2.4 Правила расшифровки подписи на документах

Вот некоторые важные документы о как расшифровать подпись в документе (документы, нормы, статьи, консультации экспертов и так далее).

Тема подписи:
Акт сверки взаимных расчетов, кто подписывает
Доверенность для подписания договора
Доверенность для подписания кадровых документов
Доверенность для подписания счетов-фактур
Доверенность на право второй подписи
Показать все
Тема подписи:
Акт сверки взаимных расчетов, кто подписывает
Доверенность для подписания договора
Доверенность для подписания кадровых документов
Доверенность для подписания счетов-фактур
Доверенность на право второй подписи
Показать все

Судебная практика

Позиция судов в отношении спорных вопросов в гражданском праве, касающаяся отсутствия доверенности, была представлена в публикации от КонсультантПлюс (2024). В данном случае, довод ответчика о том, что не были предоставлены доверенности на лиц, подписавших товарные накладные, отклоняется судом. Это связано с тем, что если приемка товаров осуществляется материально-ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов поставщика, которые предусмотрены условиями поставки товаров, то материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах, указывает свою расшифровку и заверяет печатью своей организации.

Следовательно, предоставление доверенности на лицо, осуществляющее приемку товара по месту нахождения покупателя, не является обязательным.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Налоговый гид. Руководство по налоговым проверкам. ВОПРОС: Необходимо ли указывать расшифровку подписи на первичных учетных документах, составленных до 2013 года?

«Анализ судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за первые три месяца 2012 года»
(утверждено Президиумом Верховного Суда РФ 20.06.2012)
(Выдержка) Согласно приведенным нормам, заверенная копия документа представляет собой копию, на которой согласно установленному порядку указываются необходимые реквизиты, которые придают ей правовую силу. Для подтверждения соответствия копии оригиналу ниже реквизита «Подпись» ставится утверждающая надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Копия документа заверяется печатью, которая определяется организацией по своему усмотрению.

Правовые ресурсы

«Новейшие» папки
Сборники и наиболее популярные правила

Обзоры правил

Федеральные правила
Местные правила
Планы правовых актов и работа по законодательству
Другие обзоры
Календари
Шаблоны документов
Полезные советы

Включая в себя наименование должности лица, которое подписало документ, его личную подпись и ее расшифровку с указанием инициалов, подпись становится полной и правильной.

Инициалы следует указывать перед фамилией в подписи.

Когда документ оформляется на бланках, название организации не указывается в наименовании должности:

Президент личная подпись В.Ф.Смирнов

Если документ оформляется на бланке должностного лица, должность этого лица не указывается в подписи.

Если документ подписан работником организации, в которой введены персональные звания, чины и ранги, они указываются в составе реквизита.

Государственный советник налоговой

службы Российской Федерации Подпись А.Н. Кацалов

При подписании документа несколькими лицами, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько лиц одной должности или лица, не находящиеся в должностном подчинении, их подписи размещаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, не указываются должности лиц, которые подписали документ, а указывается распределение их обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии: (подпись) О.И. Гаврин

Члены комиссии: (подпись) И.А. Кац

(подпись) Р.Б. Соловей

(подпись) С.Б. Осипов

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

Документы, направленные в вышестоящие организации, федеральные и местные органы власти и управления, а также в средства массовой информации, подписывают руководители организаций или их заместители.

Первый экземпляр документа, сделанный на бланке, должен быть подписан.

Если документ отправляется по нескольким адресам в вышестоящие инстанции, то руководитель должен подписать все экземпляры, а в офисе остается заверенная копия.

В подписанные (утвержденные) документы запрещено вносить какие-либо изменения и добавления без разрешения лица (лиц), подписавшего документ.

2.5 Правила оформления приложений к письмам отличаются от правил, применяемых при оформлении приложений к текстовым документам, разрабатываемым в науке и технике;

Отметка о наличии приложения размещается после текста документа перед подписью.

