Создание и управление архивом в организации

10.1.1. Организация работы архива осуществляется согласно положению о его деятельности.

В данное положение входят следующие разделы:

состав документов, хранящихся в архиве;

задачи и функции, которые выполняет архив;

организация работы архива.

По необходимости, положение о работе архива может быть дополнено другими разделами.

10.1.2. Положение о работе архива, который является юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы дошкольного образования, должно быть согласовано с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждено руководителем организации.

Руководитель архива назначается и увольняется по решению руководителя организации на основании отчета соответствующих должностных лиц.

Руководитель архива отвечает за организацию работы архива и лично несет ответственность за выполнение задач, возложенных на архив.

На должность ответственного за архив назначается и увольняется приказом руководителя организации. Этот сотрудник проходит инструктаж и, при необходимости, стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации для государственного хранения.

Должностные инструкции для должностей в архиве составляются в соответствии со штатным расписанием. В них указываются виды работ, возложенные на работника архива, а также его обязанности и права.

Должностные инструкции организуются юридической службой организации и подтверждаются руководителем организации (если архив является структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, в которую входит архив, и руководителем архива (если архив является учреждением).

10.1.6. Основными формами повышения квалификации сотрудников архивов и служб ДОУ в соответствии с установившейся практикой являются: специальные центры повышения квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, конференции, семинары.

10.1.7. Органы власти могут создавать и участвовать в разработке нормативно-методических документов, связанных с архивными делами. В частности, центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, а также центральный отраслевой архив и отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации могут разрабатывать перечни категорий документов и инструкции по ДОУ и номенклатур дел.

Эти документы могут использоваться как внутри архива, так и в его структурных подразделениях и в подведомственных организациях.

Архивы предприятий и организаций отрасли, в свою очередь, могут на основе отраслевых нормативно-методических документов разрабатывать собственные документы, связанные с работой с документами и их хранением.

Архивы представляют на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России подготовленные проекты нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и прочее), которые еще не утверждены или подписаны руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.

Особенности архивирования документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, будут сохраняться. Основным документом, который регулирует создание и работу архивов, является ФЗ №125 от 22/10/04 года. Его положения относятся к архивам как внутри организации, так и отдельных организаций.

Кроме того, работник архива должен быть знаком с нормативной базой для каждого вида документов, которые будут архивироваться, а также с сроками их хранения. Обычно такая информация указывается на титульном листе дела. Например, согласно ФЗ, документы, относящиеся к персоналу, должны храниться в течение 50 лет, а те, которые были созданы до 2003 года, должны храниться еще дольше — до 75 лет.

Вопрос: Можно ли включить расходы на архивацию документов в расходы при исчислении налога на прибыль взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ Существуют также особенности работы с налоговыми и бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

• Архив должен получать документы от отделов с помощью описи (или замещающего документа);
• Если документы уже включены в дело сотрудниками отдела, оно должно быть составлено методически правильно;
• Структурные подразделения обязаны передавать документы на хранение в соответствии с сроками, установленными федеральным законодательством;
• Если график передачи дел в архив нарушается, работники этого подразделения обязаны информировать руководство компании о факте нарушения.

С целью оптимизации процедуры хранения документов, все больше фирм предпочитают создание электронной версии своего архива. Однако следует помнить, что некоторые документы обладают юридической силой только в бумажном виде, поэтому электронная архивация является лишь удобным дополнением к традиционным бумажным делам.

Документы архивируются этапами:

1. Подготовка включает анализ имеющейся документации и определение ее особенностей. Например, можно визуально определить необходимость дополнительных сшивок, а также объем предстоящей работы.
2. Документы сортируются на те, которые можно законно уничтожить как не имеющие ценности, и те, с которыми необходимо продолжить работу.
3. Документы сортируются и укладываются по их видам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Несортированные документы объединяются и укладываются в дела. Обычно на укладке ставится печать компании и подпись ответственного за укладку.
4. Для каждого дела составляется список содержимого, перечень документов, находящихся в папке.
5. Создаются каталоги дел по видам, и их следует отправить на хранение.

Рекомендуется составлять перечень дел в таком формате, включающем следующие данные:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, обычно, — код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• количество единиц хранения;
• срок хранения и указание нормы закона, устанавливающей его;

Согласно «Положению о работе с архивом» организации, возможно распределение работ по сотрудникам отделов, которые занимаются систематизацией и составлением описи папок. В свою очередь, сотрудники архива принимают дела по передаточным документам, проверяют их правильность оформления и соответствие содержимого списку на папке. После этого дело либо возвращается для доработки, либо принимается для сшивки.

Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные части дел, эта работа также выполняется сотрудниками архива. Передача документов завершается подписью на акте, удостоверяющем передачу на хранение.

Архивирование без архива

Секретарь, работающий на такой должности, зачастую не знаком со всем многообразием нормативных документов в этой области в отличие от специалистов архивного дела. Это также относится и к работникам организации, для которых работа в архивном подразделении является новым.

В первую очередь, рекомендуется ознакомиться с:

• документом №263 от 05/09/85 года, выпущенным Главархивом СССР, который до сих пор имеет силу как обязательный;
• правилами работы архивов организаций, утвержденными коллегией Росархива 06/02/02 года, который является рекомендательным документом.

В них указано, как архивировать и хранить документы компании.

Для начала архивирования секретарь, который занимается обработкой ежедневного и текущего документооборота, должен разделить документы на две категории:

• Те, срок архивирования которых уже наступил и которые уже были обработаны;
• Текущие документы, которые используются в работе.

Для помощи в этом могут быть привлечены сотрудники разных отделов компании, таких как бухгалтерия, экономическая служба и т. д. Каждый из них может правильно организовать определенную папку (дело), расположить материалы в нужной последовательности, составить список и дать название делу, соответствующее его содержанию.

На основе проделанной работы секретарь может создать список дел для отдельных физических лиц.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

В некоторых ситуациях целесообразно привлечение внешних организаций, которые предлагают архивацию платно:

• Когда объем документов, подлежащих архивированию, слишком большой, и сотрудникам компании невозможно выполнить эту работу без ущерба для производственных и управленческих процессов.
• Если организация планирует создание электронного архива, также возникает проблема большого объема работы, а сотрудникам может потребоваться время для освоения нового программного обеспечения.
• Если документы передаются на сторону, например, для хранения в государственном архиве, требуется высокий уровень компетентности у специалистов, занимающихся этим.

Важно! Нарушение правил архивного дела является административным правонарушением, которое регулируется КоАП. За нарушение могут быть наложены штрафы: на ответственное лицо — от 2,5 до 5 тысяч рублей, на юридическое лицо — от 200 до 300 тысяч рублей.

1. Специалисты архива организации могут заниматься архивированием документов. Если организация небольшая, архивирование обычно выполняется секретарем и представителями подразделений.
2. Если имеется большой объем архивируемых документов и дел передаются во внешний архив, стоит обратиться к услугам специализированной фирмы.
3. Нарушение норм федерального архивного законодательства может повлечь за собой штрафы для организации в размере до 300 тыс. рублей, согласно КоАП.

Правила архивирования документов в организации

Архивирование документации в организации выполняется, когда имеются бумажные документы за предыдущие календарные периоды. Создание и управление архивами регламентируется Федеральным законом № 125 от 22 октября 2004 года. Его положения относятся к архивам, созданным внутри компаний.

Для сотрудника, занимающегося архивированием в архиве, важно ознакомиться с нормативной базой, которая регулирует сроки хранения документов. Эту информацию необходимо прописывать на титульных листах дел. Для определения сроков хранения управленческой документации следует руководствоваться приказом Росархива № 236 от 20.12.19 года.

В этом документе указаны сроки хранения различных документов. К примеру, бумаги, связанные с личным составом и созданные после 2003 года, должны храниться в течение 50 лет, а до 2003 года — 75 лет.

Архивирование документов в крупных и средних организациях

Статус подразделения определяется Положением, который представляет собой внутренний документ, содержащий все условия архивирования и указывающий на личную ответственность должностных лиц, отвечающих за подготовку и хранение документов.

Правила, которые необходимо соблюдать:

• Из каждого отдельного подразделения необходимо передавать бумаги в архив по описи;
• Подшитые дела, поступающие в архив, должны быть оформлены в соответствии с методическими правилами;
• Передача бумаг на хранение должна осуществляться в соответствии с сроками, установленными федеральными законами;
• В случае нарушения сроков передачи бумаг в архив, необходимо сообщить об этом работодателю.

Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

Важно! Некоторые компании предпочитают создавать электронные версии архивов, однако многие документы действительны только в бумажной форме. Поэтому электронная архивация считается дополнением к обычной бумажной архивации.

