Сведения о трудовом стаже необходимо предоставлять различным организациям и учреждениям. У каждого случая имеются свои особенности и требования, однако общие правила форматирования универсальны.
Общая структура справки с места работы
Независимо от целей получения информации, обязательно указываются следующие детали:
- реквизиты организации, которая выдала информацию,
- дата составления документа,
- запрашиваемые данные,
- подпись руководителя организации.
Унифицированной формы для данного документа не существует, поэтому каждая компания должна разработать свой бланк, но с сохранением обязательных реквизитов.
Оформлением справки занимается соответствующее структурное подразделение, которое обладает необходимой информацией. Например, информацию о заработной плате предоставляет бухгалтерия, а о стаже работы — кадровая служба.
ВАЖНО. Справка должна быть составлена в течение трех рабочих дней (согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ) после письменного или устного обращения работника.
Справка с места работы: срок действия
Срок действия этого документа устанавливается предприятием, которое затребовало его. Обычно он ограничивается 2 неделями. В течение этого времени работник должен отправить запрос, получить заполненный документ и предъявить готовую справку по указанному месту.
Сообразно требованиям РФ, бывший служащий имеет возможность обратиться к прежнему работодателю с просьбой предоставить неотложное удостоверение, однако исключительно относительно заработной платы (эта информация может оказаться необходимой для субсидий, пенсий и других социальных выплат). Данные находятся в архиве компании.
Справка в суд
Чаще всего, судебным органам требуется получить информацию о размере доходов за последние три месяца. Это необходимо с целью:
- установления нужной суммы алиментов;
- определения сроков и способов возмещения ущерба;
- принятия решения о наложении административных санкций.
Иногда такие данные требуется для определения местонахождения человека в определенный период времени.
Большинство посольств требуют предоставить справку, в которой указаны срок работы в данной организации, размер заработной платы и гарантия сохранения рабочего места на время поездки.
На бланке обязательно должны быть указаны:
- реквизиты компании,
- дата подписания,
- исходящий номер документа,
- стаж работы в организации с указанием номера и даты трудового договора,
- ежемесячная зарплата,
- информация об отпуске во время поездки,
- гарантия сохранения рабочего места.
Часто к справке прикладывают форму 2-НДФЛ, подтверждающую уровень доходов.
Справка с предыдущего места работы
При увольнении из организации, работнику вместе с трудовой книжкой предоставляются данные о его доходах за два предшествующих года согласно форме 2-НДФЛ. Эти сведения необходимы для последующего расчета больничных и других социальных выплат.
В случае необходимости бывший сотрудник обращается в письменной форме к организации, и ему в течение трех дней выдают запрошенный документ.
Для определения социального статуса семьи и назначения необходимых пособий и льгот в органах социальной защиты требуются данные о доходах семьи за последние три месяца. Эта информация оформляется в свободной форме и должна быть подписана руководителем организации.
Справка с места работы: ошибки при составлении
При составлении справки с работы иногда встречаются ошибки, которые возникают из-за невнимательности. Поэтому каждый работник обязан внимательно проверить всю информацию перед получением справки.
Если справка оформляется для получения детских пособий вторым родителем, важно указать, что работник не оформлял эти выплаты и не получает их. Если этот пункт отсутствует, справка становится бесполезной.
Для чего нужна и как оформить справку с места работы
В большинстве случаев отсутствуют готовые бланки справок и инструкции по их оформлению. Существует только строгий трехдневный срок, в течение которого работодатель должен оформить и выдать справку.
Скачайте образец справки с места работы ➡️
Сотруднику могут понадобиться сведения в различных случаях. Например, они могут быть необходимы для получения социальных выплат, кредита, визы, пособий. Также справка может быть полезна новому работодателю для расчета стажа, определения возможности предоставления стандартных налоговых вычетов и подсчета количества дней отпуска по уходу за ребенком.
Справку могут запросить:
- Новый работодатель, чтобы расчитать стаж работы или восстановить утраченную трудовую книжку. В этом случае справку выдает предыдущий работодатель.
