Объяснительная записка – текст, предназначенный для объяснения причин нарушения определенным сотрудником. Она может быть написана по просьбе руководителя или добровольно сотрудником, если он допустил какое-либо нарушение. Например, опоздал на работу, не пришел вовсе, находился в нетрезвом состоянии или не выполнил поручение.
Примеры объяснительных записок:
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Зачем нужна объяснительная записка
Обычно, нарушения, требующие пояснений со стороны работника, являются серьезными и могут привести к дисциплинарным мерам, вплоть до увольнения. Чтобы избежать этого и разобраться в ситуации, компетентный руководитель просит письменные объяснения. В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ, работнику предоставляется 2 рабочих дня для предоставления объяснений.
В противном случае, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание к нарушителю и задокументировать это в соответствующем приказе.
Объяснительная записка может защитить сотрудника в спорных ситуациях, когда возникают разногласия с работодателем. Кроме того, документ является доказательством в случае обращения какой-либо из сторон в судебный орган.
Кому адресовывать объяснительную
Обычно, записка с объяснительным содержанием составляется для директора предприятия. Однако, при наличии большого предприятия, рекомендуется писать записку непосредственному руководству, например, начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и другим должностным лицам. Чаще всего, должность конкретного лица, на имя которого необходимо написать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые обязаны присутствовать в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для составления объяснительной записки работник должен уложиться в сроки — не более двух рабочих дней с момента возникновения инцидента. Таким образом, если работодатель требует предоставить объяснения, он должен указать дату — именно с нее будет вестись отчет. Если работник не доставит объяснительную записку в установленные сроки, работодатель имеет право применить к нему соответствующие меры взыскания, согласно закону.
За каждое нарушение может быть назначено только одно дисциплинарное взыскание, и оно должно быть назначено не позднее, чем через месяц после выявления нарушения (выявление также должно быть официально зарегистрировано в специальном акте).
Объяснительная записка следует написать в форме свободного текста, при этом обязательно указав следующую информацию:
- сведения о компании;
- информация о руководителе и сотруднике, допустившем нарушение;
- дата совершения проступка;
- пояснения.
Основная часть должна быть максимально убедительной для сотрудника. В качестве аргументов желательно привести доводы, подтвержденные письменными документами. Например, в случае опоздания на работу можно предоставить справку из медицинского учреждения или чек из автосервиса с указанием даты и времени проведенного ремонта и т.д.
Также важным фактором является раскаяние в содеянном нарушении (если сотрудник действительно виноват) и обещание исправиться и не допускать подобных ошибок в будущем.
Если сотрудник не считает себя виновным, это также должно быть отражено в объяснительной записке, в которой приводятся все необходимые доказательства его невиновности.
Написание объяснительной можно осуществлять вручную или на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть снабжена «живой» подписью сотрудника и обязательной расшифровкой.
Объяснительную записку следует написать в двух экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, а второй оставить себе только после получения отметки о получении обеих копий от работодателя.
Инструкция по написанию объяснительной записки
При написании объяснительной записки с точки зрения норм и правил делопроизводства не возникает особых затруднений, так как она имеет типичную структуру.
В правом верхнем углу документа, в «шапке», необходимо указать сведения об адресате.
- В начале указывается должность сотрудника, на имя которого составляется записка (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т. д.).
- Затем следует указать полное название организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Затем указывается населенный пункт, где зарегистрированы предприятия, и дата написания заявления.
После этого в центре строки следует написать наименование документа с кратким обозначением его содержания (в данном случае — «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь необходимо привести только факты и причины нарушения. При этом стоит постараться дать адекватное пояснение с ясной формулировкой и представлением аргументов.
Если имеются письменные доказательства невиновности сотрудника, это также следует упомянуть. Не следует писать слишком много и слишком подробно, так как никто не будет читать несколько страниц текста, кроме того, такое объяснение может вызвать негативную реакцию со стороны работодателя.
Чтобы совершить заявление, требуется обязательно расшифровать подпись и передать его либо секретарю, либо непосредственно в руки руководителя.