Архивирование документов проводится поэтапно:

Этап 1. Подготовка

Для архивного хранения бумаг необходимо выполнить следующие шаги: категоризировать их, разделяя на кадровые, управленческие и бухгалтерские; отсортировать ненужные бланки, которые можно уничтожить согласно правилам; сделать прошивку; объединить и сшить бумаги без прошивки в отдельные дела; на сшивке поставить печать организации и подпись ответственного за подготовку.

Этап 2. Составление описи

Для каждого дела с учетом списка документов, находящихся в папке, необходимо составить опись. Без этого документа невозможно провести архивирование.

Этап 3. Составление каталогов и отправка на хранение

На последнем этапе требуется составить каталоги дел по категориям и передать их на архивное хранение.

Оформление номенклатуры дел предусматривает использование определенной формы, которая содержит следующие виды информации:

• индексация дел, при этом каждому делу присваивается условный номер, состоящий из кода подразделения и непосредственно номера;
• заголовки документов;
• количество единиц, поступивших на хранение;
• сроки нахождения в архиве с указанием соответствующих законодательных нормативов;
• примечания относительно реконструкции или электронного формата хранения некоторых типов документов, которые должны быть указаны на соответствующей папке.

В Предписание об архиве или в другом местном документе предусматривается указать, кто будет отвечать за хранение документов. Это включает организацию, классификацию, создание описи и укрепление папок. Сотрудник архива может только проверить оформление и сопоставить содержимое дел с описью.

Передача завершается подписью сотрудника архива в акте передачи.

При большом количестве документов для хранения можно привлечь внешнюю компанию. Важно обязательно проверить, чтобы у компании-аутсорсера была финансовая страховка. Пример страховки.

Задача архивирования бухгалтерских документов возлагается на бухгалтеров. Основная цель состоит в том, чтобы избежать потери или удаления документов до истечения срока их хранения, а также быстро отыскать необходимые документы при необходимости. Для достижения этой цели проводятся сортировка, организация дел в папки, их скрепление и создание описи для передачи на хранение.

Систематизацию архивации облегчает номенклатура дел. Она содержит перечень названий документов, дел и папок, а также сроки их хранения. Номенклатура не только позволяет сохранить документы в течение определенного периода, но и обеспечивает быстрый доступ к нужным документам.

При появлении новых наименований документов необходимо дополнить номенклатуру дел.

Доверить архивирование документов в бухгалтерии можно бухгалтерам, которые владеют этой областью. Если же предпочтение отдано аутсорсингу, то профессиональные специалисты возьмут на себя учет и отчетность, предварительно проведя аудит. Квалифицированные бухгалтеры будут вести учет и подготовку бумаг, с финансовой ответственностью, застрахованной.

Эксперты в бизнесе.
Новейшие материалы:

• Как безопасно уменьшить заработную плату сотрудникам и сэкономить
• Таблица оплаты и отчетности за 1 квартал 2024 года
• Как компаниям и ИП безопасно переводить средства физическим лицам
• Список рискованных операций для ООО и ИП в 2024 году
• Размеры штрафов, применяемые к организациям и индивидуальным предпринимателям за нарушение налоговых, кадровых и других правил, уникальны для каждого случая.

Архивирование документов в небольшой организации

Многие небольшие компании не имеют отдельного помещения для хранения документов и не назначают специалиста по архивированию. Всю работу по этому вопросу возлагают на одного сотрудника. Роль архивариуса или секретаря может быть поручена такому сотруднику.

Для этого специалисту важно ознакомиться с нормативными документами, регулирующими порядок и сроки хранения бумаг:

• федеральный закон № 125 от 22 октября 2004 года;
• новый приказ Росархива № 236 от 20.12.19 года;
• документ Главархива № 263 от 05.09.85.

Эти нормативные акты содержат инструкции по архивированию и хранению документов. Сотрудник, ответственный за подготовку и хранение документов, должен разделить все бумаги на:

• завершенные в делопроизводстве;
• текущие, которые до сих пор используются в работе.
• Временные рамки сохранения кадровых и бухгалтерских документов в период с 2020 по 2021 годы
• Инструкция о том, как осуществить уничтожение устаревших бухгалтерских документов

Допускается ли привлекать к работе сторонних специалистов

• Если компания является крупной, и за год накапливается большое количество документов, которые сложно систематизировать самостоятельно, так как это потребует отвлечения сотрудников от операционной и управленческой деятельности;
• Если компания решает создать электронный архив с нуля, и объем работы настолько велик, что собственные сотрудники не справятся с ним;
• Если необходимо отправить документы на хранение в государственный архив, для чего требуется наличие высококвалифицированных сотрудников, участвующих в процессе архивирования.

