Подача заявления на неоплачиваемые отгулы

Пожалуйста, предоставьте сотруднику возможность неоплачиваемых отгулов по его письменному запросу. Оформите отпуск за ваш счет путем выдачи отдельного приказа и сделайте соответствующую запись в его личной карточке. Мы расскажем вам все о возможности отпуска без сохранения заработной платы в 2023 году.

Отпуск без сохранения заработной платы в 2023 году: заявление и оформление

Пожалуйста, предоставьте сотруднику возможность неоплачиваемых отгулов по его письменному запросу. Оформите отпуск за ваш счет путем выдачи отдельного приказа и сделайте соответствующую запись в его личной карточке. Мы расскажем вам все о возможности отпуска без сохранения заработной платы в 2023 году.

Сколько дней длится отпуск без сохранения заработной платы в 2023 году

В отечественном трудовом законодательстве нет ограничений на продолжительность неоплачиваемых отгулов, то есть отпуска за свой счет, для сотрудника.

Длительность такого отпуска определяется по соглашению между работодателем и сотрудником компании. Работодатель может предоставить отгулы на несколько дней, недель, месяцев или даже несколько лет. Правила для этого установлены в статье 128 ТК РФ, однако есть некоторые исключения.

Речь идет о тех отпусках, которые предоставляются работодателем без сохранения заработной платы, согласно действующему законодательству. Минимальная продолжительность такого отпуска определена во второй части статьи 128 ТК РФ, однако соглашением сторон можно увеличить время неоплачиваемого отпуска.

Принципиально, скольким отгулам не было выплачено, процедура их документального утверждения остается неизменной. Необходимость получения отпуска за свой счет возникает после подачи письменной заявки со стороны сотрудника. Именно в этой заявке работник указывает продолжительность неоплачиваемого отдыха в 2023 году.

Важно! Заявление без указания даты окончания собственного отпуска оформить нельзя. Если необходимо, можно оформить еще один период безвозмездного отдыха после окончания первого, сохранив свою заработную плату.

Инструкция, как оформить отпуск без сохранения заработной платы в 2023 году

Для работодателя важно правильно оформить неоплачиваемый отпуск в 2023 году. С целью уменьшения вероятности возникновения конфликтов с сотрудниками и претензий со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ), рекомендуется придерживаться следующего последовательного ряда шагов.

Шаг №1. Получите заявление от работника

Если сотрудник желает получить отпуск за свой счет по уважительной причине, то требуется запрашивать у него письменное заявление. Пример такого заявления выглядит следующим образом:

Директору ООО «Альфа» А.В. Львову
от кассира А.В. Дежневой

Неоплачиваемый отпуск предоставляют сотруднику только по его письменному заявлению. Все необходимые кадровые документы оформляются после получения заявления от сотрудника.

Шаг №2. Проверьте основания и согласуйте даты

В случае предоставления отпуска без сохранения заработной платы, работник обязан указать причину такого отпуска в своем заявлении. Если причина отпуска является законной, работодатель не имеет права отказать в его предоставлении. Полный список оснований для предоставления неоплачиваемого отпуска в 2023 году размещен на сайте Главбух.

Шаг №3. Издайте приказ

Исходя из заявления работника, составьте приказ о предоставлении отпуска за его счёт. Унифицированная форма указанного приказа о предоставлении отпуска согласно форме № Т-6 была утверждена Госкомстатом 05.01.2004 номер 1.

Возможно использование формы приказа, разработанной внутри компании работодателя. Если вы планируете использовать такую форму, убедитесь, что в ней присутствуют все необходимые реквизиты. Имейте в виду, что приказы на отпуск, делаемые за свой счет, должны храниться:

• не менее 75 лет в случае, если они были созданы до 2003 года;
• не менее 50 лет в случае, если они были созданы после 2003 года.

Шаг №4. Заполните табель рабочего времени

Отражение отпуска без сохранения зарплаты в унифицированной форме табеля учета рабочего времени Т-12 осуществляется с помощью буквенного кода «ОЗ» (цифровой код «17»), который работодатель обязан предоставить. В случае предоставления отпуска по соглашению сторон используется буквенный код «ДО» (цифровой код «16»). Все условные обозначения можно найти в справочнике.