Варианты приложений могут различаться в зависимости от их назначения. Они могут быть приложены к сопроводительным письмам (возможно, в виде отдельного документа), к распорядительным документам или служить для пояснения или дополнения основного документа. В случае наличия нескольких приложений, они должны быть пронумерованы (Приложение 1, Приложение 2, Приложение 3 и так далее).

Если в тексте документа не указаны некоторые приложения, их наименования должны быть перечислены вместе с указанием количества листов в каждом приложении и числа копий: Приложение: 3 листа, 4 экземпляра

Если к документу прилагается другой документ с приложением, наличие приложения должно быть отмечено следующим образом:

Приложение: письмо от Министерства налогов и сборов РФ от 12.12.2003 г. № 36/81 и его приложение, на общее количество 5 листов

Если количество приложений велико, требуется составить отдельный список, а в основном документе после текста следует указать:

Приложение: согласно списку на ___ листов

Если приложения представлены в виде брошюр, то количество страниц не указывается.

Правила форматирования приложений к текстовым документам, разработанным в науке и технике;

► Приложение — это материал, который уточняет, иллюстрирует и подтверждает отдельные положения исследования, не включенные в основной текст работы.

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

Оно имеет дополнительное значение. Приложение обычно используется в дипломных работах и редко в рефератах и курсовых работах, его содержание зависит от намерений исследователя.

Виды приложений разнообразны:

♦ копии планов и программ;

♦ тексты тестов и опросников;

♦ образцы детских рисунков и сочинений;

♦ документы или выписки из них;

♦ положения и т. д.

Обычно, приложения создаются только в случае, если их количество превышает одно. Если их всего одно, то оно обычно не включается. Каждое приложение не может быть длиннее пяти страниц.

В «Приложение» включаются только те материалы, на которые имеются ссылки в основном тексте. Связь между этими частями работы является обязательной.

Каждому приложению присваивается собственный номер (без использования символа «№»), оно размещается в конце работы с продолжением общей нумерации страниц. Приложения располагаются в порядке ссылок на них в тексте исследования.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы, вверху которой посередине страницы указывается слово «Приложение» и его обозначение, а под ним в скобках для обязательного приложения пишется слово «обязательное», а для информационного — «рекомендуемое» или «справочное».

Заглавные буквы русского алфавита используются для обозначения приложений, начиная с буквы А и исключая Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует указать букву, обозначающую порядок приложения. Также можно использовать буквы латинского алфавита для обозначения приложений, исключая I и О.

Если все буквы русского и латинского алфавитов уже использованы, можно обозначать приложения арабскими цифрами. Если в документе есть только одно приложение, его можно обозначить как «Приложение А» или «Приложение 1». Обычно приложения оформляются на листах формата А4.

Можно также использовать форматы A3, А4х3, А4х4, А2 и А1 согласно ГОСТ 2.301.

В «Приложение» не включаются статистические таблицы и диаграммы экспериментов, они прямо включаются в текст.

Объем работы не включает в себя материал «Приложения». В «Оглавлении» каждое приложение должно быть указано с его номером и названием.

Общий объем приложений не должен превышать 1/3 от общего объема текста работы.

Глава 22. Реквизит «Подпись»

118. При отделении подписи от последней строки текста или отметки о наличии приложения необходимо использовать 2-3 межстрочных интервала.

119. Реквизит «Подпись» состоит из следующих элементов: наименование должности лица, которое подписало документ (полное на документе без бланка и сокращенное на документе с бланком); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

120. Если документ выполнен на бланке, реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Вице-премьер Калининградской области

Заместитель Председателя Правительства

121. Должность лица, подписывающего документ, в реквизите «Подпись» печатается с отступом от левой границы текстового поля, равным 1 межстрочному интервалу. Можно выровнять название должности по центру относительно самой длинной строки.

122. Расшифровка подписи размещается на уровне последней строки названия должности, причем между инициалами и фамилией должен быть пробел (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи не должна выходить за правую границу.

123. Если документ оформлен на бланке должностного лица, название должности лица, подписавшего документ, не указывается.

