Заявление о временном замещении

Когда сотрудник хочет заменить коллегу во время отпуска, нужно составить заявление на замещение.

• Образец и бланк
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасное использование

Что это такое замещение

Временный перевод и совмещение — два варианта замещения на время отпуска. При временном переводе работник полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги и временно выполняет его функции. При совмещении же, человек выполняет работу отдыхающего сослуживца вместе с собственными обязанностями.

Кого можно замещать, условия замещения

Любого сотрудника предприятия можно заменить, даже директора. Главное условие — соответствие квалификации, уровня образования и опыта работника тому должностному положению, на которое он претендует.

Для остальных сотрудников действует та же самая логика: маркетолога может заменить специалист из маркетингового отдела с соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера — работник из отдела бухгалтерии, электрика — другой электрик и так далее.

Вместе с тем, в законодательстве отсутствуют какие-либо предписания относительно вознаграждения – всё остаётся на усмотрение сторон соглашения.

Для чего нужно писать заявление

Желание выполнить функции отсутствующего на рабочем месте человека полностью объяснимо — это позволяет получить дополнительный заработок. Кроме того, временно выполняя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать руководству какие-то новые навыки и умения, заработать дополнительные бонусы.

Однако нельзя просто взять и приступить к выполнению трудовых задач другого человека — сначала необходимо составить соответствующее заявление. Это будет свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые иногда встречаются в организациях, являются незаконными.

Устные договоренности, которые иногда встречаются в организациях, незаконны.

В соответствии с действующим Трудовым кодексом Российской Федерации, руководство организации не имеет права принудительно накладывать на подчиненного исполнение обязанностей его коллег на время отпуска.

Согласно закону, работники обязаны выполнять только те функции, которые определены в их трудовых договорах. Все остальные действия, которые приводят к увеличению объема трудовых обязанностей, они имеют право выполнять только при индивидуальном письменном согласии.

Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока

Как сотрудник организации, так и руководитель имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего работника до истечения его срока. Единственное, что необходимо сделать для этого — уведомить вторую сторону о своих намерениях за три дня. При этом нет необходимости указывать причины такого решения.

Особенности формирования заявления, общие моменты

Если перед вами возникла необходимость составить заявление на временное замещение своего коллеги во время его отпуска, и вы не знаете, как правильно это сделать, рекомендуем ознакомиться с нижеприведенными советами и изучить пример – на его основе вы сможете легко составить свой собственный документ.

Прежде всего, следует ознакомиться с общей информацией, которая относится к подобным документам.

1. В настоящее время нет общепринятого стандартного образца заявления на временное замещение, поэтому его можно написать в свободной форме. Также можно использовать разработанный и утвержденный внутри компании шаблон документа.
2. Для подачи заявления нужно использовать стандартный лист бумаги любого размера (предпочтительно А4 или А5) или специальный бланк, если такое требование установлено предприятием. Заявление можно напечатать на компьютере, но обязательно нужно его распечатать или написать вручную, чтобы подтвердить его подлинность.
3. Бланк нужно создать в двух одинаковых экземплярах. Один экземпляр нужно отдать работодателю, а второй оставить себе, предварительно получив отметку о его передаче представителю организации.
4. Заявление должно соответствовать нормам делопроизводства и содержать определенные сведения. К ним относятся:
   • должность и ФИО руководителя;
   • наименование компании;
   • Информация о занимаемой должности и ФИО сотрудника, которого необходимо заменить;
   • Период времени, в течение которого произойдёт замещение.
   • Наиболее важно получить подпись заявителя, поскольку без неё документ теряет свою законную силу и датировку.

   Остальные детали могут быть добавлены в зависимости от конкретных обстоятельств.

   Бланк должен быть подписан заявителем – без его подписи он не будет иметь юридической силы и датировки.

   

   После составления заявления

   Мнение эксперта

   Иванов Николай Анатольевич

   Когда работник составляет заявление на замещение коллеги во время отпуска, с ним и руководством организации заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

   После этого, на основе заявления, директор издает приказ, в котором указываются наименование замещаемой должности, период замещения и все условия, а также назначается ответственное лицо.

