Пример протокола обсуждения

Протокол заседания – это официальный документ, в котором фиксируются все решения, принятые участниками совещания в процессе обсуждения. В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой совещание, как оно отличается от планерки, а также правила и порядок составления протокола.

Файлы для загрузки:

Совещание

Совещание – это собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке с целью решения определенных вопросов. Также существует термин «планёрка». Важно отличать эти два понятия.

Порядок и частота проведения заседаний определяются вышестоящим руководством.

В каждом конкретном случае участники собрания формируются в соответствии с тематикой обсуждения. Обычно это главный руководитель, его заместители и руководители структурных подразделений. В начале каждого заседания участники голосованием выбирают председателя собрания, который будет руководить событием, открывать и закрывать его, а также задавать соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Собрание может иметь плановый или внеплановый характер. В случае планового собрания у всех участников должно быть четкое расписание, которому они должны следовать. Возможно, кто-то из участников даже должен приехать из другого города.

Закон не предписывает регулировать правоотношения, которые возникают в процессе совещаний сотрудников на предприятии, поэтому нет обязательства вести протокол. Обычно этот документ составляется в случаях, когда на повестке дня есть действительно важные вопросы, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство сотрудников компании. Вот примерные причины для составления протокола:

• решение о закрытии структурного подразделения;
• решение о сокращении количества штатных единиц или численности сотрудников;
• решение об изменении правил внутреннего трудового распорядка или иного локального нормативного акта работодателя;
• решение о смене направления развития всей организации в целом.

На секретаря ложится ответственность за составление протокола на практике. В его задачи входит ведение протоколов собраний учредителей и руководства компании.

В определенных случаях секретаря может заменить другой человек. Это происходит, когда обсуждаемые вопросы требуют специфических профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, и, следовательно, может допустить ошибки при написании.

Решения участников совещания

Важно различать между собой административное совещание компании и собрание учредителей общества. Они являются совершенно разными органами и соответственно имеют разные документы. В случае с собранием, все принятые решения обязательны для исполнения нижестоящими сотрудниками.

Например, генеральный директор общества может воплотить в жизнь решение о его ликвидации, даже если он не является учредителем.

Административное совещание скорее имеет вспомогательный характер и служит для определения направления развития и деятельности организации.

Форма документа

Как уже упоминалось выше, законодательство не регулирует проведение совещаний в компаниях, будь то частные или государственные. Следовательно, закон не накладывает жестких требований к протоколам собраний и не требует использовать унифицированные бланки. Протоколы собраний могут быть написаны в свободной форме, с использованием протокола собрания учредителей общества в качестве основы.

Таким официальным документам, как протоколы собраний, предъявляются определенные требования, связанные с деловой этикой. Эти требования включают:

• использование формального стиля языка с нейтральным тоном;
• строгое соблюдение правил русской пунктуации и орфографии;
• указание реквизитов (номер, дата, место);
• подпись председателя;
• разъяснение подписи.

Протокол может быть составлен как вручную, используя синюю или черную шариковую ручку, так и в виде машинописного документа с помощью компьютерных средств. Принятие решения о протоколе осуществляется председателем совещания, передавая указание человеку, составляющему документ. Оба варианта применяются на практике и имеют право на существование.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Затем следует описать всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда выделяется отдельно. Не забываем указать лицо, ведущее протокол. Для каждого участника указываем его ФИО и должность в соответствии с штатным расписанием.

Ниже в документе указываем, какие вопросы представлены в повестку дня. Каждому вопросу должно быть принято решение.

Приближенный образец

Работа с протоколом подошла к концу и находится на завершающем этапе. Для официального заверения документа необходимо, чтобы председатель и лицо, отвечающее за запись протокола, поставили на нем свои автографы. Сразу после этого протокол приобретает юридическую силу и становится официальным документом.

• Форма протокола встречи
• Пример протокола совещания

Документ о совещании

Документ о совещании – это запись всех событий, происходящих на собрании сотрудников коллектива предприятия. Он не является обязательным документом, но в определенных ситуациях может быть действительно полезным.

• Бланк и пример
• Онлайн просмотр
• Бесплатное скачивание
• Безопасность

Роль протокола

Собрания в организациях, независимо от их статуса, направления деятельности и масштабов проводятся с определенной периодичностью. Они помогают решить множество текущих проблем, принять необходимые меры для разрешения сложных вопросов, определить стратегию развития компании и т.д.