124. Если несколько должностных лиц подписывают документ, их подписи не всегда располагаются одна над другой в порядке их должностей. Между подписями должностных лиц должен быть интервал в 1-2 строки.

Министр здравоохранения Калининградской области Личная подпись И.О. Фамилия

Министр экономики Калининградской области Личная подпись И.О. Фамилия

126. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

127. При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Административное управление Правительства Калининградской области временно возглавляет временный исполнительный директор.

Отметка о приложении	Глава 23. >> Гриф согласования документа
Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 «Об утверждении инструкции по делопроизводству.

Есть ли обязательные требования, чтобы расшифровка подписи была написано только от руки?

Приветствую! Включены в состав реквизита «Подпись» следующие компоненты: название должности лица, которое подписало документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Обычно в документе, созданном на компьютере, указывается только должность, а место оставляется пустым для собственноручной подписи. Инициалы и фамилия подписанта печатаются.

Когда подписывается приказ, трудовой договор или другой кадровый документ, нужно ли расшифровывать подпись (инициалы, фамилию) от руки или можно просто поставить собственноручную подпись и напечатать расшифровку при составлении документа на компьютере? Существуют ли обязательные требования, чтобы расшифровка подписи (конкретно инициалы, фамилия) была написана только от руки? Благодарю!

Согласно законодательству, нет требований к единообразному заполнению кадровых документов, таких как приказы, трудовые договоры и т.д. Поэтому, можно использовать комбинацию печатного и рукописного текста.

Образец № Т-8. Приказ о прекращении трудового договора с работником, подтвержденный экспертом

Образец № Т-9. Приказ о направлении работника в командировку, подтвержденный экспертом

Однако, в настоящее время создание кадровых документов, как правило, происходит автоматически, поэтому мы считаем более целесообразным заполнять весь документ печатным текстом.

Также, следует учесть особенности делопроизводства в вашей организации.

Таким образом, можно утверждать, что поскольку существующее трудовое законодательство ясно не определяет, каким образом следует оформлять кадровые документы, то допускается соединение письменного и печатного текста. При этом важно учитывать особенности делопроизводства в вашей организации.

Более подробную информацию можно найти в материалах Системы:

Нормативно-правовая база:

УКАЗАНИЯ
ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО РЕГИСТРАЦИИ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1. О кадровом учете

Приказ (распоряжение) об окончании (закрытии)

трудового договора с работником (увольнении)

Приказ (распоряжение) об окончании (закрытии)

трудового договора с работниками (увольнении)

Отпускные, решение проблемы юридического содержания и фиксации увольнения работника(ов) регулируется применением документации, предназначенной для этой цели. Сущность подхода сводится к разработке соответствующих документов сотрудником отдела кадрового обеспечения, их последующему подписанию руководителем компании или уполномоченным представителем, а затем передаче работнику(ам), с целью расписки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заполнение графы формы N Т-8 и Т-8а «Причины прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится с точным отражением формулировки текущего законодательства Российской Федерации и ссылкой на соответствующую статью. В графе «Документ, его номер и дата» делается отсылка к документу, на основании которого был подготовлен приказ и прекращено действие трудового договора с указанием номера и даты этого документа (заявление сотрудника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и прочие документы).

При расторжении соглашения о трудоустройстве по инициативе работодателя в соответствии с законодательством РФ, к документу о прекращении сотрудничества с работниками (увольнении) следует включить письменное обоснование отборного профсоюзного органа (при его наличии) данной организации.

На основании документа о прекращении сотрудничества с работниками (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и трудовой книжке. Также проводится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

о направлении сотрудника в командировку

о направлении сотрудников в командировку

Для оформления и учета направления работников в командировку применяются специальные документы. Такие документы заполняются сотрудником кадровой службы на основании служебного задания и подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы сотрудников, структурное подразделение, должность командируемых лиц, а также цель, время и место командировки.

При необходимости в приказе также могут указываться источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Нормативно-правовая база:

Данный порядок направления в командировку утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Эта информация была введена в действие 1 января 1999 года.

