Пример уведомления в письменной форме

Уведомление – это специальный документ, предназначенный для передачи определенных сведений получателю. Оно отличается от претензии тем, что не содержит требований. Однако следует помнить, что в редких случаях в уведомлениях могут присутствовать требования.

Обязательность оформления

Необходимо ли составлять сообщение? В некоторых ситуациях его необходимо оформлять. Это включает в себя следующие ситуации:

• Нанят иностранный гражданин.
• Изменение условий трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компания может быть оштрафована или проверена трудовой инспекцией.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – это документ, который может быть составлен во множестве ситуаций. Давайте рассмотрим наиболее распространенные причины, по которым оно составляется:

• Необходимо уведомить сотрудников или профсоюзы о чем-либо. Например, нужно сообщить работникам о изменении условий договора, о ликвидации организации или о сокращении.
• Есть потребность в уведомлении службы занятости или другого государственного органа. В службу занятости необходимо отправлять уведомление о ликвидации компании, а в налоговый орган – о приеме нерезидента на работу.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в следующих обстоятельствах:

• Требуется уведомить сотрудника об изменении условий труда.
• Необходимо получить согласие работника на изменение условий труда.
• Необходимо зарегистрировать отказ работника.

Особенности составления

Основные правила формирования уведомления зависят от его адресата:

• Внешние получатели. В эту категорию входят контрагенты, юридические лица, государственные органы и другие лица, не являющиеся сотрудниками компании. Для составления уведомления требуется использовать единый бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Обязательно требуется подпись под уведомлением. Желательно, чтобы на документе была также указана должность лица, подписавшего уведомление. Иногда уведомление может быть отправлено сопроводительным письмом.
• Внутренние получатели. В эту категорию входят сотрудники компании. Для составления документа используется специальный бланк, содержащий необходимые реквизиты: наименование компании, название документа.

Составляющие уведомления

При стандартном уведомлении обычно предоставляются такие сведения:

• Дата. Документ подписывается с указанием даты, обычно в цифровом формате (например, 09.09.18).
• Регистрационный номер. Каждый исходящий документ имеет уникальное обозначение, которое может содержать и буквы, и цифры.
• Адресат. В реквизитах получателя необходимо указать название подразделения, где работает сотрудник, а также его ФИО, даже если это внутренний документ.
• Заголовок. Он должен быть лаконичным и отражать содержание документа.
• Текст уведомления. Необходимо закрепить информацию, которую требуется сообщить получателю.

Подтверждение оформляет глава организации или лицо, обладающее правом на оформление. Обязательно также включить в бумагу расшифровку подписи.

Разновидности документов

Ниже описаны наиболее распространенные виды уведомлений:

• Уведомление о проведении встречи кредиторов или аукционеров.
• Уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения.
• Уведомление об изменении наименования компании.
• Уведомление о смене генерального директора.
• Уведомление об изменении юридического адреса.
• Уведомление о смене банковских реквизитов.
• Уведомление об изменении размеров заработной платы.
• Уведомление об отпуске.
• Уведомление об погашении задолженностей.
• Уведомление о расторжении договора.

Уведомление может быть отправлено сотрудникам, руководителям отделов, партнерам, поставщикам, государственным органам, арендаторам.

• Уведомление о сокращении штатных должностей 42852
• Уведомление о прекращении права на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет 9931
• Уведомление о выборе способа оформления трудовой книжки 13170
• Уведомление о прохождении теста на наличие коронавируса с идентификационным номером 3660
• Уведомление от центра занятости о сокращении штата с номером 18771
• Уведомление о проведении заседания комиссии по трудовым спорам с номером 4973
• Уведомление для работника о реорганизации путем присоединения с номером 10478
• Форма Р12003. Уведомление о начале процедуры реорганизации с номером 11531
• Уведомление об изменении условий трудового договора с номером 36248
• Уведомление об изменении оклада с номером 31961
• Уведомление для работника о переименовании должности с номером 23028
• Уведомление о начале отпуска с номером 32402
• Уведомление о прекращении срочного трудового договора с номером 31313
• Уведомление о выбранных объектах налогообложения с номером 10723
• Уведомление об участии в иностранных организациях с номером 12331
• Уведомление о контролируемых сделках с номером 5168
• Трудовой договор по форме 19 44330 был заключен, и о нем было отправлено уведомление.
• Штат работников был сокращен, и о данном событии было отправлено соответствующее уведомление с номером 24819.
• Работник был уволен, и ему было отправлено уведомление с номером 28217.
• Работнику было отправлено уведомление о его переводе на другую должность с номером 33429.
• Договор был расторгнут, и по данному факту было отправлено уведомление с номером 28602.
• Уведомление о ликвидации юридического лица с номером 33544 было оформлено с использованием формы Р15001.