Как написать объяснительную записку. Инструкция, образцы и советы юристов
Чаще всего, обращаясь к вышестоящему руководителю, сотрудник составляет объяснительную записку, где он объясняет свое поведение или проступок. Разобравшись в понятии данного документа, РБК Life сделал вывод, что в трудовом праве существует понятие объяснительной записки и выяснил, для чего она нужна и как ее правильно оформить.
Что такое объяснительная
Объяснительная записка является документом, который служит для объяснения работнику обстоятельств произошедшей ситуации работодателю.
С помощью объяснительной записки работник может передать руководителю информацию о том, какие факторы могли привести к опозданию, невыполнению служебных обязанностей, повреждению офисной техники, конфликтам в коллективе и прочее.
Суть в том, что в соответствии с законодательством (статья 193 Трудового кодекса РФ) работодатель не вправе без причины наказывать сотрудника и применять дисциплинарные взыскания. Сначала он обязан запросить письменные объяснения — это и есть объяснительная записка. Ее необходимо составить в течение двух рабочих дней [1].
Однако, юристы отмечают, что просьба руководителя написать объяснительную записку не всегда приводит к наложению дисциплинарных взысканий. Иногда работодателю требуется зафиксировать мнение сотрудников, например, по причинам невыполнения плана работы за месяц.
«Объяснительная записка необходима работодателю для того, чтобы в будущем иметь возможность подтвердить факт требования объяснений со стороны сотрудников.
Имея возможность привлекать работника к дисциплинарной ответственности, работодатель не обязан этим воспользоваться. Если принято решение не наказывать сотрудника, можно ограничиться устными разъяснениями, не требуя письменного подтверждения. В то же время, получение письменных объяснений не означает автоматического привлечения работника к ответственности».
Сергей Гебель, как глава юридической компании «Гебель и партнеры», руководит всеми ее аспектами.
Согласно Трудовому кодексу, объяснительные записки различаются по их назначению, а не по видам. Их можно условно разделить на те, которые объясняют действия определенного работника или группы сотрудников, и те, которые описывают какое-либо событие.
Фото: Shutterstock
Как написать объяснительную записку. Инструкция, образцы и советы юристов
Чаще всего, обращаясь к вышестоящему руководителю, сотрудник составляет объяснительную записку, где он объясняет свое поведение или проступок. Разобравшись в понятии данного документа, РБК Life сделал вывод, что в трудовом праве существует понятие объяснительной записки и выяснил, для чего она нужна и как ее правильно оформить.
Можно ли не писать объяснительную
В ситуации, когда возникает судебное разбирательство, работодатель должен доказать, что он потребовал от работника написать объяснительную записку. Если этот факт не подтверждается, суд может признать наказание незаконным. Однако это не означает, что отсутствие объяснительной записки освобождает вас от наказания.
Согласно правилам, если работник отказывается писать объяснительную записку, через два дня составляется специальный акт [1]. Он будет свидетельствовать о том, что работодатель потребовал объяснений о правонарушении, но не получил их.
В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ, отсутствие объяснительной записки работника ведет к составлению соответствующего акта. Это обязательное требование. Без объяснения работника или без фиксации его отказа предоставить объяснительную записку, дисциплинарное взыскание может быть отменено.
Документ подготавливается с указанием точной даты, места и адресата запроса на предоставление объяснений, и также подчеркивается суть невыполнения данного запроса. Данный акт официально заверяется тремя участниками.
Адвокат Артем Васильев является членом Санкт-петербургской коллегии адвокатов «Мурашкин и Хваленский».
Он отмечает, что не всегда имеет смысл отказываться от написания объяснительной записки. В случае, если у сотрудника были объективные причины для нарушения, например, опоздание из-за проблем с квартирой, хорошо составленная объяснительная записка поможет смягчить последствия или даже избежать их полностью.
Сергей Гебель, руководитель юридической фирмы «Гебель и партнеры», занимающейся предоставлением юридических услуг, действует в качестве главы компании.