2. Здесь представлены термины с их определениями.

2.1 Важные понятия

13 Текстовой документ: Документ, который содержит речевую информацию, зафиксированную с использованием различных методов письма или аудиозаписи.

14 Письменный документ: Текстовой документ, информация в котором записана с использованием разных методов письма.

15 Рукописный документ: Письменный документ, в создании которого использовались ручные методы нанесения письма.

16 Машинописный документ: Письменный документ, в создании которого использовались технологические средства нанесения письма.

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

17 Документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием разных средств записи, которые позволяют его обработку с помощью компьютера.

Нормативные акты: Решение Госстандарта РФ от 03.03.2003 года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (включая «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

3.22. Компоненты реквизита «Подпись» включают: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

подпись А.А. Борисов, региональных предприятий

подпись А.А. Борисов, вице-президент

Исполнительный руководитель Личная подпись Н.А. Федоров

При составлении документа на официальном бланке необходимо опустить указание должности лица в подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться одна под другой в порядке соответствующих должностей, например:

Руководитель института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи должны быть расположены на одном уровне, например:

Заместитель руководителя Заместитель руководителя

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, необходимо указывать обязанности членов комиссии, а не только их должности и подписи. Например:

Председатель комиссии – В.Д. Банасюкевич, выполняющий такие обязанности, как…

Члены комиссии – А.Н. Сокова, А.С. Красавин, О.И. Рысков, которые ответственны за…

Как расположить Ф.И.О. в подписи?

У вас есть возможность прочитать все материалы сайта, связанные с вашим профилем, начиная с 2010 года.
Для этого вы можете подписаться на наш журнал на полугодие или год, и тогда:

вы будете получать свежий номер каждый месяц по почте в печатном виде;
все статьи на сайте, относящиеся к вашей области, начиная с 2010 года, будут доступны в течение срока вашей подписки.

Благодаря удобной системе поиска и навигации на сайте, вы сможете быстро найти ответы на свои рабочие вопросы. Улучшайте свои профессиональные навыки, статус и заработную плату с нами!

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

№ 08 / 2023

Если при составлении акта не удается уместить подписи на одном листе, то что будет правильным решением: разместить весь текст на первом листе и оформить только подписи на втором листе, или же все-таки разместить 1-2 строки текста акта на втором листе перед подписями? Однако в таком случае на первом листе будет большое пустое нижнее поле. Какой вариант будет более правильным? Такой же вопрос часто возникает и с другими документами, например, с приказами и письмами.

Вера Иритикова

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить документы-основания в приказе

№ 06 / 2023

Как правильно указывать документы в преамбуле приказа, в котором он издается. Как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений. Представляем примеры возможных вариантов оформления.

Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. Как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для написания данной статьи послужил вопрос одного из наших читателей.

Автор: Вера Иритикова

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

Кто подпишет документы за работодателя

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новая версия ГОСТ Р 7.0.97-2016 вносит некоторые изменения в правила оформления приказов. В данной статье мы представляем полное и актуальное изложение этих правил. Мы приводим примеры оформления каждого реквизита с учетом различных ситуаций.

Особое внимание уделяется документированию согласования в бумажном и электронном виде. Мы также объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно использовать единственный вариант, предусмотренный ГОСТ. Мы также указываем, в каких случаях ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Автор: Лариса Доронина

Кандидат экономических наук, эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

№ 03 / 2019

В данной статье представлено 44 примера, демонстрирующих различные способы форматирования всех реквизитов служебного письма. Также приведены образцы целых писем и бланки с размещением реквизитов по углам и продольно, а также бланки для организаций, структурных подразделений и должностных лиц. Особое внимание уделено оформлению адресата и приложений, которые зависят от того, кому и что направляется.

Все примеры разработаны с учетом последних изменений в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Статья может быть использована как справочник для самостоятельного использования, а также для обучения коллег, чтобы избежать многократного повторения простых истин о подготовке проектов служебных писем.

Валентина Янковая