Тем не менее, не все собрания обязательно оформляются протоколом, и это не является нарушением закона. В общем случае руководство компании имеет право решать, какие собрания требуют оформления протоколом, а какие можно проводить без этого документа. Основная цель протокола — письменно зафиксировать все задачи, вопросы, мнения, высказанные на собрании и, что самое важное, принятые коллегиальные решения.

Чем более детально и внимательно будет составлен протокол, тем лучше.

Порядок проведения совещания

Он собирает документы, составляет список вопросов и проблем, которые нужно решить на совещании, уведомляет всех потенциальных участников и проводит другие подготовительные мероприятия.

Собрание обычно имеет своего лидера, который ведет его, объявляет повестку дня, осуществляет голосование. Часто это глава организации, но может быть и другой сотрудник. Кроме того, информация о лидере должна быть записана в протоколе.

По завершении совещания протокол обязательно подписывается секретарем и лидером собрания, а также при необходимости участниками, которые таким образом подтверждают правильность всех внесенных в него данных.

Кто должен оформлять протокол

Обычно секретарь предприятия или другой работник, назначенный на совещании, отвечает за оформление протокола. Человек, выбранный для этой задачи, должен четко понимать, почему это нужно делать, а также обладать навыками написания протоколирующих документов.

Составление протокола

На данный момент законодательство не требует определенной унифицированной формы протокола совещания, поэтому организации имеют возможность составлять его в любом виде или в соответствии с образцом, который утвержден в учетной политике компании. Однако в протоколе обязательно должна быть указана определенная информация:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с указанием их должностей, ФИО);
• информация о председателе совещания и секретаре;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• наличие голосования (если такое проводилось) и его результаты;
• исход совещания.

Важно отметить, что протокол должен вестись очень внимательно, необходимо избегать ошибок и исправлений, а также недопустимо вносить ложную информацию. Если при проверке внутренних документов компании контролирующие органы обнаружат такие нарушения, то компания может быть серьезно наказана.

Основные правила оформления протокола

Протокол обычно создается в одном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, их количество не ограничено.

Непременно подписывается документ непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Протокол может быть оформлен на обычном листе формата А4 или на бланке организации — это не играет роли, также не имеет значения, будет ли он в рукописном виде или заполнен на компьютере. Он не обязан быть заверен печатью предприятия, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для подтверждения своей документации.

После оформления и правильного утверждения протокол должен храниться вместе с другими документами организации, которые фиксируют внутренние совещания, переговоры и заседания. Когда протокол становится устаревшим, его нужно отправить в архив предприятия, где он должен храниться в соответствии с законом или локальными актами компании (не менее 3 лет), а затем может быть утилизирован в строгом соответствии с законодательством.

Протокол совещания: как его составить (образец)

Протокол совещания — это официальный документ, в котором указываются ключевые моменты и решения, принятые на собрании. Он служит для сохранения информации о проведенном событии и контроля выполнения принятых решений.

• Указывается дата и место проведения мероприятия;
• Приводится список участников;
• Определяется повестка дня;
• Обсуждаются основные вопросы;
• Фиксируются принятые решения;
• Указываются ответственные лица за выполнение решений.

Протокол собрания, проводимого руководителем, играет важную роль в организации и документировании процесса встречи.

1. Регистрация информации. Документ служит доказательством проведения собрания и содержит информацию, которая может быть полезной в будущем.
2. Памятка для участников. Документ содержит краткую сводку основных вопросов, обсуждаемых на собрании, и принятых решений.
3. Отчетность. Протокол собрания руководителей является документом для представления отчетности перед руководством или другими заинтересованными сторонами. Заполненный документ предоставляет информацию о процессе принятия решений и результатах собрания.
4. Контроль выполнения задач. В протоколе совещания содержится список задач, которые были назначены на совещании, а также отметки о том, как они выполняются. Такой подход помогает отслеживать прогресс и контролировать выполнение поставленных задач.
5. Способ коммуникации. Примеры протоколов совещаний распространяются среди участников и заинтересованных сторон. Этот документ является инструментом коммуникации, который информирует об принятых решениях и обязательствах.

Протокол совещания играет важную роль в организации, документировании и коммуникации процесса совещания, а также контроле выполнения задач.

Стандартная форма документа для проведения совещаний

Классический пример протокола совещания при руководителе о разных вопросах, представляет собой универсальный документ, содержащий следующую информацию.