Как написать объяснительную записку. Инструкция, образцы и советы юристов
Чаще всего, обращаясь к вышестоящему руководителю, сотрудник составляет объяснительную записку, где он объясняет свое поведение или проступок. Разобравшись в понятии данного документа, РБК Life сделал вывод, что в трудовом праве существует понятие объяснительной записки и выяснил, для чего она нужна и как ее правильно оформить.
Что такое объяснительная записка?
Для организации внутреннего и кадрового делооборота предприятия не требуется включать в систему бланков составление объяснительной записки. Подобная необходимость возникает только в случае нарушений штатных условий труда, таких как опоздания на работу, прогулы, причинение ущерба и другие.
Составление объяснительной записки является правом сотрудника, а не обязанностью. Однако, отказ от предоставления объяснений может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до увольнения.
Приведем основные правила, которые следует учитывать при составлении данного документа:
- При проведении расследования руководство предприятия обязано запросить у сотрудника объяснительную записку в письменной форме. Отказ сотрудника предоставить пояснения фиксируется в соответствующем акте;
- При рассмотрении вопроса о наложении наказания необходимо учитывать объяснительную о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка (если не проверить доводы, указанные в документе, дисциплинарное взыскание будет отменено).
Имейте в виду!
Объяснительная записка должна быть написана сотрудником в произвольной форме. Закон не предусматривает стандартного шаблона для этого документа, но сотрудник должен придерживаться общих правил оформления.
Будьте внимательны!
Этот документ должен быть зарегистрирован с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — приложен к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется в соответствии с требованиями работодателя или по инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается срок не превышающий двух дней, в остальных случаях срок определяется по согласованию сторон. Рекомендуется составить объяснительную директору или другому представителю предприятия в самые краткие сроки, чтобы предотвратить негативное развитие ситуации.
Вот какие правила следует учитывать:
- если документ составляется по причине опоздания на работу, необходимо обосновать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
- объяснительная по поводу болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (в дальнейшем следует подтвердить предоставляющимся больничным листком);
Отметьте!
Запрещено написание документа под диктовку руководителя или другого должностного лица. Обычно в таких случаях может быть предоставлены искусственные доказательства, которые будут использоваться для применения дисциплинарных мер (включая увольнение по обоснованным основаниям).
Читайте также
Даже если вы признаете свою вину в совершении дисциплинарного проступка, необходимо указать:
- причины своих действий, так как нарушение может быть вызвано необходимостью предотвратить более серьезные последствия для работодателя;
- на первое нарушение, поскольку руководителю необходимо учесть все обстоятельства проступка;
- отсутствие серьезных последствий для производственного процесса;
- возможность возместить причиненный ущерб в форме добровольного погашения.
Если требуется составить акт о нарушении служебной дисциплины, необходимо включить объяснительную записку в материалы служебного расследования.
При обращении в суд для оспаривания действий работодателя будут переоценены все обстоятельства нарушения.
Содержание рассматриваемого документа следует включать в следующие пункты:
- указание на должностное лицо, для которого составляется документ;
- информация о сотруднике с указанием его должности и структурного подразделения;
- обстоятельства и факты (например, обнаружение отсутствия сотрудника на рабочем месте);
- разъяснения, предоставленные сотрудником в произвольной форме;
- дата составления документа и личная подпись сотрудника.
Виды объяснительных
Перечислим основные типы объяснительных документов, с которыми вы можете столкнуться в различных ситуациях:
- объяснительная записка, составленная по факту выявленного нарушения;
- поясняющий документ, объясняющий причины поведения на рабочем месте без наличия дисциплинарного проступка;
- объяснительная записка, составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут написать объяснительную записку о поведении своего ребенка в школе).
Правила оформления таких документов будут схожими в любой ситуации — необходимо указать все факты максимально подробно в хронологическом порядке, объяснить мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если вам предлагают написать объяснительную записку, необходимо не отказываться от своих прав. Чем подробнее и убедительнее будет ваше изложение позиции, тем больше вероятности избежать серьезного наказания, даже если вы допустили нарушение.