- Третьи лица, такие как банк или органы социального обеспечения. В этом случае справку выдает текущий работодатель.
Справка с места работы: виды
Существует огромное количество разнообразных справок. Понадобиться одни из них постоянно. Например, бухгалтерам приходится регулярно выдавать справки о доходах, а кадровикам – о стаже.
Невозможно перечислить все виды справок и ситуации, когда их необходимо предоставить. Чаще всего работники нуждаются в следующих справках:
Для каких целей нужна: примеры
Справка о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ)
- Заполнение декларации 3-НДФЛ,
- Получение налоговых вычетов,
- Оформление кредита
Справка о заработной плате
- Получение кредита,
- Обращение за социальными выплатами,
- Оформление визы
- Получение отпуска на второй работе (по совместительству)
Справка о характере и условиях работы
- Трудоустройство на работу, связанную с угрозой здоровью или опасностью, в дополнение к основной занятости
О расписании работы
- Определение рабочего времени и времени отдыха на дополнительной работе
О дополнительных оплачиваемых выходных днях при уходе за ребенком-инвалидом
О возможности не использовать отпуск по уходу за ребенком до его полутора лет
- Оформление отпуска по уходу за ребенком вторым родителем
О доходах за два предыдущих года (прежняя форма 182н)
- Получение пособия по нетрудоспособности на новом месте работы
О размере процентной надбавки
- Получение процентной надбавки на новом месте работы – актуально в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях
Справка с места работы: как получить у работодателя
Для получения справки работнику необходимо написать заявление. Существует разнообразие форматов для такого заявления, и каждое из них должно содержать следующие сведения:
- Адресат заявления,
- Автор заявления,
- Наименование документа,
- Текст, содержащий запрос о предоставлении справки,
- Дата написания заявления,
- Подпись работника.
Необходимость написания заявления является обязательной? Нет, работник может обратиться к руководителю, отделу кадров или бухгалтерии с устной просьбой. Для предоставления справки работодателю не требуется наличие письменного заявления от сотрудника.
Однако устная просьба не несет никакой обязанности. Руководитель или ответственный сотрудник не обязаны выдавать справку или могут затянуть сроки ее оформления. Зато письменное заявление обязывает работодателя выдавать справку в течение трех дней.
Обратите внимание на новые правила оформления справок о среднем заработке для службы занятости. С 10 сентября бухгалтерам необходимо использовать новый бланк, который значительно отличается от старого. Также не забывайте, что правила расчета среднего заработка недавно изменились.
Согласно статье 62 Трудового кодекса, работодатель обязан выдать справку в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления.
Кто оформляет справку
Лично руководитель или ответственный сотрудник могут оформить справку. Например, справку о стаже обычно оформляет отдел кадров, а о суммах заработка – бухгалтерия.
Руководитель предприятия или ответственный сотрудник могут подписать справку. Во втором случае подпись ответственного лица ставится на основании доверенности или приказа о предоставлении права подписи.
Бланк справки с места работы
В большинстве случаев у работодателя нет стандартного бланка для оформления справки. Форму справки нужно выбирать следующим образом:
- Сначала стоит проверить наличие типового бланка. Например, для справки о доходах и суммах НДФЛ (2-НДФЛ) существует форма, утвержденная приказом ФНС.
- Если стандартного бланка нет, нужно уточнить у работника, есть ли у него своя форма справки. Например, при получении кредита банк может потребовать справку о доходах по своему образцу. Ее можно загрузить с сайта банка или получить у кредитного специалиста.
- Если нет ни типовой формы, ни бланка работника, нужно оформить справку произвольным текстом.
Как оформить справку с места работы
Для составления справки необходимо использовать официальный бланк предприятия. В случае отсутствия бланка, следует указать наименование, ИНН, КПП и другие реквизиты предприятия в тексте. Обязательными реквизитами справки являются:
- наименование документа,
- дата и место оформления,
- реквизиты предприятия,
- данные работника,
- текстовая часть,
- подпись ответственного лица,
- расшифровка подписи,
- печать предприятия.
