Каждая компания или предприятие должны вести такой журнал. Практически все входящие и исходящие данные регистрируются при поступлении или отправке из предприятия. Однако необходимо разобраться, какая именно переписка должна быть обязательно зарегистрирована в журнале, а какая не требует учета.
Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов
Обычно руководитель утверждает и прикладывает к должностной инструкции секретаря предприятия список предметов, которые не подлежат регистрации. Такими предметами могут быть:
- Листовки с рекламой;
- Информационные материалы;
- Поздравительные открытки, письма и другие подобные материалы, связанные с праздниками.
Обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, обладающий полномочиями, осуществляет регистрацию остальной корреспонденции.
Его предназначение
Если в организации существует журнал, где фиксируются все входящие и исходящие документы, это позволяет:
- Упростить процесс обработки и учета корреспонденции;
- Сократить сроки выполнения указаний руководителя;
- Повысить дисциплину и эффективность труда в компании.
Иногда в организации бывает довольно большой объем корреспонденции. В таких случаях целесообразно вести три различных журнала:
- Журнал входящих документов;
- Журнал исходящих документов;
- Журнал для внутренних документов.
Все виды журналов можно вести как вручную, заполняя графы обычной ручкой, так и электронным способом с использованием интернета.
Процесс регистрации входящего документа с использованием программы 1С подробно описан в следующем видеоролике:
Форма
Журнал регистрации входящих и исходящих документов должен содержать следующие разделы:
- Порядковый номер входящего или исходящего документа;
- От кого получен документ или кому отправлен;
- Исполнитель, который несет ответственность за документ;
- Дополнительная информация.
В некоторых ситуациях также можно указать куда был отправлен документ. Здесь необходимо указать отдел или офис, куда он был направлен после регистрации в журнале.
Оформление документа
Правила и требования для заполнения журнала
- Прежде всего нужно заполнить титульный лист журнала. Если ваше предприятие ведет отдельный учет входящих и исходящих документов, то в журнале обязательно нужно указать направление учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
- Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Обычно ее заполняют 31 декабря текущего года, чтобы с начала нового года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие прекратило свою деятельность.
- Графу «Ответственный сотрудник за ведение журнала» также нужно заполнить соответствующим образом.
- Необходимо пронумеровать страницы в журнале.
- После подписания документа руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно занести в журнал.
Если речь идет о входящих письмах или документах, то при их регистрации в журнале необходимо поставить отметку об их принятии. В таком случае следует указать номер документа в соответствии с регистрационным порядком, указанным в журнале.
Для внутренних документов существует электронная форма журнала регистрации, в которой описываются их ведение и оформление. Подробнее об этом можно узнать из данного видео:
Исправление ошибок
Чтобы избежать подобных проблем в будущем, обратите внимание на тщательность при заполнении. А если все-таки произошел такой случай, не паникуйте и не спешите. Оцените ситуацию и выберите подходящий способ исправления ошибки.
При сохранении правильной регистрации входящих и исходящих документов и внимательного заполнения журнала, порядок на предприятии обязательно улучшится. Если при проверке со стороны контролирующих органов будет обнаружено, что у вас безупречный порядок в документах, это позволит вам пользоваться их лояльным и уважительным отношением.
Представленный ниже образец поможет вам правильно заполнить журнал регистрации входящих и исходящих документов
Сроки хранения
После закрытия журнала он помещается в архив предприятия и хранится там в течение 3-5 лет. Также документы, такие как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органов государственного контроля, учета бланков строгой отчетности и журнал проверок осуществления воинского учета, хранятся в течение 5 лет. Однако есть такие документы, которые должны храниться постоянно, на протяжении всего времени.
Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и других подобных документов.
В этом случае рекомендуется вести отдельный учет постоянных документов в отдельном журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному варианту.
Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, можно узнать из этого видеоролика:
Вам понравился данный материал? Рекомендуем поделиться им со своими друзьями на популярных социальных платформах:
Также, не забудьте подписаться на обновления нашего сайта в таких соцсетях, как ВКонтакте, Одноклассники, Facebook или Twitter.
Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции
В каждой организации осуществляется учёт и обработка входящей и исходящей корреспонденции. Для регистрации полученных и отправленных писем на предприятиях создаются специальные журналы, в которые заносятся сведения о всех документах. В данной статье расскажем о правильном ведении таких журналов.
Содержание:
- Определение журнала входящей корреспонденции
- Отличительные особенности журнала регистрации входящей корреспонденции
- Способы ведения журнала учета входящей корреспонденции: примеры
- Почему важно регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию в разных журналах
Регистрацией и учетом документов, полученных и отправленных, занимается сотрудник, исполняющий обязанности секретаря или делопроизводителя. При получении писем они классифицируются и назначаются регистрационные номера. Входящие документы передаются руководителю или его заместителю, которые подписывают их исполнителям.
Исходящие документы помещаются в конверты и отправляются по почте. После регистрации письма и присвоения им регистрационного номера соответствующая информация заносится в специальный журнал учета. Входящие и исходящие письма фиксируются в различных журналах.
В крупных организациях, где применяется система электронного документооборота, подобные журналы формируются в электронном формате, но большинство компаний ведут их на бумаге.
Журнал входящей корреспонденции
В специальной тетради проводится учет получаемых писем. В журнале записывается информация о получении корреспонденции и ее последующем распределении внутри организации. Книга может быть в бумажном или электронном виде.
Право выбора способа ведения журнала принадлежит руководству. Электронные журналы позволяют эффективнее систематизировать и искать информацию, поэтому они все более популярны.
Полученную корреспонденцию регистрируют в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Ведение учетной книги упрощает и формализует процесс регистрации входящих писем.
Пример заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции
- Регистрация, учет и последующая обработка поступающих писем и распоряжений;
- Оперативная реакция на требования высшего руководства;
- Контроль выполнения задач в сроки, установленные организацией;
- Выдача справок по полученной документации.
В зависимости от формы организации делопроизводства и численности персонала, журнал ведет секретарь или другой сотрудник административной службы. Если такое подразделение отсутствует, ответственное лицо назначается приказом руководителя и осуществляет регистрацию входящей корреспонденции.
- Семь полезных советов по регистрации документов, чтобы не запутаться в них
Как оформить журнал регистрации входящей корреспонденции
Традиционно журнал учета входящей корреспонденции ведут в обычных общих тетрадях или в книгах формата А4, изготовленных по типографскому способу. В таких книгах присутствует титульный лист, образец заполнения и табличка, в которую заносят данные о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Страницы книги оформлены в виде таблицы.
Фрагмент журнала регистрации входящих писем
Журнал предлагает возможность добавления дополнительных граф, которые будут соответствовать требованиям и особенностям делопроизводства.
Для ведения журнала следует использовать чернила синего, голубого, фиолетового или черного цвета. Использование гелевых ручек не рекомендуется, так как они не гарантируют сохранность информации. Лучше всего выбрать обычную шариковую ручку.
Опыт подтверждает, что бумажный формат журнала наиболее удобен в использовании и надежен в хранении. Единственное ограничение — отсутствие возможности поиска и сортировки информации по заданным параметрам. Для малых и средних предприятий это не является крупной проблемой, в то время как большие организации переходят на электронный формат журнала.
Пример регистрационного журнала в Excel
Само собой, электронный вариант системы регистрации входящей почты имеет свои плюсы и предоставляет дополнительные возможности. Прежде всего, это, безусловно, функция поиска и сортировки по любому полю, ключевым словам, дате, адресату, отправителю и так далее. Вторым преимуществом является возможность сортировки столбцов по тем же параметрам.
Третьим – возможность хранения данных на сервере таким образом, что книгой могут пользоваться одновременно несколько пользователей, имеющих к ней доступ.
Многочисленные преимущества сопровождаются и рядом недостатков. Во-первых, есть опасность потери информации в результате сбоев компьютерной системы и атак вирусов. Во-вторых, существует возможность искажения данных и несанкционированного доступа к ним.
В-третьих, необходимо преодолеть сопротивление старшего поколения сотрудников, которые не желают перейти на электронные системы обработки входящей информации. Все перечисленные причины, а также другие, неупомянутые, объясняют факт того, что многие предприятия до сих пор продолжают использовать бумажную систему регистрации входящей корреспонденции.
- Как правильно составить номер для документа?