   Когда выходит этот приказ, сотрудник может начать исполнять трудовые обязанности по замещению, а по истечении срока замещения он должен вернуться к исполнению только тех функций, которые указаны в его трудовом договоре.

   Составляем служебку на замещение должности в период отпуска сотрудника + примеры

   Один из основных проблемных вопросов, связанных с управлением в организации, заключается в том, что сотрудник уходит в отпуск, особенно если это высококвалифицированный специалист, занимающийся специфической работой определенного характера — главный бухгалтер, главный инженер, HR-специалист или сам директор. Его обязанности должны быть выполнены каким-то образом, иначе эффективность работы организации на определенном участке может снизиться, поэтому нельзя обойтись без процесса замещения вакансии.

   Для того чтобы предложить руководству достойного кандидата на время отпуска специалиста, составляется служебная записка о временном возложении обязанностей на другого сотрудника. Этот первичный документ становится отправной точкой для всего последующего процесса согласования и оформления.

   

   Документальная форма в 2023 году

   Здесь вы можете ознакомиться с заполненным документом (образец заполнения). Пример представлен ниже на этой странице ↓

   Хотите получить больше информации на эту тему? Прочитайте статью до конца.

   Правовая сторона

   Делегирование дополнительных функций сотруднику всегда сопряжено с определенными сложностями, установленными Трудовым кодексом РФ. Наиболее простой ситуацией является та, когда обязанности уходящего в отпуск специалиста берет на себя его коллега, занимающийся аналогичной работой и обладающий необходимыми навыками и разрешениями. В остальных случаях при выборе временного сотрудника следует учитывать следующее:

   • законодательство устанавливает особые требования к некоторым категориям работников, которые необходимо соблюдать, например, лица с судимостью не могут заниматься педагогической деятельностью ( ТК РФ, ст.331 );
   • женщины не имеют права заниматься работами, связанными с подъемом тяжестей ( ТК, ст.253, ч.2 );
   • иностранцам, находящимся временно в РФ, запрещено заниматься обязанностями, связанными с ведением бухгалтерского учета ( ТК, ст.298 ).

   Если трудовые обязанности на основном месте работы не мешают выполнению частичного замещения, важно помнить о том, что совмещение работ невозможно, если основная или дополнительная работа связана с опасными или вредными условиями.

   Основное условие изменения рабочей нагрузки сотрудника — его письменное согласие и соблюдение требований Трудового кодекса РФ. Исключение возможно только при наличии соответствующего положения в трудовом договоре.

   Служебная записка — это внутренний деловой документ без обязательного законодательного статуса, но ее необходимо оформлять согласно установленным стандартам (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и хранить в кадровой службе не менее 5 лет в соответствии с ФЗ-125.

   Кто и когда создает документ

   Для того чтобы назначить сотрудника временным заместителем во время его отпуска, начальник направляет служебную записку. Порядок подачи таких записок обычно указан во внутренних документах компании.

   Получателем такой записки всегда является директор предприятия, так как именно он будет принимать окончательное решение по данному вопросу.

   Правила составления и оформления

   При создании служебной записки принято использовать специальный шаблон, который разработан и утвержден в организации. Однако такую записку можно написать и свободным стилем от руки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно следует указать следующие моменты в документе:

   • наименование подразделения, от которого исходит служебная записка;
   • тип и название документа;
   • фамилия, инициалы и должность руководителя организации и автора документа;
   • дата создания, подпись составителя;
   • отметки о получении служебной записки (дата получения, внутренний номер).
   Мнение эксперта

   Иванов Николай Анатольевич

   Основной текст следует записывать лаконично, используя ясные и грамотные формулировки, принятые в деловом стиле.

   Образец служебной записки на временное замещение во время отпуска:

   • 7330 просмотров

   Как поручить сотруднику работу за заболевшего и оформить все правильно?

   03.11.2022 По традиции осенне-зимний период сопровождается значительным количеством больничных. На протяжении болезни работника возможно передать его обязанности другим лицам.

   • Во-первых, после получения его письменного согласия;
   • Во-вторых, взамен дополнительной платы.

   Если в трудовом договоре или должностной инструкции работника предусмотрено исполнение обязанностей временно отсутствующих коллег, дополнительная оплата за увеличение объема работ не обязательна, и также не требуется согласие работника.

   Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего

   Если в трудовом соглашении или должностной инструкции отсутствует предусмотренное замещение сотрудников на больничном, и необходимо передать работу заболевшего другому сотруднику, это можно оформить с помощью одного из двух методов, разрешенных статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) Трудового Кодекса Российской Федерации.

   Варианты передачи функций заболевшего работника его коллегам

   1. Временный перевод на свободное место работника, который ушел на больничный отпуска, согласно статье 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации.
   2. Совмещение должностей (своей и заболевшего сотрудника) на основе статьи 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Этот вариант представляется удобным, если объем дополнительных обязанностей невелик.
   3. Найм нового сотрудника на работу. Этот вариант приемлем только в том случае, если болезнь работника продлится несколько месяцев, например, если необходима сложная операция и так далее.

   В данном случае сотрудник, который заменяет больного, выполняет только работу за-болевшего коллеги и получает зарплату в соответствии с выполненной работой. Если новая работа сложнее или объемнее, за нее может быть назначена большая зарплата, которая устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

   Заставить одного работника перевеститься на должность другого нельзя. Порядок перевода регламентирован статьей 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Перевод оформляется только с согласия работника, за исключением чрезвычайных ситуаций (ч.

   2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). И абсолютно недопустимо переводить работника на другую должность, если у него есть противопоказания по состоянию здоровья.

   Если руководитель и работник согласны на перевод, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о замещении на время больничного.

   Период замещения соответствует периоду, в течение которого работник болеет. Тем не менее, следует учитывать, что в Трудовом кодексе РФ установлено ограничение на максимальную продолжительность замещения – 1 год.

   Если дата возвращения заболевшего сотрудника неизвестна, в дополнительном соглашении следует указать, что замещение будет осуществляться до тех пор, пока основной работник не вернется после больничного.

   Необходимости внесения записей в трудовую книжку и предоставления СЗВ-ТД также нет.

   Приказ о замещении

   Вы можете создать свой собственный вариант приказа о переводе или воспользоваться стандартными формами: Т-5 или Т-5а.

   Необходимо предоставить сотруднику приказ, который он должен подписать.

   Образец приказа о замещении

   ООО «Название»

   ПРИКАЗ № ___

   от «___»_______2022 г.

   О назначении временного исполнителя обязанностей отсутствующего работника

   В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О.

   ПРИКАЗЫВАЮ:

   Назначить Фамилия И.О. временным исполнителем обязанностей отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения от основной работы по должности бухгалтера, согласно трудовому договору от «___»_______2022 № ___

   Срок исполнения обязанностей, указанных в пункте 1 настоящего приказа: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.

   За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб.

   Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться данным приказом.

   Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

   Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.

   Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.

   С приказом ознакомлены:

   Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника

   Сочетание означает, что сотрудник помимо своего основного труда в течение рабочего дня также выполняет обязанности, характерные для сотрудника, находящегося на больничном. Сочетание регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса РФ.

   Этот метод применим в том случае, если объем дополнительной работы невелик и работник способен выполнять и свои обязанности, и обязанности больного.

   Мнение эксперта

   Иванов Николай Анатольевич

   За сочетание работнику к его основной заработной плате выплачивается определенная сумма, размер которой определяется на основе соглашения между работником и работодателем.

   При совершении замещения (перевода) работника, требуется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору. В данном соглашении, помимо указания срока совмещения, указывается размер доплаты (в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ) за выполнение дополнительных трудовых обязанностей. Стоимость доплаты может быть определена произвольно, поскольку законодательство не регулирует этот вопрос.

   Важно отметить, что никакие записи о замещении не вносятся в трудовую книжку работника.

   Приказ о совмещении

   Отсутствует единообразная форма приказа о совмещении позиций. Возможно, вы можете создать такой приказ в произвольной форме, учтя все необходимые требования и обстоятельства, либо внести изменения в утвержденную Госкомстатом форму Т-1.