Отличия от схожих документов

Часто возникает путаница между уведомлением, претензией и требованием. Чтобы понять разницу, необходимо разобраться в их конкретных отличиях. Прежде всего, уведомление не направлено на достижение определенных действий со стороны второго лица, а служит лишь для информирования.

Кроме того, уведомление не предъявляет каких-либо требований, которые должны быть выполнены в определенный срок.

Форма документа

Уведомления могут быть составлены в произвольной форме, благодаря чему компании имеют право разрабатывать и использовать свои собственные шаблоны. Как правило, каждое государственное ведомство имеет такой шаблон в наличии. Юридические лица оформляют документ на официальном бланке организации.

Следует отметить, что уведомление может быть составлено на физическом носителе, то есть на бумаге, а также в электронной форме. В настоящее время все большую популярность получает способ уведомления граждан с использованием электронной почты или портала Госуслуг.

Уведомления на работе

Большая когорта извещений – это уведомления на трудовой деятельности. Множество процедур, осуществляемых на трудовом месте, требует одобрения с обоих сторон договора, однако имеются редкие исключения. В случае, когда согласие сотрудника не обязательно для работодателя, незамедлительно направляется соответствующее извещение, фиксируя факт.

Структура официальной бумаги

Всякое уведомление состоит из трех основных частей: информация о лице, побуждающая причина и суть. При желании может быть добавлен вариант решения сложившейся ситуации. Например, работодатель может предложить своему подчиненному, подвергшемуся сокращению, другие доступные вакансии.

Реквизиты

Непосредственно какие детали будут сохранены на документе зависит от того, кто именно является источником информации. Если это организация, нужно указать полное название компании с ссылкой на ее правовую форму, ИНН, ОГРН, юридический адрес и контактный номер телефона. Для физического лица достаточно указать ФИО и данные из паспорта.

Цель и тема

Цель уведомления заключается в объяснении причин направления данного уведомления. Также оно может содержать ссылки на правовые акты для более полного понимания ситуации. Тема представляет собой сами положения, которые должны быть переданы адресату.

Письмо-извещение

Предупредительное письмо является видом делового информационного письма. Очень часто такие письма имеют характер безличных и отправляются сразу нескольким адресатам, обычно заинтересованным в получении подобной информации.

Информационное письмо

Информационные письма — это широкий спектр деловых писем, содержащих разного рода сведения. Это могут быть следующие:

• извещение (например, о изменении даты запланированного мероприятия);
• уведомление (например, о изменении юридического адреса, руководства организации, расторжении договора);
• заявление;
• подтверждение (оплаты или поставки);
• напоминание (о соблюдении условий договора);
• предложение (например, о заключении договора);
• приглашение и так далее.

Уведомительные письма могут иметь как личный, конкретизированный характер, так и содержать общую информацию. Письма могут быть отправлены одному или нескольким адресатам, как физическим, так и юридическим лицам.

Обычно уведомительные письма рассылаются контрагентам, с которыми уже установлены деловые отношения, однако они также могут быть направлены новым партнерам в качестве первого шага к формированию деловых отношений.

Кроме того, уведомительные письма делятся на:

• инициативные;
• ответные.

Структура письма будет зависеть от характера сообщения.

Общие правила составления письма

В соответствии с нормами деловой этики письмо-уведомление должно быть подписано главой организации или руководителями организаций в случае совместно организованного мероприятия. Письма-уведомления оформляются на официальном бланке организации (при его наличии) и составляются грамотно, с использованием офисных шаблонов.

Допускается приложение дополнительных материалов (буклеты, брошюры, визитки предприятия и др.).

Структура письма-извещения включает следующие блоки, расположенные в логическом порядке:

1. «Шапка». В этом блоке указываются реквизиты отправителя (если организация не использует фирменный бланк) и реквизиты получателя или получателей: название организации, ФИО и должность руководителя, кому адресовано письмо.
2. Название письма. Если решено назвать письмо «Извещение», то название следует разместить по центру. Если же название начинается с предлога «О», например, «Об организации семинара», то следует расположить его по левому краю.
3. В данном письме мы сообщаем вам/извещаем вас/реагируем на ваше письмо от… и так далее.
4. Если необходимо, предоставляем дополнительную информацию (дата и время встречи, требования к одежде, вступительный взнос, повестка и т.д.).
5. В случае наличия приложений, указываем их в списке.
6. Завершаем письмо подписью автора/авторов.

