Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работнику должна выплачиваться заработная плата в месте его работы или перечисляться на указанный им банковский счет в соответствии с условиями, установленными коллективным или трудовым договором. Отдельно стоит отметить, что работники могут получать заработную плату наличными деньгами, которые предприятие получает в банке, осуществляющем обслуживание.
Однако юридические лица и индивидуальные предприниматели могут использовать наличную выручку от продаж товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а также выплаты страховых премий и социальные пособия сотрудникам, включенные в фонд заработной платы, без учета предельного лимита наличных расчетов (согласно пунктам 2 и 6 Инструкции Центрального банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У).
В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, чтобы суммировать информацию:
— для отслеживания наличия и перемещения денег в кассах организации используется счет 50 «Касса»;
— для оплаты труда работников организации используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». На счете 70 отражаются выплаченные заработные платы. Для каждого работника ведется аналитический учет по счету 70.
Таким образом, сумма выплаченной заработной платы из кассы отражается на счете 50 «Касса» в соответствии с счетом 70.
Документы, которые подтверждают выплату заработной платы из кассы наличными, являются следующими:
— расходный кассовый ордер (форма КО-2);
— расчетно-платежные, платежные ведомости (возможно использование форм Т-49, Т-53, утвержденных Госкомстатом России).
Информация о ведомостях отражается в журнале регистрации платежных ведомостей (возможно использование формы Т-53а, утвержденной Постановлением).
Расходный кассовый ордер или платежная ведомость должны быть отражены в кассовой книге (форма КО-4) (пункт 4.6 пункта 4 указания).
Формы КО-2 и КО-4 утверждены Госкомстатом России.
Пример
Заработная плата, начисленная работникам организации в июне, составила 2 450 000 рублей. В данном примере предполагается, что работники не имеют права на стандартные налоговые вычеты при исчислении НДФЛ.
Проводки по учету начисления и выплаты заработной платы из кассы выглядят следующим образом:
Как учесть выплату заработной платы
Согласно Законодательству, с 20 июня 2016 года предусмотрена двукратная выплата заработной платы в месяц. Оплата труда работников может осуществляться как денежными средствами, так и путем предоставления натуральных благ.
Выплата заработной платы в денежной форме
- Выплачивать наличными деньгами из кассы;
- Перечислять безналичным путем на счета сотрудников с рублевого или специального банковского счета вашей организации.
Величину выплаченной заработной платы отразите в бухгалтерии следующим образом:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51, 55) – сумма, выплаченная из кассы (перечисленная с расчетного или специального банковского счета), в качестве заработной платы работникам организации.
Кроме заработной платы, сотруднику могут начисляться премии, пособия и доходы (дивиденды) по участию в уставном капитале организации.
При выплате таких сумм отразите их в бухгалтерии аналогично:
Из кассы (с расчетного или специального банковского счета) были выплачены дебетовые 70 кредитовые 50 (51, 55) единицы валюты, в виде премий (пособий, доходов (дивидендов) от участия в уставном капитале организации), сотрудникам данной организации.
Организация имеет возможность предоставить работникам следующие виды выплат в счет заработной платы:
- продукцию, произведенную самой организацией;
- товары;
- другие ценности.
Для учета выдачи работникам продукции собственного производства (товаров) необходимо сделать следующую запись:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 90-1: организация выдает работникам продукцию собственного производства (товары) в счет оплаты труда.
При выдаче продукции по льготной цене возможна проверка правильности применения цен для целей налогообложения со стороны налогового инспектора при наличии определенных условий.
Если будет установлено, что льготная цена ниже рыночной, то налоги будут пересчитаны с использованием рыночных цен.
Ниже приведен пример:ООО «Марс» выплатило работникам заработную плату в размере 29 500 рублей.Поскольку организации не хватает денежных средств, было принято решение выдать работникам продукцию собственного производства в счет погашения задолженности по заработной плате.
Обычно «Марс» продает такую же партию продукции сторонним покупателям по такой же цене – 29 500 рублей (включая НДС).Себестоимость партии продукции составляет 22 000 рублей.Готовая продукция облагается налогом на добавленную стоимость (НДС) по ставке 18%.
