Приглашение на встречу

В случае необходимости созыва сотрудников отделов или руководителей компаний-партнеров для решения определенных задач, в больших организациях оформляют письмо-приглашение на совещание. Давайте рассмотрим, как его правильно составить.

• Использование готового бланка и образца
• Возможность просмотра онлайн
• Возможность бесплатной загрузки
• Обеспечение безопасности

Общие сведения

Если у компании намечается важная встреча, на которую должны приехать партнеры, исполнители и другие участники, необходимо составить специальное уведомление о предстоящем событии. Обычно его оформляют в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляется заранее, например, за 2 недели или за 10 дней.

В случае, если встреча происходит не по плану, сроки могут быть сокращены.

Письмо можно отправить следующим адресатам:

1. Руководителям отделов и подразделений. Это характерно для крупных организаций.
2. Компаниям, выполняющим какие-либо проекты. В этом случае письмо отправляется руководству или лицу, ответственному за работу с клиентами.
3. Для наших партнеров и инвесторов, которые вложили свои средства в проект и проявляют интерес к получению информации о нем, у нас есть важное сообщение.

Обычно секретарь или помощник руководителя занимаются составлением таких писем и организацией совещаний.

Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание

Этот документ разрабатывается самостоятельно компанией. Он печатается на бланке с организационным логотипом.

Требования к тексту следующие: он не должен содержать разговорных выражений и двусмысленностей, также он не должен быть слишком длинным, но при этом его содержание должно быть понятным с первого прочтения. Необходимо использовать стандартные формулировки, как для любого делового письма, например: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и так далее.

В письме-приглашении на совещание предлагается указать следующую информацию:

1. Наименование организации, реквизиты, логотип. Все это будет автоматически включено, если печатать на фирменном бланке.
2. Адресат письма. Указывается в правом верхнем углу.
3. Наименование документа: письмо-приглашение, приглашение.
4. Обращение к адресату. Обычно используется формулировка «Уважаемый, …».
5. Содержание совещания будет посвящено различным вопросам, таким как подписание документов, обсуждение проектов и т. д.
6. Просьба посетить совещание.
7. Организацию совещания обычно осуществляет помощник руководителя или секретарь, которые являются контактными лицами.
8. Для получения дополнительной информации о совещании, включая контактные данные ответственного лица, можно использовать телефон или другие доступные средства связи.
9. Руководитель компании ставит свою подпись на документе.

Письмо передается курьером или, если оно предназначено для работника внутри компании, с помощью секретаря. Также возможна отправка по электронной почте.

Образец письма

Заместителю главы
ООО «Ромашка»
Зубкову А.С.

Вызов на собрание

Добрый день, Алексей Сергеевич!

В соответствии с графиком работ по строительству ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10:00 состоится рабочее собрание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения собрания — конференц-зал ООО «Роза» по адресу г. Пермь, ул.

Учитывая указанную информацию, просим вас принять участие в данной встрече.

В приложении есть план собрания.

С почтением, заместитель генерального директора
Игорь Семенович Семенов Семенович

Письмо-приглашение: образцы и примеры для разных случаев

В настоящей статье мы рассмотрим процесс составления официального приглашения на встречу, переговоры или совещание и предоставим образцы таких писем-приглашений.

Образцы писем-приглашений на мероприятие

Также предоставляется образец письма-приглашения с просьбой о подтверждении участия, разработанный экспертом.

Дополнительно, предоставляется образец письма-приглашения на внутреннее совещание, который может быть полезен в рабочей среде.

Официальное письмо-приглашение на мероприятие

Простое уведомление по телефону недостаточно – приглашенный человек должен осознавать важность и масштаб события. Поэтому секретарю требуется составить пригласительное письмо для участия в мероприятии.

• Официальное письмо приглашение на мероприятие отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному;
• Содержит информацию, которая касается каждого гостя в отдельности;
• Выглядит более представительно, чем остальные письма — используется бумага высокого качества и декоративные элементы;
• Может быть написано от руки.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Пример официального письма приглашение на мероприятие

Письмо-приглашение на встречу

Встреча пройдет по адресу, о котором мы уведомим Вас дополнительно. Мы надеемся на Ваше присутствие и активное участие в обсуждении поставленных тем.