Работодатель имеет право использовать свою форму табеля учета рабочего времени. Если вы используете разработанную самостоятельно форму табеля, укажите утвержденные работодателем буквенные коды для обозначения отпуска без сохранения зарплаты. Применение данных кодов основано на постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1, части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждено письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Шаг №5. Оформите иные кадровые документы

Отпускной стаж и отпуск за свой счет в 2023 году

При определении продолжительности стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, важно учесть отпуск, оплачиваемый самим работником, который превышает 14 дней. Также следует учитывать отпуск, оплачиваемый самим работником и не превышающий 14 календарных дней в течение года, так как он также входит в рабочий стаж и даёт право на ежегодный оплачиваемый отпуск (согласно статье 121 Трудового кодекса). При расчете пособий не исключайте дни отпуска, оплачиваемого самим работником, из страхового стажа.

Штрафные санкции для работодателя

Трудодатель не имеет права отправлять работников в неоплачиваемые отпуска по своей собственной инициативе. Также работодатель не может отказать в оплате отпуска, который является обязательным согласно действующему законодательству, например, при регистрации брака, рождении ребенка или смерти близкого родственника (часть 2 статьи 128 Трудового Кодекса).

За нарушение правил предоставления отпуска за свой счет предусмотрена ответственность в соответствии с частью 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях:

• для должностных лиц организации (руководителя) — предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей (повторное нарушение влечет штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
• для предпринимателей — штраф в размере от 1000 до 5000 рублей (повторное нарушение влечет штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей);
• Организации, нарушающие правила, будут оштрафованы в размере от 30 000 до 50 000 рублей (при повторном нарушении штраф составит от 50 000 до 70 000 рублей).

Если работодатель имеет право предоставить отпуск за свой счет, то отказ в отпуске не приведет к наложению штрафа.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Работодатель автоматически предоставляет отпуск за свой счет, когда сотрудник подает соответствующее заявление. Такое заявление можно составить по своему усмотрению. В нем необходимо указать причину, по которой работник хочет взять отпуск без сохранения заработной платы, а также указать количество дней, на которые запрашивается отпуск.

Примером такого заявления на отпуск за свой счет можно ознакомиться внизу данной статьи.

Когда потребуется заявление на отпуск за свой счет

Если сотрудник просит отпуск без сохранения заработной платы, то это может быть связано с:

• вступлением в брак;
• появлением ребенка;
• смертью и похоронами родственника и другими семейными обстоятельствами.

Справочник. Кому и сколько дней неоплачиваемого отпуска обязан предоставить работодатель

Форма заявления на отпуск без сохранения зарплаты

Вы можете сформулировать заявление о предоставлении отпуска за свой счет в любой форме. Основное требование Трудового Кодекса не предусматривает обязательство сотрудника представлять документы, подтверждающие его право на отпуск (письмо Минтруда от 30.08.2019 № 14-2/ООГ-6315).

Если вы бухгалтер, в Системе Главбух есть подсказки, которые помогут вам определить, какие документы необходимо оформить при отпуске за счет сотрудника. Вы также можете узнать подробности о том, когда необходимо представить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты. Если вы хотите узнать, можно ли одним приказом оформить отпуск за свой счет на несколько месяцев или лет, или на какой срок можно взять отпуск за свой счет, в Системе Главбух также есть подробности, которые помогут вам разобраться.

Как правильно написать заявление за свой счет

Перед составлением заявления за свой счет, необходимо знать, какие информационные данные требуется указать. Среди обязательных данных:

• Ф. И. О. должностного лица, на имя которого оформляется заявление;
• Ф. И. О. сотрудника;
• табельный номер и другая информация о сотруднике;
• причина предоставления отпуска за свой счет;
• продолжительность отпуска за свой счет.

В основной части заявления можно использовать такую фразу: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы. ». После этого указывается причина.

Пример заявления за свой счет

Какие документы нужно приложить к заявлению на отпуск за свой счет

Для того чтобы подтвердить свое право на оплачиваемый отпуск, рекомендуется предоставить копии необходимых документов вместе с заявлением. Это позволит снизить возможность злоупотреблений и споров с работником и трудовой инспекцией относительно законности предоставления отпуска.