Письмо-извещение можно доставить адресату любым удобным способом:

• лично через курьера;
• по почте;
• по факсу;
• по электронной почте.

Как написать письмо-уведомление

При составлении письма-уведомления и его оформлении необходимо строго соблюдать требования, которые придают юридическую силу данному документу. В данной статье мы расскажем о том, как написать письмо-уведомление и приведем примеры.

Содержание:

• В каких ситуациях следует составлять письмо-уведомление
• Каким образом следует оформить письмо-уведомление
• Как составить письмо-уведомление
• Примеры писем-уведомлений

В каких случаях пишется письмо-уведомление

В подборка писем-объявлений включены письма-напоминания и письма-уведомления. Главная цель их составления состоит в уведомлении получателя о наступлении определенного события, приближающемся сроке выполнения обязательств, предупреждении о чем-либо. Такое письмо предназначается для информирования о принимаемых отправителем решениях, которые в той или иной мере могут затронуть получателя.

Письмо-уведомление является важной частью деловой переписки, хорошим тоном и проявлением вежливости.

Пример письма-уведомления

Не обязательно, чтобы отправитель сомневался в том, что адресат забыл или не хочет выполнить свои обязательства. Однако это предупредительная мера, которая поможет избежать непредвиденных ситуаций, если окажется, что по каким-либо причинам адресат все же пропустил какое-то событие.

• Письма с информационным содержанием
• Правила деловой переписки: как выбрать стиль, чтобы произвести нужное впечатление о себе и своей компании
• Может ли электронное письмо считаться официальным документом
• Ошибки в тексте делового письма и как их исправить
• Текст документа
• наименование и полное юридическое наименование получателя письма;
• дата составления письма;
• отправитель письма;
• адресат письма;
• тема письма;
• текст письма;
• подпись составителя письма;
• печать предприятия или организации.
Мнение эксперта

Иванов Николай Анатольевич

Важно учесть, что этот список обязательных реквизитов может быть расширен или дополнен в зависимости от конкретных требований или целей написания письма-уведомления.

• Важная информация о юридическом лице-отправителе: название компании, ее ИНН, ОКПО, номер расчетного счета в банке, адреса электронной и почтовой почты, контактный телефон секретаря руководителя. Сведения о вашей компании: при написании уведомления даже если ответное письмо от адресата не требуется, необходимо указать почтовый и электронный адрес вашей компании;
• Дата и место составления данного документа;
• Почтовый адрес предприятия или физического лица, которому предназначена отправляемая информация. В случае, если это юридическое лицо, указывается должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• Уникальный исходящий номер, присвоенный документу в соответствии с принятой в организации системой нумерации дел;
• Краткое содержание текста письма;
• Текстовая часть уведомления, которое будет отправлено;
• Подпись руководителя предприятия, который составил данное письмо-документ;
• данные о лице, которое составило документ: фамилия, инициалы и контактный телефон.

Как правильно написать письмо-уведомление и правильно оформить его зависит от того, для чего оно будет использоваться — внутреннего или внешнего использования. Если это внутренний документ, то значительно уменьшается количество обязательных реквизитов, которые должны быть указаны. В этом случае не требуется указывать наименование предприятия и присваивать исходящий номер документу, но необходимо наличие подписей, которые подтверждают его достоверность.

Справочник Кадры: Когда следует уведомлять сотрудников

Образец внутреннего письма-уведомления



Обычно, для оформления внутренних уведомлений и извещений используются стандартные листы. Если же речь идет о письмах-уведомлениях для внешних получателей, то в таких случаях применяют фирменные бланки, на которых уже напечатаны основные обязательные данные. Благодаря этому можно избежать ошибок при заполнении и значительно сократить время, необходимое для оформления документа.

Учтите рекомендации из журнала «Справочник секретаря»: Как сделать единый внешний вид и содержание документов в вашей организации

Советуем ознакомиться:

1. Что представляет собой кадастровый паспорт и как его получить?
2. Ипотечные ограничения: что предписывает закон
3. Примеры нарушений, за которые предусмотрена административная ответственность
4. Важность открытия расчетного счета в банке
5. Как узнать информацию о прописке в квартире по адресу онлайн
6. Подача обратного иска