   Образец Приказа о совмещении

   ООО «Название»

   ПРИКАЗ № ____

   «___»___________ 2022 г

   О совмещении профессий (должностей)

   В связи с заболеванием главного бухгалтера (или, к примеру, увольнением главного бухгалтера) на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ

   ПРИКАЗЫВАЮ:

   Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей на Фамилия И.О. с ее согласия с «___»___________ 2022 г. до момента, пока основной работник выйдет с больничного (или, например, до назначения нового главного бухгалтера).

   Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов от оклада по совмещаемой должности.

   Бухгалтерии при начислении заработной платы руководствоваться данным приказом.

   Отделу кадров ознакомить Фамилию И.О. с данным приказом и получить подпись.

   Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г

   Директор

   __________________

   Фамилия И.О

   С приказом ознакомлен(а):

   Должность

   _____________________

   Фамилия И.О.

   «___»___________ 2022 г.

   Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором

   В случае, когда трудовой договор работника содержит ясное указание на то, что ему необходимо временно выполнять обязанности другого работника в случае его заболевания, нет необходимости выдавать какие-либо приказы или заключать дополнительные соглашения. В данном случае достаточно просто проинформировать работника о болезни его коллеги.

   Как оформить замещение сотрудника?

   

   В каждой компании у каждого работника может возникнуть ситуация, когда он заболеет, уйдет в декретный отпуск, на учебу и т. д., и его место придется заменить. Существуют три способа организации временной замены отсутствующего сотрудника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод и временный прием.

   На первый взгляд может показаться, что все эти способы одинаковы. Однако, давайте рассмотрим, в чем заключается их различие.

   Совмещение работы — это ведение сотрудником одновременно с основной работой, оговоренной в трудовом договоре, дополнительных работ по другой профессии или должности за дополнительную оплату (в соответствии со статьей 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации). Если дополнительная работа выполняется на той же должности или профессии, это приводит к расширению сферы обслуживания и увеличению объема работ. Важно отметить, что сотрудник при этом не освобождается от выполнения своей основной работы.

   Поручение дополнительной работы сотруднику возможно только при его письменном согласии. В таких случаях необходимо заключить сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются следующие моменты:

   • название должности или профессии дополнительной работы;
   • сроки совмещения;
   • доплату за совмещение.

   С помощью программы «Контур-Персонал» можно упорядочить оформление приказа о совмещении (расширении зоны обслуживания) и заключение дополнительного соглашения с сотрудником.

   Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

   Чтобы заменить временно отсутствующего сотрудника, также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения.

   Для оформления временного перевода также требуется составить письменное дополнительное соглашение с сотрудником, в котором указать:

   • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
   • дату перевода;
   • срок временного перевода;
   • вид перевода — временный;
   • оплата заработной платы.

   Часто неизвестно заранее, когда закончится временный перевод, а работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а фразу «временно исполняет обязанности отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.

   Мнение эксперта

   Иванов Николай Анатольевич

   На основании дополнительного соглашения следует составить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку не нужно делать!

   Не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу после истечения срока перевода, иначе перевод будет считаться постоянным согласно статье 72.2 Трудового кодекса РФ! Программа «Контур-Персонал» поможет вам оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника, распечатать дополнительное соглашение и автоматически напомнить о наступлении срока окончания временного перевода!

   Имейте в виду, что во время отсутствия сотрудника вы можете временно принять на работу другого работника — как на основное место работы, так и по совместительству.

   Совместительство означает выполнение другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя в свободное от основной работы время (внутреннее совместительство) и/или у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определены в главе 44 Трудового кодекса РФ.

   При приеме нового сотрудника на работу необходимо составить трудовой договор с указанием срока его действия и причин, которые послужили основанием для его заключения. Это требование определено статьей 59 Трудового Кодекса Российской Федерации. В случае, если точно определить срок действия договора до конкретной даты невозможно, необходимо указать его как «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав также его фамилию, имя и отчество.

   На основании заключенного трудового договора следует выдать приказ о приеме нового сотрудника, используя, например, форму Т-1 или Т-1а. Также, если сотрудник принят на основную работу, необходимо внести запись в его трудовую книжку. Однако, если сотрудник не требует внесения записи о совместительстве, то это не является обязательным.