В коллективном договоре или местном нормативном акте работодатель имеет право установить список таких документов. Например, если произошла смерть близкого родственника, то можно подтвердить факт смерти путем предоставления копии свидетельства о смерти. Факт родства можно подтвердить копиями свидетельств о рождении, браке, официальных документов об усыновлении (удочерении), судебных решений об усыновлении (удочерении), справок, выданных ЗАГСом или другим учреждением с архивами и другими подобными документами.

Инструкция для составления заявления на отпуск, оплачиваемый собственными средствами

Представим примеры заявления о предоставлении отпуска за собственную стоимость.

Как правильно написать заявление за свой счет

Перед составлением заявления за свой счет, необходимо знать, какие информационные данные требуется указать. Среди обязательных данных:

• Ф. И. О. должностного лица, на имя которого оформляется заявление;
• Ф. И. О. сотрудника;
• табельный номер и другая информация о сотруднике;
• причина предоставления отпуска за свой счет;
• продолжительность отпуска за свой счет.

В основной части заявления можно использовать такую фразу: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы. ». После этого указывается причина.

Пример заявления за свой счет

Как оформить реквизиты и текст заявления

Обычно заявление составляют в свободной форме, определенной нормативными актами предприятия. Возможно его заполнение вручную или набор текста на компьютере с последующей печатью на листе А4. Однако следует учитывать, что заявление является документом, которому придают юридическую силу оформление, обязательные данные и определенная структура.

Каждый сотрудник должен знать, как правильно составить заявление, чтобы быть уверенным, что его обращение будет рассмотрено.

1. Информация о получателе и заявителе (так называемая «шапка»).
2. Наименование документа.
3. Формулировка просьбы или предложения.
4. Дата подачи.
5. Подпись заявителя.

Как правильно написать «шапку» в заявлении

Информация о получателе документа, а также информация об авторе документа размещается в «шапке». «Шапка» размещена в правом верхнем углу документа. Заявление является официальным документом, поэтому информация о получателе должна быть полной:

• должность получателя;
• название организации;
• фамилия, имя, отчество получателя.

Имя и должность пишутся в дательном падеже (отвечают на вопрос «Кому»).

Пример «шапки» заявления

Если сотрудник организации составляет заявление, то в информации о заявителе следует указать его должность, фамилию и инициалы. Если кандидат подает документ для вакансии, то достаточно указать только его фамилию и инициалы. Должность, на которую претендует соискатель, будет упомянута в основном тексте.

Обычно перед информацией о заявителе ставится предлог «от» согласно правилам русского языка.

Как правильно написать наименование документа

Обязательно нужно указать наименование. Правила заполнения обязательных реквизитов определены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с ними, наименование следует записывать заглавными буквами посередине строки, отступив от заголовка на 1-2 интервала.

Так как наименование является заголовком, точку после него ставить не требуется.

Как правильно написать основную часть заявления

Начало данного раздела предполагает использование красной строки в тексте. В основном, деловая бумага предназначена для передачи просьбы. Поэтому важно начинать основную часть с ключевого слова «Прошу».

Если ваша просьба является типовой и связана с регулярно возникающими плановыми событиями, например, запросом на ежегодный отпуск, то ее не нужно аргументировать. Достаточно указать даты начала и окончания отпуска. Не существует специальных правил, установленных законодательством, относительно правильного написания заявления на отпуск.

Пример основной части заявления

Если речь идет о нестандартной просьбе, например, о предоставлении внепланового отпуска без выплаты заработной платы по семейным обстоятельствам, то необходимо дать объяснение причин и, в некоторых случаях, предоставить подтверждающие документы и ссылаться на них в основной части текста.

Пример заявления о предоставлении оплачиваемого отпуска на один день

В некоторых ситуациях, когда просьба работника может нарушить производственные планы, необходимо дать более подробное описание возникших причин. От этого зависит решение работодателя по поводу принятия положительного ответа на заявление сотрудника.

Пример заявления о введении неполного режима работы

Как правильно написать дату в заявлении

Обычно после основной части заявления дату подачи указывают и выравнивают по левому краю. Можно использовать один из двух форматов представления даты:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД месяц ГГГГ.