Бухгалтер «Марса» должен сделать следующие проводки:ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 90-1 – 29 500 рублей – списана задолженность по заработной плате перед работниками;ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 43 – 22 000 рублей – списана себестоимость готовой продукции, переданной работникам в счет погашения задолженности по заработной плате;
ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 4500 рублей (29 500 рублей × 18% : 118%) – начислен НДС.В конце месяца бухгалтер должен сделать следующую проводку:ДЕБЕТ 90-9 КРЕДИТ 99 – 3000 рублей (29 500 – 22 000 – 4500) – отражена прибыль от продажи продукции.
Если компания не может удержать НДФЛ при выплате зарплаты в натуральной форме, она должна предупредить работника и налоговую инспекцию о невозможности удержания налога и его суммы. Это должно быть сделано до 1 марта следующего года после выплаты дохода (согласно статье 226 Налогового кодекса РФ).
При выдаче материальных ценностей (основных средств, материалов и т.д.) работникам в качестве заработной платы, необходимо сделать следующую запись:
ДЕБЕТ 70, КРЕДИТ 91-1 — материальные ценности выданы работникам в счет погашения задолженности по оплате труда.
Например,ООО «Марс» начислило заработную плату работникам в размере 29 500 рублей.В связи с нехваткой денежных средств было принято решение выдать работникам материалы, предназначенные для использования в производстве, в качестве погашения задолженности по заработной плате.
Рыночная стоимость материалов составляет 29 500 рублей (включая НДС), себестоимость составляет 24 000 рублей.Бухгалтеру «Марса» необходимо сделать следующие проводки:ДЕБЕТ 70, КРЕДИТ 91-1 — 29 500 рублей — задолженность перед работниками по заработной плате списана;
ДЕБЕТ 91-2, КРЕДИТ 10 — 24 000 рублей — себестоимость материалов, переданных работникам в качестве погашения задолженности по заработной плате, списана;ДЕБЕТ 91-2, КРЕДИТ 68 (субсчет «Расчеты по НДС») — 4500 рублей (29 500 рублей × 18% : 118%) — начислен НДС.
В конце месяца бухгалтер должен сделать следующую проводку:
ДЕБЕТ 91-9, КРЕДИТ 99 — 1000 рублей (29 500 — 24 000 — 4500) — прибыль от продажи материалов отражена.
Как отразить заработную плату, не выплаченную в срок
После поступления денежных средств в банк на выплату заработной платы, организация обязуется выдать ее сотрудникам в течение пяти рабочих дней.
В случае, если работник не явился для получения заработной платы, сумма невыплаченных средств будет депонирована.
Зафиксируйте депонированную сумму заработной платы с помощью следующей проводки:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 на субсчете «Расчеты по депонированным суммам» – депонирована невыплаченная заработная плата сотрудникам.
Проводки, связанные с выплатой заработной платы
Проводки, связанные с выплатой заработной платы, представляют собой сложные бухгалтерские операции. Они требуют от бухгалтеров умения правильно классифицировать доходы работников, определять налогооблагаемые базы по налогу на доходы физических лиц и страховым взносам.
В данной статье рассматриваются правила бухгалтерского учета для основных этапов расчета зарплаты, а именно начисление, удержание и выплата. Также будет определен порядок начисления страховых взносов.
Основные положения
Формирование бухгалтерских записей по выплатам заработной платы осуществляется согласно плану счетов и учетной политике в соответствии с приказом. План счетов предусматривает использование счета 70 для учета операций по заработной плате, однако соответствующие счета могут различаться в зависимости от вида деятельности:
- Счет 20 — Дебет, Счет 70 — Кредит: заработная плата производственных работников;
- Счет 25 — Дебет, Счет 70 — Кредит: заработная плата общепроизводственного персонала;
- Счет 26 — Дебет, Счет 70 — Кредит: заработная плата управленческого персонала;
- Счет 44 — Дебет, Счет 70 — Кредит: заработная плата коммерческого отдела, отдела продаж.
Необходимо помнить, что бухгалтерские записи по заработной плате всегда связаны с расчетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ), поскольку организации являются налоговыми агентами и обязаны удерживать НДФЛ с выплат работникам. Сумма, начисленная в кредит на счет 70, должна соответствовать начисленному за тот же периоду НДФЛ (Счет 70 — Дебет, Счет 68.01 — Кредит).
При выплате заработной платы сотрудникам, сумма денежных средств будет уменьшаться на размер НДФЛ и прочих удержаний, если таковые имели место быть. При этом эта операция всегда отражается на дебетовом счете 70.
