Образец ведомости выдачи заработной платы

Документ, содержащий информацию о выплатах заработной платы сотрудникам, отражает данные о заработной плате, начисленной и выданной работникам компании за определенный промежуток времени.

Назначение ведомости

Важно отметить, что платежная ведомость имеет и другие функции, однако в данной статье мы рассмотрим только данное ее применение.

Предприятия с большим количеством персонала наиболее рационально используют ведомость. Маленькие организации, в свою очередь, чаще применяют приходно-расходные ордера, так как успевают выдать всю заработную плату в один день. Решение о необходимости составления платежной ведомости принимается руководством организации.

Кто составляет ведомость

Ответственность за составление ведомости возлагается на сотрудника бухгалтерии. После заполнения документа он передается руководителю для утверждения, а затем передается работнику, который выплачивает заработную плату. Выдача денег сотрудникам осуществляется на основании этой ведомости.

Оформление ведомости

Если организация принимает решение использовать собственный бланк, то необходимо закрепить этот момент в учетной политике организации, иначе такой бланк будет считаться недействительным.

На первом листе документа обязательно указываются следующие данные:

1. полное наименование организации;
2. структурное подразделение, на которое составляется ведомость. Название должно соответствовать штатному расписанию;
3. код организации по ОКПО;
4. цифра 70 — в строке «корреспондирующий счет».
5. Срок действия документа;
6. Общая сумма за расчетный период цифрой и прописью;
7. Дата составления документа;
8. Порядковый номер документа;
9. Период, за который выплачивается заработная плата по данной ведомости.

Срок действия ведомости не может быть менее 5 дней с момента ее подписания.

На втором листе ведомости находится таблица, в которую необходимо внести данные. В этой таблице указываются:

1. Номер по порядку;
2. Табельный номер сотрудника, на которого начисляется заработная плата;
3. Фамилия, имя и отчество сотрудника;
4. Зарплата, полученная работником;
5. Подпись работника, получившего денежные средства;
6. Заметки. Здесь могут включаться ссылки на различные документы, например, на доверенность для получения заработной платы, если представитель работника получает ее в кассе.

В итоговой записи указывается общая сумма, начисленная всем работникам. Ведомость о выдаче заработной платы утверждается руководителем организации и передается кассиру.

Как закрыть документ

Как уже указывалось ранее, срок действия ведомости не может быть менее пяти дней. По истечении этого срока, ведомость должна быть закрыта, даже если не все работники получили заработную плату (например, кто-то был болен или находился в отпуске без содержания).

В таком случае, напротив имен этих работников в графе «подпись работника» будет стоять отметка «депонировано».

Сумма, выданная работнику, будет указана в расходно-кассовом ордере. Номер и дата ордера также будут указаны в ведомости.

Хранение документа

Информация о выплате заработной платы хранится в бухгалтерии и в архиве организации в течение шести лет, если в организации ведутся лицевые счета сотрудников.В случае отсутствия лицевых счетов, необходимо сохранять документы не менее 50 лет (согласно статье 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом № 236 от 20 декабря 2019 года Росархива).

По истечении установленного срока хранения документ уничтожается в соответствии с законодательством.

Зарплатная ведомость: персонализированные советы

Зарплатная ведомость — это особенный документ, который отражает выплату заработной платы и прочих вознаграждений. Мы поделимся с вами информацией о том, какой бланк использовать, как правильно заполнять ведомость, и что делать, если нужно внести исправления. Важные моменты и особенности этого документа тоже не останутся без внимания.

В этой статье:

• Значение зарплатной ведомости
• Корректное заполнение документа
• Выбор бланка для ведомости
• Возможность вносить исправления

Скачайте полезные документы, предоставленные экспертом:

Зарплатная ведомость: образец от эксперта

Зарплатная ведомость: унифицированный бланк

Доверенность на получение зарплаты: образец от эксперта

Акт о неполучении зарплаты сотрудником: образец от эксперта

Что такое ведомость выдачи заработной платы

С момента принятия и утверждения постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, форма Т-53 зарплатной ведомости остается неизменной. Форма зарегистрирована в ОКУД под номером 03010111 и рекомендуется фискальными органами для оформления выплаты заработной платы сотрудникам организации.

В случае, когда количество сотрудников требует, ведомость может состоять из нескольких страниц. Бланк оформляется на период, чаще всего, не более трех-пяти дней. По истечении этого срока кассир закрывает документ и передает его бухгалтеру для проверки.