Номер справки не является обязательным реквизитом, его проставляют, если на предприятии нумеруют исходящие справки. В справку можно включить любые дополнительные данные, такие как данные исполнителя или получателя.
Дата выдачи справки подтверждает определенный факт. Этот документ не имеет ограничения по сроку действия и является действительным на момент выдачи. Однако некоторые получатели требуют определенные временные рамки.
Например, банк может запросить справку о доходах, которая не старше 10 дней на момент предъявления.
Последние публикации журнала «Зарплата в учреждении»:
Справка с места работы: образец
Руководство сотрудника — один из наиболее популярных документов. В данной статье мы рассмотрим общую структуру справки о работе. Предоставим примеры подобных документов.
Содержание:
- Особенности структуры справки о работе
- Виды справок о работе, используемые в делопроизводстве
- Пример справки о работе
Скачайте примеры справок:
Справка о работе для сотрудника Экспертный образец
Справка о работе с указанием заработной платы Применяйте в своей работе.
Особенности типовой структуры справки с места работы
Справка с работы нужна довольно часто. Ее требуют:
- в консульстве — для оформления визы;
- в суде — при назначении алиментов;
- на новом месте работы — для оформления больничного или отпуска по уходу за ребенком;
- в отделе социальной защиты — для оформления пособия.
Требования к справке в разных инстанциях отличаются. Однако есть типовая структура справки с работы. Она полностью представлена в образце справки о работе, которая предназначена для предъявления по требованию.
Состав и информация о сотруднике в таких документах могут быть разными, но главный элемент — указание, что справка предназначена для предъявления по требованию.
Основные элементы справки с работы:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Ежемесячный оклад;
- Стаж работы;
- Утверждение о необходимости предоставления справки по требованию.
Эта универсальная структура является образцом для написания справки с места работы. Для различных органов и организаций могут добавляться дополнительные формулировки и указания.
Пример справки с места работы
Какие виды справок с места работы встречаются в делопроизводстве
Справка с места работы для судебных инстанций
Обычно в суде требуется предоставить справку о месте работы при рассмотрении вопроса о назначении алиментов. Этот документ подтверждает занятость и доход истца или ответчика, которые обсуждаются на слушаниях. В такой справке обязательно должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество и должность истца или ответчика;
- ежемесячный оклад или среднемесячный заработок;
- стаж работы в организации.
Документ должен быть подписан руководителем компании и заверен печатью фирмы.
Справка с места работы для консульств и посольств
Получение подтверждения о месте работы для получения шенгенской или других виз требует особого подхода. Посольства и консульства обычно положительно реагируют на справки, где указывается, что они предназначены именно для данного учреждения. Также важно, чтобы документ был отпечатан на фирменном бланке компании.
В справке для посольства необходимо указать информацию о доходе (ежемесячный оклад) и подтверждение о продолжении работы сотрудника в компании после поездки.
Задача из практики
Отвечает Валентина Янковая, кандидат исторических наук, доцент.
В июле прошлого года был запущен в действие новый национальный стандарт по формированию документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система правил в информационной сфере, библиотечном и издательском деле. Организационно-управленческая документация. Проект разрабатывал ВНИИ документоведения и архивного дела.
Стандарт был принят приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-2003.
Справка с предыдущего места работы
Часто возникающая ситуация: по приходу на новое место работы необходимо оформить документ об отпуске по болезни или отпуске по уходу за ребенком. Чтобы работодатель смог правильно рассчитать сумму компенсации, ему нужна информация о вашей предыдущей зарплате. В соответствии с приказом Министерства труда от 30.04.2013 г.
№ 182н с изменениями, внесенными приказом Минтруда от 09.01.2017 г. № 1н, утверждена специальная форма справки, которую следует использовать в 2018 году. Пример и ссылка для скачивания представлены ниже:
Пример справки с места работы, подтверждающей стаж работы сотрудника