Если выплата заработной платы будет осуществляться из кассы, то проводка будет следующей: в дебет счета 70 и в кредит счета 50. А если заработная плата будет переводиться на банковскую карту работников, то будет создана следующая корреспонденция счетов: в дебет счета 70 и в кредит счета 51.
Правила формирования проводок по начислению заработной платы имеют следующие особенности:
- Заработная плата работников всегда проводится в соответствии с кредитом на счете 70;
- Заработная плата работникам основного производства должна быть проведена по дебету счета, где учитываются расходы по основной деятельности;
- Проводка по кредиту 70 отображает общую сумму начисления заработной платы, включая НДФЛ;
- Заработная плата всегда имеет дату последнего дня месяца.
Существует несколько дополнительных правил и нюансов, которые могут быть применены к этим основным правилам.
Например, бухгалтерия может учитывать на счете 70 не только заработную плату, но и все налогооблагаемые доходы сотрудников. В этом случае, проводка включает не только заработную плату, но и другие доходы работника за расчетный месяц, такие как больничные, отпускные, премии, материальная помощь, подарки и другие.
Удержание из заработной платы: проводки
Когда составляются проводки по удержанию из заработной платы, сумма удержания всегда отражается на дебетовом счете 70, независимо от его характера:
- Дебет 70 Кредит 68.01 — удержан НДФЛ;
- Дебет 70 Кредит 76 — удержано по исполнительному листку;
- Дебет 70 Кредит 73.01 — удержана задолженность работника по выданному займу;
- Дебет 70 Кредит 73.02 — удержано в возмещение материального ущерба, причиненного сотрудником.
Существует множество различных видов удержаний, и для каждого из них требуется наличие документа, который дает основание для удержания для бухгалтера.
К таким документам относятся исполнительные листки, заявления сотрудников или бухгалтерский расчет, который используется в случаях, предусмотренных законодательством. Бухгалтерская справка будет необходима при расчете налога на доходы физических лиц с материальных выгод и доходов, выплаченных в натуральной форме.
Также можете прочитать: записи о выплате алиментов
Выплачена заработная плата: проводка
Ниже приведены основные правила записи проводок по выплате заработной платы:
- Заработная плата выплачена: всегда записываем сумму в дебет счета 70;
- Заработная плата выплачена из кассы: всегда записываем сумму в кредит счета 50.
Ниже приведены типовые соответствия счетов при выплате заработной платы:
- Заработная плата перечислена на банковскую карту работника: Дебет счета 70, кредит счета 51;
- Заработная плата выплачена из кассы: Дебет счета 70, кредит счета 50.
Начисляем страховые взносы
Подоходный налог – это не единственный налог, который нужно уплачивать с доходов персонала. Работодатель также обязан начислить и уплатить страховые взносы в пользу сотрудников.
Напомним, что с 2017 года порядок исчисления и уплаты страховых взносов регулируется главой 34 Налогового кодекса РФ. Теперь все эти платежи нужно перечислять в Федеральную налоговую службу. Изменились также и правила перечисления.
Теперь в платежном поручении нужно указывать новые коды бюджетной классификации, изменен получатель (ранее это были внебюджетные фонды, теперь – ФНС), также скорректировано заполнение статуса плательщика (поле 101). Подробнее об этом можно узнать в статье «Порядок заполнения платежных поручений на уплату страховых взносов в 2020 году».
Таким образом, на заработную плату должны начисляться страховые взносы:
- обязательное пенсионное страхование;
- Необходимо оформить медицинское страхование;
- Оплатить взносы за временную нетрудоспособность и материнство.
Однако порядок расчетов по страховым взносам от несчастных случаев и профессиональных заболеваний остался без изменений. Все платежи за эти случаи следует вносить в Фонд социального страхования по старым правилам.
Все начисленные взносы следует накапливать на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». При этом следует отдельно учитывать каждый вид страхового обеспечения:
- 69.1 — расчеты по социальному страхованию;
- 69.2 — расчеты на пенсионное обеспечение;
- 69.3 — суммы на ОМС;
- 69.11 или 69.1/1 — платежи по несчастным случаям и профессиональным заболеваниям.
Проводка по начислению страховых взносов: Дт 70 Кт 69 (соответствующий субсчет).
