Постановление о праве утверждения первичных документов оформляется в ситуациях, где руководитель организации нуждается в полномочиях для согласования различных документов подчиненного.
Эта практика наиболее распространена в крупных и средних компаниях, где у директора нет возможности физически ознакомиться и утвердить все текучие документы.
- Формат и пример
- Онлайн просмотр
- Бесплатное скачивание
- Безопасно
Что такое первичные документы
В качестве первоначальных документов считаются все бухгалтерские и налоговые документы:
- счета-фактуры,
- платежные поручения,
- акты,
- выписки,
- справки,
- товарные накладные и другие.
Практически все эти документы должны быть оформлены без единственной ошибки и должны быть подписаны ответственными сотрудниками и/или директором компании.
Кто наделяется правом подписи первичных документов
В большинстве случаев право подписи предоставляется работникам, которые регулярно сталкиваются с основными задачами своей работы:
- специалисты, занимающиеся бухгалтерией и экономикой,
- руководители и менеджеры отделов, отвечающих за продажи,
- водители-экспедиторы,
- специалисты в области логистики,
- сотрудники и руководители удаленных филиалов и подразделений.
Каждый сотрудник предприятия, который имеет соответствующую компетенцию, знания и навыки в составлении распорядительных документов, имеет возможность написать приказ.
Эту роль чаще всего играют юрисконсульты, кадровики или секретари.
Однако, независимо от того, кто пишет приказ, он должен быть передан для ознакомления и подписан директором фирмы, так как без его подписи данный документ не будет иметь юридической силы.
Порядок предоставления права подписи
Самое первое, что делает руководство предприятия, — это определение сотрудников, которые постоянно работают с различными документами. Затем решается, как обеспечить им право подписи. Существует два возможных способа сделать это:
- создание специальной доверенности,
- составление приказа.
Доверенность применяется в случаях, когда необходимо подписать документы не только на территории предприятия, но и в других местах, например, при получении груза водителем-экспедитором со склада организации-партнера или при получении выписки из банка бухгалтером и т.д. Другая важная особенность доверенности заключается в том, что она может быть выдана не только сотруднику предприятия, но и лицу, не являющемуся его сотрудником.
Приказ применяется только к сотрудникам, которые являются членами компании и имеют право подписи исключительно внутрикорпоративных документов.
Как только приказ составлен, руководитель компании должен лично подтвердить подписи своих подчиненных, которые упомянуты в документе, своим собственноручным автографом.
Продолжительность действия приказа определяется индивидуально: он может быть вечным, а также может быть установлен на один квартал, полугодие, год и другие периоды, в зависимости от внутренней ситуации в организации.
Согласно стандартам составления приказов, любой подобный документ должен иметь определенное основание. В данном случае основанием является Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). В приказе можно указать как прямую ссылку на этот закон, так и просто написать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка также будет соответствовать требованиям.
Как написать приказ: основные правила и образец
На данный момент отсутствует единый унифицированный бланк приказа на право подписи первичных документов для всех. Поэтому предприятия и организации могут составлять его в свободной форме или в соответствии с образцом, утвержденным в учетной политике предприятия.
Однако следует придерживаться определенных стандартов.
В частности, в приказе обязательно необходимо указывать:
- номер приказа,
- дату составления,
- название компании,
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части приказа обязательно нужно перечислить всех лиц, которым предоставляется право подписи первичных документов, указав:
- должности,
- фамилии, имена, отчества,
- список документов, которые может подписывать каждый сотрудник.
Важно отметить, что распоряжение может охватывать как одного сотрудника компании, так и целую группу людей.
Как оформить приказ
Как оформлять приказы — это на усмотрение каждой компании: они могут использовать обычные листы формата А4 или А5 или свои фирменные бланки. Приказ можно написать от руки или распечатать на компьютере — это не играет роли в определении легитимности документа.
Однако, важно, чтобы приказ был подписан руководителем предприятия или другим уполномоченным сотрудником, который может удостоверить подобные документы.
Обычно приказ составляется в единственном экземпляре, сохраняя свою уникальность.