соответствующая отметка, аналогичная той, что делается в трудовой книжке (например, «запись № ___ в столбце №___ является недействительной»). Затем приводится новая информация.

При составлении журнала необходимо избегать штриховок и аналогичных поправок, а также запрещается зачеркивать или исправлять записи. Кроме того, не допускается наличие страниц без нумерации.

При заполнении следует использовать непрерывный текст, а вносимые данные должны иметь непрерывную нумерацию.

Образцы журналов регистрации приказов

Разберем пример заполнения журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

• Первая колонка – регистрационный номер. Укажем, например, 3-ЛС.
• Вторая колонка – дата регистрации. Укажем – 1 ноября 2016 года.
• Третья колонка – краткое содержание. Укажем — «о приеме на работу».
• Четвертая колонка — исполнитель. Укажем — инспектор по кадрам Соловьева. А.Н.
• Пятая колонка – куда передан приказ. Укажем – бухгалтерия.
• Шестая колонка – расписка в получении (дата, подпись). Укажем – Васильев. Р.Г. 9.11.2016.
• Седьмая колонка – отметка о помещении в дело. Укажем — в дело №233 от 01.11.2016.

Рассмотрим на примере заполнения основного раздела журнала приказов по личному составу:

• Первый столбец – порядковый номер, например, 139.
• Второй столбец – дата распоряжения, указываем — 1 октября 2016-го года.
• Третий столбец — номер приказа, указываем — 12-ЛС.
• Четвертый столбец – вид распоряжения, указываем: увольнение.
• Пятый столбец – ФИО сотрудника, указываем – Борсук. Е.Г.
• Шестой столбец – табельный номер, указываем – 13654.
• Седьмой столбец – основание, указываем – «Доп. соглашение № 9 от 3.12. 2014 к ТД № 18 от 10.11. 2012.

Рекомендуемые материалы по теме:

• 7 примеров записей в трудовую книжку
  Примеры самых необходимых записей в трудовую книжку, которые должен иметь при себе сотрудник, ответственный за ведение этих документов.
• Примеры заполнения новой формы ЕФС-1
  Примеры заполнения отчета о новых событиях с учетом новых кодов, которые вступили в силу с 1 января 2024 года.
• Уведомление о трудовой деятельности иностранцев
  Порядок заполнения новой формы, действующей с 7 января 2024 года, и советы о том, что еще изменилось в работе с иностранными работниками.
• Примеры заполнения карточки №10 для различных категорий сотрудников
  Примеры заполнения карточки №10 для призывников, солдат и офицеров запаса.
• 8 документов для перехода на новые стандарты выдачи СИЗ
  Необходимо выполнить переход на Единые типовые стандарты выдачи СИЗ до 31 декабря 2024 года. Помощь в правильном оформлении предоставят готовые образцы и инструкция от профессионалов в области охраны труда.