Сроки выплаты заработка
Обязанность работодателей по перечислению заработка своим сотрудникам должна быть выполнена своевременно. В соответствии с требованиями чиновников, в рамках трудовых отношений наниматель обязан осуществлять выплаты не менее двух раз в отчетном периоде. Иными словами, сумма заработка должна быть разделена на две части: оплата за первую половину месяца и окончательный расчет.
Для каждой категории выплат установлены отдельные сроки. Соответствующие нормативы закреплены в пункте 6 статьи 136 Трудового Кодекса Российской Федерации:
- Аванс или заработок за первую половину месяца должны быть выплачены не позднее 30 или 31 числа месяца, за который производится расчет.
- Окончательный расчет должен быть выплачен работникам не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным.
Например, уплатите аванс за ноябрь не позднее 30 ноября 2018 года. А остаток заработной платы переведите не позднее 15 декабря. Однако 15 декабря 2018 года — суббота.
Если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, то рассчитайте сотрудников заранее. Например, остаток за ноябрь придется перевести до 14 декабря 2018 года.
Отметим, что на предприятии могут быть установлены и другие сроки расчетов с персоналом по оплате труда. Однако в таком случае учтите, что в положении о заработной плате и коллективном договоре не должно быть неясных формулировок. Указывайте только конкретные числа.
Например, 10 число месяца. А вот указать в положении или коллективном договоре, что зарплата выплачивается с 5 по 10 число, нельзя.
Бухгалтерские проводки по заработной плате: примеры:
Начислена заработная плата работникам основного производства, проводка
Составлен отчет о распределении документов: расчетная ведомость (Т-51), кадровые приказы, табель учета рабочего времени.
Работники управленческого аппарата получили премию за выполнение задач в текущем месяце.
Выдан приказ о премировании, составлена расчетная ведомость (Т-51).
Бухгалтерия начислила доплату за работу в выходной день одному из сотрудников.
Составлен табель учета рабочего времени, подготовлена справка-расчет по форме Т-51.
Работнику общепроизводственного отдела начислено пособие по больничному листку.
Составлен больничный лист, расчитан средний заработок, выполнен расчет пособия по форме Т-51.
Начисленный НДФЛ с доходов сотрудников занесен в регистр учета, по форме Т-51.
Произведена удержание задолженности работника по выданному займу из заработной платы.
Получено заявление от сотрудника, по форме Т-51.
Выплата заработной платы осуществлена из кассы, сделаны проводки.
Составлена платежная ведомость, оформлен расходный кассовый ордер.
Выполнено удержание из заработной платы по исполнительному листку.
Исполнительный лист и справка-расчет по Т-51
Были произведены начисления страховых взносов
Составлена карточка учета страхового обеспечения и получены бухгалтерские справки по начислению СВ
Проводки по зарплате и бухгалтерский учет
При оформлении и перечислении заработной платы бухгалтер должен правильно отразить соответствующие операции в бухгалтерской отчетности. Для этого требуется использовать различные счета, так как выплата заработной платы на банковские карты регистрируется на одном счете, а выплата из кассы — на другом. Кроме того, важным фактором являются категории сотрудников.
Подробнее о проводках по заработной плате и бухгалтерском учете читайте в представленной статье.
Выплата заработной платы проходит через несколько этапов:
- начисление;
- удержание подоходного налога. С 2024 года подоходный налог удерживается по новым правилам ;
- удержание задолженностей по исполнительным документам и другим обязательствам, например, алиментам. Как удержать алименты из заработной платы рассказали эксперты Системы Главбух;
- выплата заработной платы за первую или вторую половину месяца;
- перечисление налогов и взносов в бюджет.
Напомним, зарплату персоналу необходимо выплачивать не реже двух раз в месяц:
- за первую половину месяца — аванс;
- за вторую половину месяца.
Подсказки для бухгалтера в Системе Главбух
Какие счета использовать при учете зарплаты
Способ отражения зарплаты в бухучете зависит от способа ее выплаты:
- с использованием расчетного счета;
- выплата из кассы.
Также важно, из каких средств происходит выплата зарплаты:
- из чистой прибыли;
- с использованием резерва на будущие расходы.
Кроме того, для формирования проводок имеет значение категория сотрудника, которому выплачивается зарплата:
- руководители;
- сотрудники обслуживающих производств;
- работники промышленных цехов и другие сотрудники.
В зависимости от этих факторов бухгалтерия использует определенные счета.