Будем рады видеть Вас на нашей встрече!

Письмо-приглашение на переговоры

Перед отправкой приглашения нужно учесть, что существует два типа переговоров: оперативные и плановые. При организации оперативного совещания секретарь должен пригласить участников, уведомить руководство о пропущенных сотрудниках и выяснить причины их отсутствия.

Подготовка к плановому совещанию с большим числом участников начинается за 1,5-2 недели и включает следующие этапы:

• Назначение даты, времени и места совещания;
• Составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
• Выполнение всех работ, которые необходимо сделать перед началом совещания;
• Составление текста приглашения.
• Как подготовиться к совещанию и затем подвести итоги: шаг за шагом инструкция

Особенным видом переговоров является так называемый «brainstorming». Данное мероприятие проводится в случаях, когда требуется решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации и принять ответственное решение.

Образец электронного письма-приглашения на внутреннее совещание

Как написать и оформить письмо-приглашение иностранцу

При отправке пригласительного письма иностранным партнерам, сотрудникам и клиентам, необходимо учитывать, что они могут не быть знакомы с вашим городом. Исходя из этого, рекомендуется приложить к письму карту проезда к месту проведения мероприятия или к вашей организации. Кроме того, важно позаботиться о размещении иностранца в гостинице на время его пребывания.

При составлении пригласительного письма для иностранцев необходимо учесть их национальные особенности. Однако не следует писать приглашение на языке гостя: достаточно составить его на английском языке.

Пример пригласительного письма для иностранного партнера компании

Издание «Справочник секретаря» предоставляет удобный сервис: конструктор деловых писем

В отличие от остальных деловых писем, письма-приглашения оформляются на различных форматах листов и дополняются разнообразными элементами декора текста, такими как шрифты, стили текста и изображения. Важными компонентами письма-приглашения являются фразы «приглашаем Вас…», «приглашаем…», наименование мероприятия, указание времени и места его проведения, программа мероприятия или вопросы, которые будут обсуждаться, а также условия участия или дополнительная информация.

Как правильно составить письмо-приглашение

Заполните форму без ошибок всего за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и хранения.

• Счета для оплаты
• Счета-фактуры
• Накладные
• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ
• Акты приемки и инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов.

Приглашение на событие — это особый вид информационного письма, предназначенного для приглашения людей на определенное мероприятие (конференцию, выставку, встречу, семинар и т.д.)
Из особенностей приглашения следует отметить возможность его оформления без использования официального бланка и с добавлением художественных элементов: рисунков, орнаментов и т.д.

Повседневная задача обработки документов и ведения учета становится легкой и простой с помощью онлайн программы «Класс365», предназначенной для всех пользователей:

• Предоставляется доступ к 50 актуальным бланкам документов
• Программа обеспечивает возможность вести торговый и складской учет
• Для эффективной работы с клиентами предусмотрена CRM-система
• Программа также включает функции банка и кассы
• Интеграция с интернет-магазинами облегчает процесс ведения бизнеса
• Дополнительные удобства включают встроенную почту и возможность отправки SMS-сообщений

Бесплатная версия предоставляется для использования одним пользователем

Как правильно написать письмо-приглашение

По время [название события] будут обсуждаться [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].
[Некоторая дополнительная информация]

Генеральный Директор [название конторы] — В.М. Батькович

Необходимо составить приглашение на мероприятие, которое было бы кратким, лаконичным и не оставляло бы места для различных толкований. Приглашение должно быть посвящено только одному вопросу, за исключением случаев, когда вопросы тесно связаны и находятся в рамках одного подразделения организации-отправителя. Приглашение следует написать в двух экземплярах, причем второй экземпляр должен быть подписан составителем и руководителем подразделения-отправителя, а оставаться у организации-отправителя.