Составляя этот документ, следует указать все обстоятельства и факты — время и место событий, поведение других лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Работодатель обязан рассмотреть эту записку, даже если проступок кажется очевидным.
| Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Объяснительная записка: как написать и имеет ли она юридическое значение
Вы опоздали на рабочее место. Работодатель запросил от вас объяснительную записку. Что предпочтительнее: игнорировать требования начальника или подробно изложить причины своего проступка? Ответ на этот вопрос может повлечь за собой дисциплинарное взыскание.
Поэтому мы рассмотрим, необходимо ли писать объяснительные записки.
Объяснительная записка — что это такое?
Юридическое значение объяснительной записки
Психологическое значение объяснительной записки
Процедура привлечения к ответственности
Структура объяснительной записки
Как правильно составить объяснительную записку
Особенности отдельных случаев объяснительных записок
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это решающий аргумент, который работник может использовать в свою пользу. С ее помощью он может объяснить своему начальнику причины нарушения трудовой дисциплины. Если его объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного наказания, вплоть до увольнения «по статье». Если работник не предоставит объяснительную записку в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, это будет оформлено актом.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не повлияет на дисциплинарное наказание: это означает, что работодатель может вынести замечание, выговор или даже уволить работника. При этом наличие или отсутствие объяснений не оказывает никакого влияния на решение работодателя.
Объяснительная записка может спасти работника от увольнения за прогул.
Во время своего пути на работу, Валерий наткнулся на женщину, которая чувствовала себя плохо. Он решил помочь ей и отвез ее в больницу, которая находилась на противоположном конце города. Это привело к тому, что он опоздал на работу на более чем 4 часа.
В случае, если сотрудник отсутствует на работе без уважительной причины, это считается прогулом. Руководство компании потребовало от Валерия объяснить ситуацию. Он подробно рассказал о произошедшем и приложил к объяснению справку из больницы. Работодатель решил не принимать меры в отношении Валерия, так как его отсутствие было обосновано.
Объяснительная записка — инструмент, который помогает защититься от произвола со стороны работодателя. Например, если работник задержался на работе по уважительным причинам, но работодатель все равно вынес ему замечание. В этом случае работник может использовать объяснительную записку в качестве доказательства своих действий перед судом, Комиссией по трудовым спорам или в Федеральной инспекции труда, прокуратуре.
Если же работник не предоставит объяснительную записку, то велика вероятность того, что действия работодателя будут судом признаны законными.
Интересный факт:
Самой грязной банкнотой в мире является китайская купюра номиналом 100 юаней. На ней ученые обнаружили более 180 000 бактерий.
Еще один факт:
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной записки негативно воспринимается многими работодателями. Это свидетельствует о том, что работник не придерживается установленных правил и не заинтересован в разрешении конфликта. Однако, если работник в своей объяснительной записке признает свою вину в неисполнении должностных обязанностей, обещает не повторять подобные нарушения и извиняется за свое поведение, это увеличивает вероятность мягкой реакции со стороны начальства. Например, работодатель может ограничиться выговором или устным неформальным предупреждением, вместо применения более серьезных мер, таких как увольнение. Важно помнить, что работник имеет право не писать объяснительную записку.
Подготовка такого документа является правом, а не обязанностью сотрудника. И в некоторых случаях более разумным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника, работодатель должен запросить объяснения у работника, чтобы избежать риска последующего обжалования. Чтобы уменьшить этот риск, лучше сделать это в письменном виде. Сначала работодатель зафиксирует нарушение.
Для этого он составит акт, в котором подробно описывает обстоятельства конкретного события, например, опоздание сотрудника. Работодатель обязан знакомить работника с актом об нарушении трудовой дисциплины и получить его подпись. Затем работодатель предлагает сотруднику объяснить сложившуюся ситуацию, вручая ему уведомление лично или отправляя его почтой, электронной почтой, СМС или мессенджерами.
Таким образом, работодатель демонстрирует свою добросовестность.
Укажите информацию о лице, которое будет представлять объяснительную: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.