Трудовая выплата начислена: проводки
Зарплата для персонала начисляется на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Дебетовые счета указываются для соответствующих категорий персонала.
Счет 96 используется, если зарплата начисляется за счет резерва предстоящих издержек. Счет 99 — за счет чистой прибыли.
Таблица. Дебетовые счета для начисления заработной платы
Категория сотрудников
Сотрудники вспомогательных производств
Сотрудники промышленных цехов
Сотрудники обслуживающих производств
Сотрудники торговых подразделений
Если сотрудник осуществляет деятельность, не относящуюся к основной, то для дебета используется счет 91.
Давайте рассмотрим примеры проводок:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 70
— начисление зарплаты сотрудникам основного производства;
Начисление зарплаты управленческому персоналу:
Дебет 25 (26) Кредит 70
Начисление зарплаты сотрудникам, занятым исправлением брака:
Дебет 28 Кредит 70
Начисление зарплаты сотрудникам торгового отдела:
Дебет 44 Кредит 70
Начисление зарплаты сотрудникам строительной сферы:
Дебет 08 Кредит 70
Начисление зарплаты сотрудникам непроизводственных подразделений:
Дебет 91-2 Кредит 70
Начисление зарплаты за счет созданного резерва:
Дебет 96 Кредит 70
Справочник счетов и проводок
Начисление зарплатных налогов и взносов: особенности учета
Работодатели обязаны удерживать НДФЛ с зарплаты своих сотрудников, поскольку они выступают в роли налоговых агентов. Если возникают проблемы с удержанием НДФЛ, специалисты Системы Главбух расскажут, что делать.
Также необходимо начислить страховые взносы на выплаты. В 2024 году взносы будут начисляться по единому тарифу.
Тарифы на страховые взносы в 2024 году
При удержании налога на доходы физических лиц с заработной платы сотрудника следует провести следующую операцию:
Дебет 70 Кредит 68 на субсчете «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
— произведено удержание налога на доходы физических лиц с заработной платы;
Если налог на доходы физических лиц удерживают с доходов по договору гражданско-правового характера, следует провести следующую операцию:
Дебет 70 Кредит 68 на субсчете «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
— произведено удержание налога на доходы физических лиц с вознаграждения по договору гражданско-правового характера;
При начислении страховых взносов следует провести следующую операцию:
Дебет 20 Кредит 69
Также возможно использование корреспонденции счетов 23, 26, 44 и других.
Удержания из зарплаты: проводки
После того, как работодатель списал из заработной платы сотрудника НДФЛ, он обязан удержать задолженности по исполнительным документам, такие как алименты или другие долги.
Какие выплаты могут быть удержаны по исполнительным листам
При проведении операций на основании исполнительных документов, работодатель делает следующие записи:
Удержания из зарплаты сотрудника по исполнительным документам
— сумма удержания отражается на субсчете «Расчеты по исполнительным документам».
Записи о выплате удержаний
Зарплата выдана (отражена на лицевом счете сотрудника): проводки
В бухгалтерии зарплата учитывается в зависимости от способа выплаты:
- наличными из кассы;
- с расчетного счета.
Когда зарплата выплачивается наличными из кассы, бухгалтер делает следующие записи:
Дебет 70 Кредит 50
– зарплата выплачена наличными из кассы.
Когда зарплата переводится на счет сотрудника, бухгалтер делает следующие проводки:
Дебет 76 Кредит 51
– деньги переведены на счет выплаты зарплаты;
Дебет 70 Кредит 76
– деньги перечислены на зарплатные карты сотрудников банком.
Если зарплата выплачивается на индивидуальный счет сотрудника, проводка будет такой:
Дебет 70 Кредит 51
– аванс сотруднику перечислен отдельным платежным поручением.
При оплате НДФЛ и взносов из заработной платы нужно сделать соответствующую проводку:
Дебетовать счет 68 «Единый налоговый платеж» и кредитовать счет 51 «Расчетные счета»
— это означает, что налог и взносы были уплачены.
Дебетовать счет 68 «Расчеты по НДФЛ» и кредитовать счет 68 «Единый налоговый платеж»
— это означает, что единый налоговый платеж зачтен в качестве оплаты НДФЛ.
Дебетовать счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредитовать счет 68 «Единый налоговый платеж»
— это означает, что единый налоговый платеж зачтен в качестве оплаты взносов.