Необходимость заполнения строки 10 в УПД

Универсальный передаточный документ согласно закона 44-ФЗ включает в себя первичные учетные документы и счет-фактуру. Он значительно упрощает взаимодействие между поставщиком и заказчиком. В контексте государственных закупок, этот документ особенно полезен на этапе закрытия госконтракта.

Зачем нужен УПД

По окончании торгов заказчик заключает контракт с победившим участником. Следующий шаг — поставка приобретенных товаров, работ или услуг. Факт поставки отражается в следующих первичных учетных регистрах:

• счете-фактуре;
• товарной накладной;
• акте приемки-передачи (выполненных работ).

Для удобства поставщиков и заказчиков все эти первичные регистры заменяются одним — универсальным передаточным документом. Он необходим сторонам, чтобы отразить фактическую реализацию товаров, работ и услуг поставщиком и их получение-приемку заказчиком. С помощью УПД принимают товары, работы и услуги.

Универсальный передаточный документ создается на основе счета-фактуры ( Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 ). В нем присутствуют все те же данные, что и в расчетном регистре. Поставщики могут использовать форму, утвержденную ФНС, и дополнить ее показателями, необходимыми компании в связи с особенностями отрасли или организации ( Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017 ).

ВАЖНО!

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры. Тем, кто заполняет рекомендованную форму универсального передаточного акта со статусом 1 и указывает документ об отгрузке, необходимо добавить строку 5а, строку 8 и все графы для отслеживаемых товаров. В свою форму УПД также нужно внести изменения ( Письмо ФНС России № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021 ).

Для отражения НДС в первичном бухгалтерском учете и налогообложении применяют Универсальные передаточные документы (УПД). Они позволяют плательщику налога на добавленную стоимость подтвердить проведенные операции и в дальнейшем оформить вычет по НДС и подтвердить затраты при исчислении налога на прибыль. Кроме того, заказчики загружают сканы УПД в Государственный унифицированный информационный систему (ГУИ ЕИС), чтобы подтвердить исполнение государственного контракта.

Также Универсальные передаточные документы широко применяются для передачи прав собственности по различным активам и заключении сделок с посредниками.

Как работать с УПД

Заполнение универсального передаточного акта осуществляется поставщиками.

Если стороны работают по предыдущей схеме, то процедура их взаимодействия выглядит следующим образом: поставщик отправляет товары или выполняет работы или услуги, а затем заказчик их принимает. Если нет никаких претензий, то подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документов, подтверждающих факт поставки, выписываются платежные документы — счет и счет-фактура для целей налогообложения.

Какой бланк использовать

Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ подробно описывает действующий бланк Универсального передаточного акта (УПД) в 2023 году и устанавливает правила его заполнения и подписи. При заполнении УПД необходимо руководствоваться не только нормативами налоговой службы, но и Федеральным законом № 402-ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых содержится порядок формирования сведений в счете-фактуре.

Универсальный передаточный акт является самостоятельным документом, который формируется аналогично первичному счету-фактуре и содержит все его реквизиты. Исполнитель имеет право добавлять новые строки или ячейки для указания дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он должен привести оба документа в полное соответствие друг другу.

Вся дополнительная информация, указанная в счете-фактуре, должна также присутствовать в универсальном акте.

ВАЖНО!Это не является стандартной формой, но она рекомендуется. Например, представленный выше бланк подходит для УПД со статусом 2, но не может быть использован для статуса 1 (акт плюс счет-фактура). Каждая организация имеет право изменять универсальный передаточный акт в соответствии с ее спецификой и условиями конкретного государственного контракта.

Как заполнить документ

Налоговики в письме № ММВ-20-3/96@ предоставляют порядок составления Универсального передаточного акта. Построчную инструкцию по заполнению УПД 2023 года мы представим в виде таблицы.

Если вам необходимо предоставлять отслеживаемые товары, то следует включить дополнительные графы 12–13 в табличную часть УПД. В случае, если вы не работаете с отслеживаемым ассортиментом, эти графы не нужно заполнять в бумажной форме УПД.

• Необходимо предоставлять счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС;
• Был утвержден формат представления счета на оплату в электронной форме;
• Поясняется, как заполнять формы КС-2 и КС-3.