   Важно! Пожалуйста, не забудьте расторгнуть трудовой контракт с временным сотрудником, когда основной сотрудник вернется на работу. В противном случае, контракт будет считаться бессрочным (согласно статье 58 Трудового Кодекса РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает вам об увольнении сотрудника в случае окончания контракта или возвращения временного сотрудника!

   Как написать приказ на замещение отсутствующего сотрудника, образец

   Зачастую возникает случай, когда возникает потребность заменить сотрудника, который ушел в отпуск или уехал в командировку. Бизнес.ру предоставляет руководство о том, как правильно составить приказ о назначении данного работника на временную замену.

   У отсутствующего сотрудника могут быть разнообразные причины для неявки на работу. Это могут быть заболевание, отпуск, декретный отпуск, уход за ребенком, исполнение государственных обязанностей или командировка. Однако, не всегда в таких случаях требуется найти замену.

   Но если это необходимо, руководитель может издать приказ о замещении. Вариантов замещения отсутствующего работника существует несколько.

   Перевод

   В случае, когда сотрудник, который должен выполнять очень важную работу, отсутствует, начальник может принять решение о перемещении другого работника, но с меньшей должностью, чтобы занять его место. Временный заместитель перестает заниматься своими обычными трудовыми обязанностями и полностью погружается в выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

   Совместительство

   В случае отсутствия сотрудника можно организовать его замещение через совместительство. Это означает, что сотрудник берет на себя обязанности другого сотрудника, выполняет их в свободное от основной работы время и за это получает оплату. Важно отметить, что необходимо оформить трудовой договор.

   Сотрудник, работающий по совместительству, получает такие же гарантии и компенсации, как и все остальные работники компании.

   Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника

   Сочетание означает, что сотрудник помимо своего основного труда в течение рабочего дня также выполняет обязанности, характерные для сотрудника, находящегося на больничном. Сочетание регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса РФ.

   Этот метод применим в том случае, если объем дополнительной работы невелик и работник способен выполнять и свои обязанности, и обязанности больного.

   Мнение эксперта

   Иванов Николай Анатольевич

   За сочетание работнику к его основной заработной плате выплачивается определенная сумма, размер которой определяется на основе соглашения между работником и работодателем.

   При совершении замещения (перевода) работника, требуется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору. В данном соглашении, помимо указания срока совмещения, указывается размер доплаты (в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ) за выполнение дополнительных трудовых обязанностей. Стоимость доплаты может быть определена произвольно, поскольку законодательство не регулирует этот вопрос.

   Важно отметить, что никакие записи о замещении не вносятся в трудовую книжку работника.

   Приказ о замещении: оформление документов

   Форма

   Уникальный образец частной компании не предусмотрен. Следовательно, оформление данного документа может быть выполнено по своему усмотрению.

   Обращаем ваше внимание! Необходимо распечатать электронный документ, чтобы все заинтересованные лица могли поставить свою подпись.

   Как правильно составить

   Руководителю необходимо подобрать подходящего кандидата и получить его согласие на временное замещение отсутствующего сотрудника.

   Обратите внимание! Руководство не вправе принудить сотрудника выполнять обязанности другого работника без его согласия. Работник не несет ответственности за отказ.

   Сотрудник может самостоятельно выразить желание заменить отсутствующего. В этом случае он должен составить соответствующее заявление.

   Для правильного составления приказа о замещении отсутствующего сотрудника необходимо обязательно указать следующие пункты:

   • причины замещения;
   • сведения о отсутствующем и замещающем сотрудниках;
   • сроки замещения;
   • трудовые обязанности;
   • номер и дата документа;
   • Необходимо включить в приказ подписи всех лиц, которые были упомянуты.

   Также у сотрудников Главбух Ассистент есть возможность составить приказ.

   Советуем ознакомиться:

   1. О званиях и знаках различия в армии РФ
   2. Процесс прогонки двигателя
   3. Уникальный рекорд скорости доставки космонавтов на МКС с помощью российской ракеты «Союз МС-17»
   4. Инструкция по приватизации земельного участка: список необходимых документов
   5. Меня не включили в список военкомата
   6. Время работы МФЦ в Нижнекамске
   Советуем прочитать:  Методы амбулаторного лечения психических расстройств у психиатра