1. Заголовок «Протокол совещания» с указанием номера документа. Дата и время проведения встречи.
2. Место проведения мероприятия.
3. Список присутствующих лиц, включая их должности и подразделения.
4. Повестка дня события, включающая перечень обсуждаемых вопросов.
5. Решения и принятые меры по каждому обсуждаемому вопросу.
6. Ответственные лица за выполнение каждого пункта принятого решения.
7. Сроки выполнения принятых задач.
8. Замечания, предложения и комментарии участников мероприятия.
9. Подписи участников события и дата подписания протокола.

Изменимся конкретность форма протокола в силу варьирующейся в соответствии с организации многообразием и внутренними правила.

Как правильно составить протокол совещаний и не допустить ошибок

Совещание является важным инструментом для фиксации результатов рабочих и оперативных мероприятий. Создание протокола требует определенных навыков и внимательности. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам правильно составить протокол.

1. Подготовка. Перед началом совещания убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы – ручка, блокнот или компьютер. Также имейте в виду, что протокол должен быть нейтральным и объективным, поэтому избегайте выражений или комментариев, которые могут искажать информацию.
2. Заголовок. Начните протокол с указания даты, времени и места проведения совещания. Также укажите тему и цель совещания.
3. Содержание повестки дня. Перечислите все вопросы, которые были рассмотрены на совещании. Приведите краткое описание каждого вопроса.
4. Результаты обсуждения. Запишите основные моменты и принятые решения на собрании. Укажите, кто высказался по каждому вопросу и какое решение было принято.
5. Действия. Определите конкретные действия, которые необходимо выполнить после совещания. Укажите ответственных и сроки выполнения.
6. Завершение. Подведите итоги совещания, сформулировав краткое резюме основных результатов. Также укажите дату следующего мероприятия, если она известна.

Пример протокола совещания

Тема: Подготовка и реализация маркетинговой стратегии

1. Иванов Иван Иванович – руководитель отдела маркетинга
2. Петров Петр Петрович – руководитель отдела продаж
3. Сидорова Анна Алексеевна – главный дизайнер
4. Козлова Ольга Владимировна – ответственный за бухгалтерию
5. Обсуждение идеи маркетинговой стратегии для нового продукта.
6. Определение бюджета и ресурсов для реализации стратегии.
7. Разработка плана действий.
8. Иванов Иван Иванович предложил использовать социальные сети и блогеров для продвижения продукта.
9. Было решено выделить 100 000 рублей на рекламную кампанию.
10. План действий будет разработан и предоставлен до указанных сроков. Ответственный: Иванов Иван Иванович.
11. До 14.05.2024 Иванов Иван Иванович разработает план маркетинговой кампании.
12. До 24.05.2024 Петров Петр Петрович подготовит необходимые материалы для кампании.
13. До 13.05.2024 Сидорова Анна Алексеевна создаст дизайн-концепцию для продукта.
14. Козлова Ольга Владимировна проведет расчеты и контролировать бюджет маркетинговой кампании.

Как составить протокол совещания

Сущность протокола собрания заключается в его способности запечатлеть данные о присутствующих участниках, рассмотренных темах, процессе обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол совещания

Протокол является подтверждением проведения собрания и фиксацией принятых на нем решений. Он также служит доказательством озвученной информации. В некоторых случаях его составление является обязательным и предусмотрено законом, так как этот документ послужит основанием для последующих действий.

Например, при создании ООО протокол собрания участников (учредителей) обязательно предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. В ходе обычной текущей хозяйственной деятельности протоколирование каждой встречи не является обязательным, однако, чтобы избежать недоразумений, особенно если принимаются решения или назначаются ответственные лица, рекомендуется хотя бы кратко фиксировать ход событий. Зачастую обязанность вести протокол возлагается на секретаря организации, но в некоторых случаях другой сотрудник может быть назначен на эту роль и об этом следует указать в протоколе.

Какую форму используют для протокола

Существуют три разновидности документов:

• краткий. В этом документе отображаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
• полный. В дополнение к информации о повестке дня и результатах голосования, в нем содержатся общие выраженные мнения и проведенные выступления;
• стенографический. Этот документ полностью воспроизводит все, что было произнесено на собрании.

Для всех видов документов требуется наличие следующей информации:

• название документа;
• дата, время и место проведения мероприятия;
• информация о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Пример краткой формы

Пример полной формы

Пример стенографической формы

ООО «Clubtk.ru» представляет общество с ограниченной ответственностью.

Важное совещание у руководителя.

Место проведения: г. Санкт-Петербург

Дата: «01» февраля 2024 г.

1. Главный руководитель компании называется Воронов Андрей Викторович.

2. Смело можно назвать главным бухгалтером Смирнова Валентина Федоровна.

3. Петрова Мария Степановна выполняет обязанности секретаря-делопроизводителя.

4. Федоров Федор Федорович является начальником юридического управления.

5. Сидоров Петр Петрович отвечает за работу отдела продаж.

6. Иванов Иван Иванович руководит отделом кадров.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Выплата премий за январь 2024 год.

Таким образом, план продаж на январь был перевыполнен сотрудниками на 120%. Учитывая, что по договорам на поставку, заключенным в январе, денежные средства были почти полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела повышенной премией.

2. В связи с результатами работы в январе, главный бухгалтер Смирнова Валентина Федоровна предлагает выплатить повышенный размер премии сотрудникам отдела продаж, но общая сумма премий для всех работников Общества не должна превышать 595 000 рублей. В соответствии с установленными стандартами, утвержденными генеральным директором, предлагается выплатить сотрудникам отдела продаж премию в двойном размере, а остальным работникам — в стандартном размере.

1. Подготовить приказ о выплате премий за январь 2024 года.

Срок исполнения: до 05.02.2024. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Выплатить премии сотрудникам отдела продаж в двойном размере, а остальным сотрудникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2024. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

На посту секретаря находится Мария Степановна, которая является сотрудницей Петрова.

Правила оформления протоколов совещаний

Отсутствует унифицированная форма для составления протокола совещания. Однако, ГОСТ Р 7.0.97-2016 дает общее представление о правильном составлении протокола совещания. Данный документ включает следующие требования:

• Указание наименования организации. Для этого можно использовать фирменный бланк или обычный лист формата А4;
• Указание названия, места составления, номера и даты документа. Дата указывается в соответствии с датой проведения собрания;
• Перечисление присутствующих лиц;
• Указание данных председателя и секретаря;
• Составление повестки дня собрания;
• Указание проведения голосования (если было проведено);
• Обобщение выводов по результатам мероприятия (при необходимости).

Если документ составлен более чем на одной странице, то вторую и последующие страницы можно нумеровать. В этом случае текст будет изложен от третьего лица множественного числа, используя слова «слушали» и «решили». Для обеспечения единообразия документов можно утвердить бланк распорядительным актом организации.

Протокол совещания: образец

Подготовка и организация совещания в компании представляют собой сложный процесс, а одно из наиболее трудных заданий — составление протокола. Эта задача требует значительных временных затрат и высокой точности в фиксации хода совещания. В данной статье мы расскажем о правильном оформлении протокола совещания.

Содержание

• Правильный образец оформления протокола совещания, указание на заполнение разделов
• Примеры протоколов совещания
• Отличия протокола встречи или собрания от протокола совещания
• Сроки хранения протокола совещания

Оформление протокола совещания: образец, как заполнить разделы

Большинство организаций считают обязательным составление протокола в ходе проведения заседания или совещания. В данном случае эта ответственность возлагается на секретаря, который обязан обладать определенными навыками. Подготовка протокола совещания должна начаться задолго до самого мероприятия.

Такой документ оформляется на бланке протокола, стандартном бланке или на обычном листе формата А4.

Пример протокола совещания

Разделы протокола совещания

Каждый протокол, независимо от типа мероприятия, состоит из трех основных частей:

• начальной;
• главной;
• декоративной.

Начальная часть протокола размещается в верхнем правом углу первого листа или вверху, по центру. Перечень данных, включенных в начальную часть, включает: название организации, название документа, дату составления документа, его регистрационный номер и место составления (издания) делового документа.

Протокол составляется на основе даты проведения совещания. Есть два варианта оформления:

• цифровой формат, например, 11.04.2021;
• буквенно-цифровой формат — 11 апреля 2021 г.

Если совещание длилось несколько дней, то дату протокола следует указать в виде периода, например, 11.04-15.04.2021.

Регистрационный идентификатор протокола представляет собой уникальный номер совещания или встречи, который присваивается в пределах одного года. Например, если в организации уже проведено одиннадцать мероприятий с начала 2021 года, то регистрационный идентификатор протокола будет равен 11. Иногда в регистрационном идентификаторе может присутствовать сокращение, указывающее на орган организации, проводивший событие.

Например, регистрационный идентификатор № 11 ПК, где ПК означает профсоюзный комитет организации. В случае, если в совещании или встрече принимают участие разные организации, регистрационный идентификатор состоит из двух частей, каждая из которых представляет собой порядковый номер совещания внутри компании в течение года. Идентификатор пишется через дробь, например, № 11/32.

Реквизит «Место оформления или составления документа» указывает на географическое место проведения совещания, такое как город или область.

Пример начала протокола совещания

Основная часть текстового документа начинает свое существование с заголовка. В его состав входит наименование документа (ПРОТОКОЛ) и информация о коллегиальных органах, принимавших участие. Если заседание проводилось экспертной комиссией, то заголовок будет выглядеть так: «ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии».

Будьте внимательны: слова, идущие после наименования документа, должны отвечать на вопрос «чего?».

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Такое разделение зависит от уровня освещения вопросов, обсуждаемых на заседании. Кроме того, основная часть полного протокола также разделена на две части: вводную и основную.

Вводная часть дает информацию о:

• председателе (либо председательствующем) заседания — это руководитель органа, проводящего совещание;
• секретаре заседания — сотруднике, составляющем протокол;
• фамилиях присутствующих на заседании (совещании);
• В повестке дня рассматриваются различные вопросы.

Если на совещании присутствовало большое количество участников, и указывать фамилии каждого становится неудобно, следует отметить общее число присутствующих и предоставить ссылку на список. Каждый вопрос в повестке дня обозначается в предложном падеже и нумеруется арабскими цифрами. Также необходимо указать фамилию и инициалы докладчика.

Пример: вступительная часть протокола заседания

Один из ключевых аспектов протоколирования — структурирование текста в соответствии с вопросами в повестке дня. Для этого следует создать разделы, их количество должно соответствовать количеству вопросов в повестке дня. Каждый раздел необходимо пронумеровать арабскими цифрами и организовать следующим образом:

1. Информация:
2. Представления:
3. Определения (или Решения):

Основное содержание можно исключить из текста протокола. Вместо этого его можно представить в виде дополнительных материалов, которые будут прикреплены к протоколу. В таком случае, в тексте протокола должна быть отметка «Текст выступления (доклада) прилагается».

Пример: основная часть протокола

Оформление документа. Подписи под протоколом ставят председатель и секретарь собрания. Затем документ передается на подпись сотрудникам, в частности тем, кто указан в протоколе как ответственные исполнители. В федеральных органах исполнительной власти протокол подписывают председательствующие на заседании и секретарь.

Читайте в публикациях изданий Актион Кадры и HR

• Инструкция по оформлению протокола
• Постепенный алгоритм подготовки и зафиксирования результатов совещания
• Правила правильного оформления и заверения выписки из протокола совещания
• 7 распространенных ошибок при составлении выписки из протокола

Примеры протоколов совещания

Краткое изложение протокола. В кратком изложении протокола указываются участники совещания, которые выступили по каждому вопросу, а также фиксируются принятые решения.

Исчерпывающий вариант протокола. В полном протоколе помимо перечисления участников совещания и принятых решений, также описывается ход дискуссии по каждому вопросу.

Протокол встречи или собрания: чем отличается от протокола совещания

Протокол проведения совещания или конференции оформляется аналогично протоколу заседания на бумаге формата А4. Индивидуальность данного протокола обуславливается большим количеством вопросов, относящихся к повестке дня. Таким образом, каждый вопрос также должен быть протоколирован и содержать фамилию и инициалы сотрудника, высказавшего его.

Кроме того, следует также фиксировать мнения, возникающие в процессе обсуждения любого вопроса. Протокол проведения совещания или конференции также должен содержать оформительскую часть, включающую подписи председателя и секретаря, а также их фамилии и инициалы.

Пример: протокол общего собрания участников по выбору главного руководителя

Совет. Протокол совещания является распорядительным документом, поскольку он записывает принятые решения на совещании. Однако протокол встречи или собрания может и не содержать решений. Такой протокол можно отнести к информационным документам.

Читайте в «Справочнике секретаря и офис-менеджера»:

• Четыре основных документа компании: правила, исключающие ошибки
• Пять вариантов структуры текстов документов: как выбрать правильный и избежать ошибок
• Как работать с внутренними документами: три особенности

Советуем ознакомиться:

1. Возможно ли изменить назначение земельных участков с различными видами разрешенного использования?
2. Обязанности продавца-консультанта мебели
3. Какой периодом охватывает проверка Трудовой инспекции?
4. Старые доллары из 1996 года: почему их не принимают
5. Штрафы за использование скутера
6. Скачать образец журнала регистрации входящих документов