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева — профессиональный бухгалтер и эксперт проекта.
Начиная с момента поступления в ВУЗ, она успешно работает в этой области. За годы своей карьеры она накопила опыт как в коммерческой, так и в государственной сфере.

С 2006 по 2012 годы она занимала должности бухгалтера-кассира и кадровика. С 2012 года и по настоящее время она является главным бухгалтером в учреждении с бюджетным финансированием. Кроме основной работы, Александра также занимается закупками и планированием экономической деятельности.

Более четырех лет она пишет статьи по своей тематике для специализированных изданий.

Другие публикации автора

• 2024.01.17 Инструкции для ИП: особенности применения УСН для индивидуальных предпринимателей в 2024 году
• 2024.01.09 Контроль закупок: таблица новых кодов бюджетной классификации для государственных закупок
• 2023.12.28 Новичкам: инструкция по работе с системой Единый автоматизированный таможенный «Березка»
• 2023.12.28 Банковские гарантии: как открыть специальный счет для закупок в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ и № 223-ФЗ в 2023 году

Кто и как подписывает УПД?

Один из читателей интересуется: «Мы занимаемся доставкой товаров. Чтобы упростить бухгалтерский и налоговый учет, мы планируем перейти на использование универсального передаточного документа. Каким образом должны быть подписаны УПД, и какие подписи обязательны с нашей стороны, чтобы документ считался легитимным?»

Необходимо, чтобы в универсальном передаточном документе были подписи следующих лиц, ответственных за его заполнение:

• отгрузившего товар;
• получившего товар;
• ответственного за оформление сделки со стороны продавца;
• ответственного за оформление сделки со стороны покупателя.

Количество подписей зависит от типа универсального передаточного документа. Если его применяют одновременно как счет-фактуру и первичный учетный документ, то его также должны подписать руководитель организации и главный бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Какие подписи в УПД ставит поставщик

В каждом УПД от поставщика требуется наличие как минимум двух подписей:

1. В строке 10 необходимо поставить подпись уполномоченного лица, ответственного за передачу товаров, работ или услуг. Например, это может быть водитель, доставивший груз покупателю, или сантехник, заменивший смеситель.
2. В строке 13 должна быть подпись лица, ответственного за правильное оформление документов сделки. Если таких сотрудников в компании несколько, то для каждого из них создается отдельная строка для подписи — 13а, 13б и так далее.

Однако, в некоторых ситуациях подписание в строках 10 или 13 может быть опущено:

• Если сотрудник, передавший товары, также несет ответственность за правильность оформления сделки, достаточно указать его подписание в строке 10 и в строке 13 указать его должность и инициалы;
• Если сотрудники, уполномоченные подписывать первичные документы, ставят подписи в строке руководителя и главного бухгалтера, в строках следует указать только их должности и инициалы.

• Если поставщик — организация, то руководитель и главный бухгалтер.
• Если поставщик — ИП, то сам предприниматель.

Руководитель может дать приказ о праве подписи от своего имени другому сотруднику компании, например, главному бухгалтеру. В этом случае в строках «Руководитель» и «Главный бухгалтер» будут стоять подписи одного человека.

Один из способов заключается в том, чтобы предоставить право подписи от имени директора и главного бухгалтера одному работнику, например, менеджеру, который отвечает за отгрузку. Тогда этот сотрудник будет подписывать соответствующие строки УПД в двух экземплярах.

Для индивидуального предпринимателя единственным вариантом является выдача нотариально заверенной доверенности сотруднику, который будет подписывать документы от его имени. Это требование применимо как к УПД со статусом «1», так и к УПД со статусом «2».

Какие подписи ставит покупатель

После получения товара покупатель должен поставить свою подпись в строке 15. В случае, если в договоре с контрагентом указано, что подпись может поставить другое лицо, то это может быть экспедитор, например. Ответственный за правильность документального оформления сделки должен поставить подпись в строке 18.

Если за это отвечают несколько сотрудников, то для каждого создается отдельная строка для подписи, так же, как и в случае с поставщиком.

Если на печатях указано полное наименование каждой из сторон, то в УПД не требуется заполнять строки «наименование экономического субъекта — составителя документа».

Эксперты ответят на ваш вопрос