У нас есть специальный канал в Telegram и группы Вконтакте, где мы публикуем новости малого бизнеса. Присоединяйтесь! Мы также присутствуем на Твиттере.

Создание, изменение или удаление приглашения на собрание или встречи в Outlook.com

Создание события, приглашения на собрание или встречи

Назначение для чего-то вроде обеда, спортивной практики или медицинского приема, которые вы хотите добавить в свой календарь для напоминания. Собрание является событием в календаре, которое вы отправляете другим пользователям. Создание собрания подобно созданию встречи, только с приглашением участников.

1. В левом поле окна выберите Календарь.
2. Выберите в календаре дату и время, когда должно произойти событие.
3. Введите краткое описание события, включая название и расположение, в текстовое поле. Outlook.com предложит вам варианты расположений, основываясь на введенной информации. Если найденное расположение соответствует вашему событию, выберите его. Если нет, вы можете ввести правильное расположение вручную.
4. Весь день: выберите этот вариант, если событие продлится весь день.
5. Повтор: выберите один из вариантов из списка, чтобы сделать собрание или встречу повторяющимися. Затем выберите даты начала и окончания серии событий.

В форме события вы можете указать дополнительные необязательные элементы. Справа выберите

или Дополнительные параметры, а затем выберите необходимые параметры в верхней части формы:

• Для выбора, как будет отображаться ваше состояние во время события или для создания частного события, щелкните на элементе Занят.
• Чтобы выбрать категорию для события, щелкните элемент Классифицировать.
• Если вы хотите пригласить людей на мероприятие, введите их имена или адреса электронной почты в поле Пригласить участников. При добавлении участников автоматически будет включен параметр собрания Skype. Щелкните параметр Необязательно, чтобы добавить необязательных участников, или щелкните элемент
• Для изменения приглашения на собрание или встречу:
• На левом поле окна выберите Календарь.
• В календаре выберите событие и нажмите Изменить. Если это повторяющееся собрание или встреча, вам также потребуется выбрать один из описанных ниже вариантов.
• Данное действие: выберите этот вариант, чтобы открыть и изменить действие, выбранное в расписании.
• Данное и все последующие действия: выберите этот вариант, чтобы открыть и изменить действие, выбранное в расписании, а также все последующие действия этой серии.
• Все действия этой серии: выберите этот вариант, чтобы открыть и изменить всю серию действий.
• Измените данные о действии и нажмите Сохранить, если это встреча, созданная вами для себя, или Отправить, если это встреча с другими участниками.

Отмена приглашения на встречу

1. В левом поле окна выберите Календарь.
2. Для отмены собрания выберите соответствующую дату в календаре и нажмите кнопку Отмена. Если необходимо, добавьте краткое сообщение, а затем нажмите кнопку Отправить.
3. Если это повторяющееся собрание, после первого нажатия кнопки Отмена потребуется выбрать один из следующих вариантов:
4. Отменить только это событие: выберите этот вариант, чтобы отменить только выбранное событие в календаре.
5. Отменить это и все последующие события: выберите этот вариант, чтобы отменить выбранное событие в календаре, а также все последующие события этой серии.
6. Отменить все события этой серии: выберите этот вариант, чтобы отменить всю серию событий.

Удаление встречи

1. На левой панели окна выберите вкладку Календарь.
2. Выберите событие в календаре и нажмите Удалить. В окне Удалить событие снова нажмите Удалить. Если это повторяющееся событие, после первого нажатия кнопки Удалить потребуется выбрать один из следующих вариантов:
   • Удалить только это событие: выберите этот вариант, чтобы удалить только событие, выбранное в календаре.
   • Удалить это и все последующие события: выберите этот вариант, чтобы удалить событие, выбранное в календаре, а также все последующие события этой серии.
   • Удалить все события этой серии: выберите этот вариант, чтобы удалить всю серию событий.

Есть возможность добавить праздники и дни рождения в стандартный календарь, либо использовать специальные календари, которые связаны с вашим. Подробную информацию можно найти в статье о том, как добавить календарь с праздниками или днями рождения в Outlook.com.