Более подробную информацию можно найти в Системе Кадры.

• Как выплачивать заработную плату сотрудникам

Кто заполняет ведомость заработной платы

Платежный документ на выдачу зарплаты является частью бухгалтерской документации. За его оформление отвечает специалист из расчетной группы бухгалтерского отдела. Документ составляется в единственном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Затем ведомость передается кассиру, который выплачивает денежные средства работникам организации по указанному списку.

Подробнее в Системе Кадры

• Три способа расчета размера аванса, удовлетворяющие инспектору

Как заполнить ведомость по заработной плате

Для заполнения ведомости выплаты заработной платы следует указать соответствующие данные на титульном листе:

• информацию о названии и коде ОКПО предприятия;
• дебетовый счет;
• срок действия документа;
• общую сумму, предназначенную для выплаты в рамках данной ведомости;
• подпись руководителя организации с указанием даты подписи;
• подпись главного бухгалтера с указанием даты подписи;
• название документа;
• его порядковый номер и дату оформления;
• продолжительность расчетного периода.

Пример зарплатной ведомости

Для составления списка работников, которым будет выдана зарплата, может потребоваться несколько страниц. Общее количество страниц указывается в первичном документе. На следующих страницах, после титульной, необходимо заполнить таблицу:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. сотрудника и его табельный номер;
• сумму, которую необходимо выдать;
• отметку о получении денежных средств с подписью каждого работника.

Пример заполнения зарплатной ведомости, страница 2

Акт о недоступности сотруднику зарплаты

В описываемой графе принято указывать номер идентификационного документа, который был предъявлен получателем денежных средств. Это особенно важно в организациях с большим числом сотрудников, где кассиры не могут знать всех работников лично и могут выдавать деньги только после предъявления документа, подтверждающего личность. По окончании расчетного листка кассир указывает сумму, выплаченную и помещенную в хранилище.

Бухгалтер должен проверить расчетный листок, переданный кассиром, поставить свою подпись и указать дату проверки документа.

Доверенность на получение заработной платы

Зарплатные ведомости: бланки

Зразок зарплатної відомості є уніфікованим. Бланк повинен містити всі необхідні реквізити. При друку бланків допускається їх редагування: реквізити можна розмістити в іншому порядку та додати ще деякі, якщо це необхідно.

Наприклад, коли в організації використовуються особливі технології з обробки бухгалтерської інформації. При цьому необхідно перевірити, щоб шаблон відомості про заробітну плату містив всі необхідні реквізити, передбачені для уніфікованих форм.

Допускается ли вносить исправления в ведомость по зарплате

При проверке кассовой дисциплины в организации, внимание проверяющих органов привлечет зарплатная ведомость с внесенными изменениями. Если, например, уже начата выдача денежных средств и сотрудники уже подписались о получении, но исправленный бланк заменить невозможно, необходимо правильно оформить все исправления. Обнаруженные ошибки аккуратно зачеркивают и делают новую запись поверх неправильной.

Как закрыть зарплатную ведомость

Завершение ведомости — это последний этап. Когда установленный срок платежного документа истекает — например, прошло три или пять дней — кассир оформляет закрытие документа. В ходе закрытия подсчитывается как выданные денежные средства, так и депонированные.

Информацию о подсчете следует внести на последний лист документа и подписать. Также нужно составить расходный кассовый ордер, внести в него сумму выданных средств и указать номер ордера в ведомости. После этого документ передается в бухгалтерию.

Образцы, которые пригодятся кадровику любой компании

• 7 примеров записей в трудовую книжку
  Примеры наиболее необходимых записей в трудовые документы, которые должен иметь сотрудник, ответственный за их ведение
• Примеры заполнения новой формы ЕФС-1
  Образцы заполнения отчета для новых событий с учетом новых кодов, которые вводятся с 1 января 2025 года
• Уведомление о трудовой деятельности иностранцев
  Порядок заполнения новой формы, действующей с 7 января 2025 года, и подсказки о том, что еще изменилось в работе с иностранцами
• Примеры заполнения карточки №10 для различных категорий сотрудников
  Примеры заполнения карточки №10 для призывников, солдат и офицеров запаса
• Уникальный список документов для перехода на новые стандарты выдачи СИЗ
  Необходимо осуществить переход на Единые типовые нормы выдачи СИЗ до 31 декабря 2025 года. Чтобы все было оформлено без ошибок, вы можете воспользоваться готовыми образцами и инструкцией от специалистов в области охраны труда.