Здесь эксперт рассказывает об 12 способах экономии на налогах.

Штрафы за нарушение правил архивного хранения

Нарушение правил передачи и архивного хранения документов или их отсутствие относятся к административному правонарушению, которое предусматривает наложение штрафов в соответствии со статьей 13.25 КоАП. Физическое лицо может быть обязано заплатить штраф в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей. Юридическое лицо может быть обязано заплатить штраф в размере от 200 до 300 тысяч рублей.

Архив организации: правила хранения и архивации документов

В данной статье вы узнаете, как налаживать собственный архив в организации и какие компании обязаны этим заниматься. Разберемся, какие помещения подходят для архивов, кого следует назначать на работу в архиве и кто из сотрудников отвечает за передачу дел на архивное хранение.

В рамках данной статьи рассматриваются следующие вопросы:

• Определение архива в организации – что это
• Функции архива в организации
• Обязанности организаций по созданию архивов
• Пошаговая инструкция по созданию архива в организации с нуля
• Новые требования к хранению и архивации документов
• Ответственность за нарушение архивного хранения документов в организации

Организационные архивы представляют собой структурные подразделения организации, которые занимаются сохранением, комплектацией, учетом и использованием архивных документов (см. пункт 9 часть 1 статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Деятельность архивов организаций регулируется Федеральным законом от 22.10.2204 № 152-ФЗ «Об архивном деле», Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, а также внутренними документами компании.

Акт о конфискации документов. Получите образец от опытного специалиста

Функции архива организации

Функции и задачи архива организации определяются ее руководителем в Положении об архиве (п. 1.5 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Прежде чем определить функции архива организации, необходимо решить, какие задачи он будет выполнять.

К обычным задачам архива относятся:

• наполнение архива документами;
• сохранение и учет принятых на хранение документов;
• организация практической работы, связанной с использованием документов, которые хранятся в архиве;
• контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, выбор и подготовка их к передаче на архивное хранение.

Согласно этим задачам архив выполняет следующие функции:

• По окончании делопроизводства архив принимает и хранит документы, обработанные в соответствии с правилами.
• Архив организует работу по составлению списков документов постоянного хранения и личного состава.
• Архив осуществляет учет временных дел в структурных подразделениях.
• Архив обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.
• Архив ведет учет выдачи и возврата архивных дел и документов.

Эксперты Системы Кадры разработали образец Положения об архиве, соответствующий требованиям законодательства о архивном деле на 2022 год.

Какие организации обязаны создавать архивы

Государственные органы и органы местного самоуправления, такие как муниципальный район, округ, городской округ и внутригородской район, обязаны создавать свои собственные архивы в соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Другие организации, в том числе коммерческие и бюджетные, имеют право создавать архивы для хранения документов, включая те, которые не являются государственной или муниципальной собственностью, согласно части 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Узнайте в журнале «Кадровое дело»: Что проверить в архиве из-за новых штрафов за персданные

Как создать архив организации с нуля: пошаговая инструкция

Шаг 1. Отводите отдельное здание или помещение для архива. Помимо хранилища, следует предусмотреть место, где сотрудники архива будут выдавать документы, а также рабочие комнаты, где сотрудники будут работать с документами.

Важно! Нельзя размещать хранилище архива рядом с лабораторными, производственными и бытовыми помещениями, и они не должны иметь общей вентиляции. Хранилище должно иметь несгораемые стены и огнестойкие перекрытия, способные выдержать воздействие огня в течение не менее двух часов. Кроме того, запрещено проводить в хранилище трубы с водой (п.

2.17 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Необходимо иметь в хранилище естественную или искусственную вентиляцию для циркуляции воздуха, а также поддерживать стабильную температуру и влажность. Кроме того, требуется установить систему очистки воздуха от пыли (п. 2.19 Правил, утв.

приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Шаг 2. Определите сотрудников, которые будут работать в архиве. На эту роль подойдет должность архивариуса.

Скачайте образец трудового договора с архивариусом от эксперта

Скачайте образец должностной инструкции архивариуса от эксперта

Узнайте в Системе Кадры: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации