Списывание трудовых книжек

Организации серьезно относятся к обработке бланков и вкладышей трудовых книжек. Испорченные бланки нельзя просто так уничтожить или списать – для этого необходимо сначала составить акт на списание трудовых книжек. Это требование установлено в пункте 42 Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.

В каких случаях можно списать трудовые книжки?

Акт на списание трудовых книжек составляют в следующих ситуациях:

• когда бланки трудовых книжек с годами утратили надлежащий вид;
• при ненадлежащем заполнении новых книжек сотрудниками отдела кадров;
• из-за повреждения документов под воздействием влаги в помещении;
• из-за повреждения результате неаккуратного обращения;
• при повреждении из-за природных катастроф (наводнений, землетрясений и т.д.);
• при повреждении из-за техногенных катастроф и аварийных ситуаций.

Как происходит списание?

Для уничтожения бланков строгой отчетности в организации требуется создание специальной комиссии. Основная задача этой комиссии заключается в подтверждении законности списания трудовых книжек и факта их уничтожения. Стоит отметить, что состав комиссии не регулируется законодательством, поэтому руководитель компании вправе самостоятельно выбирать ее участников.

В таком качестве могут выступать бухгалтеры, юристы или другие специалисты.

Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, которые подлежат уничтожению, и присутствуют на самой процедуре уничтожения. Заключительным этапом является заполнение и подписание акта уничтожения и акта списания трудовых книжек всеми членами комиссии. Пример таких актов представлен ниже.

В качестве доказательства к акту можно приложить оригинальные номера трудовых книжек, вырезанных из списанных бланков.

Утверждение акта не осуществляется в соответствии с действующим законодательством, поэтому часто его составляют в произвольной форме. Акт необходимо напечатать на листах формата А4 в двух экземплярах. В случае отсутствия бланков можно заполнить его вручную.

В документе требуется указать следующую информацию:

• название организации;
• название самого документа;
• дату составления;
• количество списанных трудовых книжек, их серии и номера, а также причины списания каждой из них;
• состав комиссии;
• подпись каждого участника комиссии.

Обязательно заверите документ печатью организации. Сохраняйте акт не менее 5 лет.

Проводки по списанию трудовых книжек

Необходимо учесть проведенную процедуру в бухгалтерском учете. Для этого составляются проводки для списания трудовых книжек. Используется забалансовый счет 006 для учета бланков строгой отчетности.

Рассмотрим основные проводки для списания трудовых книжек:

• Дебет 10, Кредит 60 — организация приняла к учету приобретенные бланки трудовых книжек;
• Дебет 19, Кредит 60 — отражен НДС;
• Дебет 68, Кредит 19 — налог принят к вычету;
• Дебет 006 — трудовые книжки приняты к учету на забалансовом счете;
• Кредит 006 — документы списаны с забалансового счета после их уничтожения.

Пример акта на списание трудовых книжек

В КонсультантПлюс можно найти дополнительные детали по данной теме.
Вы можете воспользоваться пробным бесплатным доступом к системе на продолжительность в 2 дня.

Списание выданных трудовых книжек

• Трудовая книжка:
• Акт об отказе в получении трудовой книжки
• Акт об уничтожении трудовой книжки
• Акт приема передачи трудовых книжек
• Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
• Благодарность в трудовую книжку
• Показать все
• Трудовая книжка:
• Акт об отказе в получении трудовой книжки
• Акт об уничтожении трудовой книжки
• Акт приема передачи трудовых книжек
• Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
• Благодарность в трудовую книжку
• Показать все

Судебная практика

Постановление Суда апелляционной инстанции №13 от 15.02.2023 года по делу №13АП-464/2023 по категории «Банкротство гражданина».
Требования кредиторов: Включение в реестр требований кредиторов требования, не подтвержденного залогом имущества должника.
Обстоятельства: Требования кредитора основаны на невыполнении должником обязательств по возврату займа, уплате процентов за пользование займом и неустойки, обеспеченных поручительством.
Решение: Отказано. Суд первой инстанции правильно указал на то, что представленные документы не подтверждают утверждение кредитора о наличии достаточных средств для выдачи займа. Договоры купли-продажи недвижимости (включая заключенные от имени матери кредитора) без дополнительных доказательств (расписок о получении денежных средств по этим договорам, 3-НДФЛ декларации о доходах, 2-НДФЛ справки о доходах, трудовые книжки, кредитные договоры, выписки о движении денежных средств в случае списания со счета заявителя с целью предоставления их должнику и др.) не подтверждают финансовую возможность кредитора предоставить займ в заявленном размере.

Решение, принятое Тринадцатым арбитражным апелляционным судом 10.02.2023 г. в деле N 13АП-42021/2022 по делу N А56-91564/2021/тр.10, относится к категории споров по банкротству гражданина.Один из кредиторов требует включить свое требование в реестр требований кредиторов, которое не обеспечено залогом имущества должника.

Кредитор основывает свое требование на неисполнении должником обязательств по возврату заемных денежных средств. Однако он не представил доказательства наличия финансовой возможности предоставления займа.Основным аргументом суда первой инстанции при отказе удовлетворить требование кредитора было отсутствие подтверждающих документов, которые бы указывали на наличие у него достаточного количества денежных средств для выдачи займа в размере 2 100 000 руб. Действительно, сам по себе договор купли-продажи квартиры на сумму 2 000 000 руб.

не является достаточным доказательством финансовой возможности предоставления займа. При этом кредитор не представил иных документов, таких как декларации о доходах 3-НДФЛ, справки о доходах 2-НДФЛ, трудовая книжка, кредитные договоры, выписки о движении денежных средств и другие, которые могли бы подтвердить наличие у него финансовой возможности предоставить займ в требуемом размере.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Вопросы учета, хранения и выдачи трудовых книжек стали типичными в нашей сфере деятельности. Издательство «Главная книга» в своей публикации настоящего года раскрывает тему списания бланков трудовых книжек в прочие расходы. В соответствии с пунктом 2 ФСБУ 5/2019 данный процесс делается сразу при поступлении и аналогичен списанию малоценных основных средств.

Светлана Зимина, в своей статье для журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» (2022, выпуск №12), касается вопросов испорченных бланков трудовой книжки и их вкладышей. В ней поднимаются такие вопросы: в каких случаях бланки считаются испорченными, кто принимает решение об их уничтожении, как составить акт об уничтожении и нужны ли дополнительные документы. Также рассматриваются варианты исправления записей, если ошибочно были внесены сведения о выданной трудовой книжке или вкладыше.

В статье даются образцы приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша, а также примеры заполнения приходно-расходной книги по учету бланков и книги учета движения трудовых книжек.

Нормативные акты

Министерство обороны РФ издало приказ от 28.03.2008 N 139, которым утверждены формы документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации. Эти документы, такие как дипломы, бланки удостоверений, трудовые книжки и их вкладыши, талоны технического осмотра, государственные жилищные сертификаты и другие, должны быть выданы непосредственно их получателям. При необходимости должен быть оформлен акт на основании документов, подтверждающих передачу бланков их получателям.

Правовые ресурсы

• Уникальные публикации
• Самые важные статьи и актуальные законы
• Обзоры нормативно-правовых актов
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Проекты законов и законодательная работа
  • Другие обзоры
• Правовые сроки
• Бланки и образцы документации
• Полезные рекомендации

Порядок списания

Чтобы списать и уничтожить трудовые книжки, необходимо сформировать специальную комиссию. Она будет подтверждать необходимость списания книжек. Комиссия может быть сформирована по усмотрению руководства организации, так как законодательно не предусмотрено ее составление.

Обычно в состав комиссии входят кадровый работник, бухгалтер и руководитель.

Члены комиссии должны провести инвентаризацию трудовых книжек и приложений к ним, убедиться в законности уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как составить акт на списание трудовых книжек

Документ необходимо оформить по произвольной форме, однако важно учесть наличие определенных обязательных элементов.

Структура данного документа следующая:

1. В правом верхнем углу следует написать слово «Утверждаю», а также указать данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
2. Далее необходимо указать название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
3. Необходимо указать город, где была проведена данная процедура, а также дату подписания акта.

Обратите внимание! Не запрещается добавить в текст таблицу, в которой можно укзаать информацию о каждой трудовой книжке: серию, номер и причины повреждения бланка.

Как уничтожают документы

Бумаги, которые сломаны, подвергаются процессу измельчения с использованием специального аппарата — шредера, или они подвергаются сжиганию. В случае, если количество документов, которые необходимо уничтожить, невелико, можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на небольшие части. Если имеется большое количество документов, можно обратиться к организациям, которые занимаются архивным хранением и уничтожением таких документов.

Как исправить ошибку в акте

Если в процессе создания акта была допущена и обнаружена ошибка, ее следует исправить по следующему порядку:

• Аккуратно зачеркнуть ошибку;
• Надписать верный вариант сверху;
• Поместить рядом отметку «Исправленному верить»;
• Подписываются участники комиссии.

Если в документе обнаружено множество неточностей и ошибок, создается новый документ, а старый уничтожается.

Какова процедура списания испорченной трудовой книжки?

Необходимо ли в организации сохранять неиспользованные бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и если да, то в каком объеме? При заполнении первой страницы новой трудовой книжки возникли недочеты. Каков порядок списания поврежденной трудовой книжки?

Решения Консультант Плюс для Бизнеса

У нас вы можете приобрести различные комплекты Консультант Плюс по цене официального представительства, без наценок.

Более 80% наших клиентов выбирают именно этот пакет. Звоните, чтобы узнать специальную цену, которая вас приятно удивит!

У нас есть полная и актуальная информация, а также поддержка экспертов Консультант Плюс. Мы предлагаем специальные условия для подключения.

Хотите сэкономить? Соберите свой оптимальный комплект Консультант Плюс!

Ответ:

Необходимо самостоятельно определить количество бланков трудовой книжки и вкладышей в соответствии с числом сотрудников и текучестью кадров. Если при заполнении титульного листа новой трудовой книжки совершили ошибки, для списания испорченной книжки нужно оформить акт.

Пройдите тест и узнайте стоимость
Вашего комплекта Консультант Плюс

Пожалуйста, ответьте на 6 вопросов. Это займет всего несколько минут.
Во время этого опроса мы определим наиболее подходящую для вас комплектацию Системы Консультант Плюс и рассчитаем ее стоимость.

Обоснование:

В соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), работодатель обязан всегда иметь достаточное количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Эта норма требует, чтобы работодатель хранил непустые, готовые к заполнению бланки трудовых книжек и соответствующие вкладыши.

По нашему мнению, работодатель должен самостоятельно определить необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей, исходя из численности сотрудников и текучести кадров.

В дополнение к акту можно также приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и их вкладыши, что далее подтвердит их факт уничтожения.

Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Хотя информация о работе и стаже каждого сотрудника сохраняется в электронном виде, все еще многие предпочитают вести свои трудовые книжки на бумаге. Компании заполняют и хранят их у себя. Эти документы считаются строго секретными и нужно знать, как правильно избавиться от испорченной трудовой книжки, не нарушая законодательство.

В каких случаях требуется оформление списания бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Бланк формуляра подлежит списанию в следующих случаях:

• повреждение при первоначальном заполнении (например, сотрудник по кадрам ошибочно указал фамилию работника или дату рождения);
• потеря презентабельности (загрязнение, разрыв, ожог или залитие жидкостью);
• он более не нужен бывшему сотруднику и прошло 50 лет (75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003) — п. 449 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 .

Может пригодиться: как восстановить трудовую книжку

ВНЕЗАПНО!

Со 1 января 2025 года вступили в силу новые формы, но старые бланки сохраняют свою действительность. Их нельзя уничтожать и их можно использовать без ограничений по времени (пункт 3 Постановления Правительства № 1250 от 24.07.2021).

Как списать старые бланки трудовых книжек и вкладышей

Когда возникает ситуация, описанная выше, возникает вопрос о том, как провести процедуру списания и кто должен нести ответственность за нее. Поскольку документы строгой отчетности нельзя просто выбросить, процедура состоит из следующих этапов:

1. В организации формируется комиссия. Ее состав не регламентирован и обычно включает в себя заместителя директора, специалиста отдела кадров, секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и так далее.
2. Комиссия проводит инвентаризацию бумаг и подтверждает, что они подлежат уничтожению (проверяется срок хранения, допущенные ошибки, внешний вид).
3. Члены комиссии составляют акт о порче бланка и все его подписывают.
4. Списанные бумаги физически уничтожаются.

Интересный факт: как заверяется копия трудовой книжки

Акт оформляется после инвентаризации для списания.

Форма документа может быть произвольной, но рекомендуется указывать следующую информацию:

• название организации;
• название документа, дата составления и номер;
• место составления;
• фамилии, имена, отчества и должности членов комиссии;
• дату или временной интервал, когда документы были испорчены;
• причину порчи бланков;
• название, реквизиты и количество испорченных документов;
• способ уничтожения форм;
• подписи членов комиссии.

Чтобы увидеть пример причины списания трудовой книжки в акте и полный акт, посмотрите ниже.

ООО «Ppt.ru»

31.10.2023 года в 10:30 составлен данный акт о следующем.

Комиссия составлена:

Участники комиссии:

Матросова Ю.В., специалист по кадрам;

Коньков С.П., бухгалтер.

Комиссия пришла к выводу, что с 01.10.2023 по 31.10.2023 гг. в ООО «Ppt.ru» были повреждены бланки трудовых книжек:

• 1 бланк: серия ТК № 123456, причина — неправильное заполнение графы «Фамилия»;
• 1 бланк: серия ТК-III № 234567, причина — документ стал старым и порвался.

Комиссия одобрила факт повреждения указанных бланков и приняла решение об их уничтожении.

Согласно протоколу от 31.10.2023 года, бланки были уничтожены путем измельчения с использованием бумагорезательной машины.

Председатель: Пэпэтэшин / П.П. Пэпэтэшин

Члены комиссии: Матросова / Ю.В. Матросова

Коньков / С.П. Коньков

Важно знать, как сделать оформление электронной трудовой книжки

Поскольку вкладыш также является важным документом, который требует строгой отчетности, процедура его уничтожения выполняется аналогично.

В заключение каждого месяца предусмотрено, что сотрудник, отвечающий за эти задачи, представляет в бухгалтерию отчет о нерасходованных бланках и о суммах, полученных за их оформление. С целью подготовки к этому отчету возможно составление акта об остатке документов.

Процедура утилизации трудовых книжек и вкладышей к ним

Существует различные методы уничтожения документов, которые предотвращают возможность их прочтения или восстановления информации. Некоторые из них:

• Сжигание в печи или огнеупорном контейнере (хотя это самый непопулярный и небезопасный способ);
• Измельчение без использования специальных приборов (резание или разрывание ножницами или канцелярским ножом);
• Измельчение с использованием бумагорезательной машины (шредера);
• Передача в организации, специализирующейся на хранении и уничтожении документов.